Försvarshögskolan söker en registrator

Avdelningen för verksamhetsstöd samordnar Försvarshögskolans stöd- och servicefunktioner.

Vid avdelningen finns Försvarshögskolans högskolejurist som handlägger förvaltnings- och högskolejuridiska ärenden och sitter i disciplinnämnden. Här finns också arkiv och registratur samt förvaltning av styr- och stöddokument.

I avdelningen ingår sektioner för lokalförsörjning, inköp och en säkerhetsfunktion.

Inköpssektionen samordnar Försvarshögskolans upphandlingsverksamhet och ger stöd i frågor om upphandling, inköp och avtal. Sektionen ansvarar även för Försvarshögskolans konst och traditionsverksamhet. Inköpssektionen ingår i avdelningen för verksamhetsstöd.



Beskrivning 

Anställningen som registrator är organisatoriskt placerad på avdelningen för verksamhetsstöd vid Högskoleförvaltningen.

Avdelningen för verksamhetsstöd hanterar förutom arkiv och registratur även underlag i förvaltnings- och högskolejuridiska ärenden, myndighetens inköps-och upphandlingsverksamhet, lokalförsörjning och internstöd samt säkerhetstjänst.

Arbetsuppgifter

Tillsammans med din närmaste kollega kommer ni att sköta registratorsfunktionen. Det innebär diarieföring, fördelning av inkommande post och ärenden, bevakning av pågående ärenden samt registervård. Registrator lämnar också information om ärenden som rör myndighetens verksamhet. I arbetet ingår även att hantera handlingar som omfattas av Säkerhetsskyddslagen. Du stödjer, i mån av tid, arkivarien inom arkivtjänsten. Vidare kommer du att ge stöd, informera och utbilda i frågor som rör Försvarshögskolans ärendehantering.

Försvarshögskolan har ett elektroniskt dokument- och ärendehanteringssystem, W3D3. Arbete med införande av ett elektroniskt arkivsystem pågår.

Vem är du?

Du har tidigare arbetat som registrator på en myndighet eller kommun. Du har goda kunskaper om och intresse för ärende- och dokumenthantering samt myndighetsdokumentation. Vidare har du erfarenhet kring IT-baserad ärende- och dokumenthantering.

Om du har arbetat som registrator eller motsvarande på högskola ser vi det som meriterande. Erfarenhet av arbete i W3D3, kunskap om statlig förvaltning och arbete med dokumenthantering av handlingar som omfattas av försvarssekretess ses även det som meriterande. Vi ser gärna att du har en eftergymnasial registratorutbildning samt har god praktisk kunskap inom området. 

Som person är du utåtriktad och har lätt för att samarbeta då du och din kollega kommer att arbeta nära varandra. Du har i tidigare roller arbetat självständigt vilket är något som du trivs med. Du är en självgående person som tar initiativ, för arbetet framåt och håller en god struktur. Du kan uttrycka dig väl i tal och skrift på svenska som engelska. 

Vi kommer vid rekryteringen lägga stor vikt vid dina personliga egenskaper.

Försvarshögskolan eftersträvar jämställdhet och mångfald inom samtliga yrkesgrupper. Vi välkomnar sökande med olika etniska och kulturella bakgrunder. För oss är det självklart med ett inkluderande arbetsklimat och att våra medarbetare kan kombinera arbete med ett aktivt föräldraskap.

Anställningen

Anställningen är en tillsvidareanställning som inleds med sex månaders provanställning. Tillträde enligt överenskommelse.

Anställningen är placerad i säkerhetsklass vilket förutsätter godkänd säkerhetsprövning med registerkontroll. För att genomgå en säkerhetsprövning måste du ha svenskt medborgarskap enligt bestämmelserna i säkerhetsskyddslagstiftningen.

Ansökan skickas via denna annons på vår karriärsida och ska innehålla CV och personligt brev. Märk Din ansökan dnr HF/HR 120/2021. Skicka in den ansökan senast den 26 september 2021.

Kontaktpersoner

Ytterligare upplysningar om anställningen lämnas av:

- Cilla Fernum, registrator, cilla.fernum@fhs.se
- Amanda Beuthan, HR-partner, amanda,beuthan@fhs.se

Fackliga företrädare är Ronnie Hjorth (SACO-S), Anders Oltorp (OFR/O) och Christian Friman (OFR/S-Försvarsförbundet). 

Samtliga nås via telefon 08-553 425 00 (växel).