Formas söker erfaren GD-koordinator

Välkommen till Formas, ett forskningsråd för hållbar utveckling! Vi finansierar forskning och innovation och tar fram kunskapsunderlag som ska bidra till att uppfylla FN:s globala hållbarhetsmål och Sveriges miljömål. Vi har stort fokus på samverkan med forskare och olika samhällsaktörer, såväl i Sverige som internationellt.

Formas fördelar årligen cirka 1,8 miljarder kronor till forsknings- och innovationsprojekt för hållbar utveckling. Det innebär finansiering av projekt inom exempelvis klimat, biobaserad ekonomi, livsmedel, lantbruk, bostadsbyggande och stadsplanering. Formas har ett omfattande internationellt arbete och ansvar, där även Formas generaldirektör har ett aktivt engagemang såväl nordiskt, europeiskt som globalt.

Vi söker nu en erfaren GD-koordinator till generaldirektören som även bistår Formas ledningsgrupp med administrativt stöd.

Om rollen
Tjänsten består av såväl administrativa som mer strategiska arbetsuppgifter och är kopplade till processer kring ledning och styrning av myndigheten.

Arbetsuppgifterna består bland annat av att:


• Koordinera och planera generaldirektörens agenda, inklusive mötes- och resebokningar med tillhörande förberedelser och administration
• Ta emot, stämma av och fördela inbjudningar som skickas till generaldirektören
• Bistå generaldirektören i det omfattande arbetet med externa kontakter, såsom med departement, myndigheter, akademiska organisationer, civilsamhälle och näringsliv samt även med en rad internationella organisationer
• Förbereda och ha ett övergripande administrativt ansvar för ledningsgruppens möten, vilket innebär att planera och ge förslag på agenda, säkerställa att underlag finns på plats, skriva minnesanteckningar och hålla kontroll över aktuell ärendelista
skriva protokoll och minnesanteckningar från olika möten, sammanställa underlag för både externa och interna möten och förbereda underlagsmaterial inför generaldirektörens presentationer
• Ansvara administrativt för möten och processer kopplat till beslut som fattas av GD
• Bidra till att utveckla och förbättra processer inom myndigheten kopplat till ledningsarbetet och administration
• Bidra i planering och genomförandet av större interna och externa möten och konferenser

Vem är du?
Vi söker dig som har:


• En för tjänsten relevant akademisk examen eller motsvarande kompetens
• Flerårig erfarenhet av att självständigt ha arbetat som administrativt stöd till högre chef, gärna på högsta nivå
• Gedigen erfarenhet av nätverksarbete med en stor bredd av externa kontakter, inklusive korrespondens med politiker och högre tjänstepersoner
• Erfarenhet av utvecklingsarbete, gärna avseende processer kring ledning och administration av en större organisation
• En god stilistisk förmåga och uttrycker sig väl i tal och skrift, både på svenska och engelska
• Goda kunskaper i Office-paketet, lätt att sätta sig in i IT-applikationer av olika slag samt en vana av att arbeta digitalt
ett genuint intresse av att ge stöd och service.

Det är meriterande om du tidigare:


• Arbetat vid statlig myndighet
• Haft administrativt ansvar för ledningsgrupp och/eller erfarenheter av styrelsearbete
• Genom ditt arbete har utvecklat starka närverk med departement, myndigheter och andra aktörer
• Erfarenhet av arbete inom en akademiskt präglad miljö


Egenskaper vi värdesätter 
För att du ska trivas i denna tjänst krävs att du stimuleras av att arbeta både med administrativa arbetsuppgifter och utvecklingsarbete. Du tar egna initiativ och är van vid att hantera många arbetsuppgifter parallellt med rätt kvalitetsnivå även under perioder av högt tempo. Du ligger steget före i planering och har förmågan att se och prioritera vad som behöver göras för att underlätta i det dagliga arbetet. Du har hög integritet, är självgående och har ett strukturerat arbetssätt. Då du kommer att samarbeta mycket, både internt och externt, krävs också att du har en god samarbetsförmåga och förmåga att arbeta i olika nätverk och med personer på olika nivåer. Du trivs också i rollen som spindeln i nätet och är flexibel. I rekryteringen lägger vi stor vikt vid dina personliga egenskaper.

Att jobba på Formas
Formas är en statlig myndighet med cirka 100 medarbetare. Våra verksamhetsområden omfattar miljö, areella näringar och samhällsbyggande. Det innebär att vi finansierar forskning och innovation som rör klimat, cirkulär ekonomi, livsmedel, skogs- och jordbruk, hav och vatten, stadsplanering. Därutöver utvecklar vi strategier, gör analyser, sammanställer kunskapsunderlag och kommunicerar om forskning och forskningsresultat. Vi arbetar aktivt för att ligga i framkant när det kommer till digitala lösningar och processer.
Läs mer på: Så är det att jobba på Formas

Om anställningen
Anställningen är tillsvidare, där Formas tillämpar provanställning.
Tjänsten är organisatoriskt placerad på förvaltningsavdelningen men du rapporterar till generaldirektören. Vi strävar efter en jämn könsfördelning och ser mångfald som en styrka och välkomnar därför sökande med olika bakgrund. Formas erbjuder en attraktiv arbetsplats som utmärks av strävan att vara fri från diskriminering och ge lika möjligheter till alla.

Välkommen med din ansökan
Ansökan ska vara inne senast den 8 december 2022.

Betyg och övriga handlingar tar du med vid en eventuell intervju. Beslut om tillsättning publiceras på hemsidan.

Vi avböjer all rekrytering- och annonseringshjälp.

Kontaktinformation
Vill du veta mer om tjänsten är du välkommen att kontakta förvaltningschefen Karin Leth, 08-775 40 60, karin.leth@formas.se. Uppgifter om rekryteringsprocessen lämnas av HR-specialist Ann-Sofi Grapengiesser, 076-139 63 92, ann-sofi.grapengiesser@formas.se.

Företrädare för ST är Cathrine Beijer, tfn 08-775 40 31, cathrine.beijer@formas.se och för Saco är Åsa Frisk, 08-775 41 19, asa.frisk@formas.se