Forskarutbildningsadministratör

Göteborgs universitet möter samhällets utmaningar med mångsidig kunskap. 56 000 studenter och 6 600 medarbetare gör universitetet till en stor och inspirerande arbetsplats. Stark forskning och attraktiva utbildningar lockar forskare och studenter från hela världen. Med ny kunskap och nya perspektiv bidrar Göteborgs universitet till en bättre framtid.Arbetsuppgifter 
Institutionens administrativa grupp har för närvarande ca 15 medlemmar och leds av administrativ chef.

Institutionen har drygt 80 doktorander inom ramen för institutionens forskarutbildning. Som forskarutbildningsadministratör arbetar du dagligen med att handlägga och administrera ärenden som primärt rör institutionens doktorander och fungerar som stödfunktion under hela utbildningstiden. Du förbereder och skriver beslutsunderlag i ärenden som berör doktoranden och kompletterar HR som ledningsstöd i doktorand-och-stipendiatärenden. Du har ett nära samarbete med studierektor för forskarutbildningen och stöttar denne i sitt uppdrag. Du samverkar med institutionens handledare och examinatorer gällande doktorandens utbildning och är administratör i ISP (Individual Study Plan)-systemet. Du samarbetar också med institutionens studierektorer för grundutbildningen gällande doktorandernas institutionstjänstgöring samt med institutionens ekonomigrupp och kommunikatör. Du kommer dessutom att delta i universitetets/fakultetens nätverk relaterade till forskarutbildning.

Du handlägger institutionens doktorandrekryteringar i systemet ReachMee, upprättar antagningsbeslut och anställningsavtal i systemen Ladok och Primula och är behjälplig i processen inför startdatum.
Du bevakar doktorandernas anställningar i internsystemet Datalagret, administrerar regelbundna förlängningar, löneökningar, förtroendeuppdrag och institutionstjänstgöring i Primula. Du arbetar aktivt i utbildningssystemet Ladok för forskarutbildning där studieaktivitet och försörjning, tillgodoräknanden, kurser, examen och övriga förändringar registreras. Du arbetar i systemet FUBAS samt kommunicerar information som är aktuell för doktoranderna, via mail såväl som i andra aktuella forum. Vid online/hybrid-disputationer är det du som skapar Webinariet i ZOOM. Du har även kontakt med doktorandernas opponenter och handlägger utbetalning av arvode via Skattemyndigheten. 

I tjänsten ingår också handläggning av institutionens postdoktorala stipendiater, som i dagsläget består av ca 15 personer. Du upprättar underlag, utlyser stipendium, svarar på frågor samt tecknar försäkring hos Kammarkollegiet. Du arbetar i systemet GUDOK där du diarieför alla ärenden rörande forskarutbildningen samt postdoktorala stipendiater. Utöver uppgifter som rör forskarutbildningen och stipendieärenden, kan andra administrativa uppgifter komma att ingå.

Kvalifikationer 
Krav:

Vi söker dig som har utbildning på högskolenivå, motsvarande minst 180 högskolepoäng, som arbetsgivaren finner relevant för tjänsten, samt dokumenterad erfarenhet av liknande arbetsuppgifter som beskrivits ovan. Då du har dagliga internationella kontakter krävs flytande engelska i tal och skrift och mycket goda språkkunskaper i svenska är också ett krav.

Eftersom dina arbetsuppgifter är varierande måste du vara flexibel och ha god organisationsförmåga, kunna prioritera dina arbetsuppgifter på ett självständigt sätt och ha förmågan att arbeta med många arbetsuppgifter parallellt utan att tappa fokus på detaljer. Då arbetet innebär daglig kontakt, interaktion och samarbete med andra måste du ha mycket goda kommunikativa egenskaper. Denna tjänst förutsätter att du tar eget initiativ och är aktiv i att hitta information som du behöver för att utföra dina arbetsuppgifter. Du behöver därför trivas med att arbeta självständigt med handläggning och administration. Om du är prestigelös, uppskattar variation och löser vardagliga utmaningar på ett lyhört och flexibelt sätt kommer du att trivas hos oss. Du skall ha goda kunskaper i att arbeta i officepaketet.

Meriterande: 

Erfarenhet av administrativa system vid Göteborg universitet såsom LADOK, Fubas, ISP, Primula, Datalagret, ReachMee, Gupaida och GUDOK är meriterande, liksom erfarenhet av utbildningar inom naturvetenskap.Erfarenhet av arbete med forskarutbildning och/eller att själv ha genomgått en forskarutbildning är meriterande likaså erfarenhet av att arbeta på en internationell arbetsplats.

Anställning 
Anställningen är tillsvidare med placering vid institutionen för kemi och molekylärbiologi. Anställningen kan komma att inledas med en provanställning om 6 månader.

Kontaktuppgifter för anställningen 
Har du frågor om anställningen är du välkommen att kontakta Forskarutbildningsansvarig, Marc Pilon e-post: marc.pilon@cmb.gu.se

 

 

Du ansöker via https://www.gu.se/om-universitetet/jobba-hos-oss/lediga-anstallningar

 

Universitetet arbetar aktivt för en arbetsmiljö med jämställda förhållanden och sätter värde på de kvalitéer mångfald tillför verksamheten.

Universitetet tillämpar individuell lönesättning.

Enligt Riksarkivets föreskrifter är universitetet skyldigt att förvara ansökningshandlingar i två år efter tillsättningsbeslutet. Om du som sökande till en anställning särskilt begär tillbaka dina handlingar återsänds de när de två åren har förflutit, i annat fall kommer de att gallras ut.

Till bemannings- och rekryteringsföretag och till dig som är försäljare: Göteborgs universitet anlitar upphandlad annonsbyrå i samband med rekrytering av personal. Vi undanber oss vänligen men bestämt direktkontakt med bemannings- och rekryteringsföretag samt försäljare av jobbannonser.