Forum för levande historia söker en vikarierande Chefsassistent

Om myndigheten
Forum för levande historia är en myndighet under Kulturdepartementet. Vårt uppdrag är att vara ett nationellt forum som ska främja arbete med demokrati och mänskliga rättigheter med utgångspunkt i Förintelsen. Myndigheten har särskilt till uppgift att informera om Förintelsen och kommunistiska regimers brott mot mänskligheten, samt att sträva efter att stärka människors vilja att aktivt verka för alla människors lika värde.

Genom seminarier, föreläsningar, workshops, utställningar med mera vill vi bidra till att skapa reflektion, dialog och lärande om historia och nutid. Vi är 35 medarbetare, och vårt kontor och vår publika lokal finns i Gamla stan, Stockholm, men verksamheten bedrivs i hela landet. 

 Vi söker nu dig som vill bidra till en verksamhet som gör skillnad. Vi erbjuder ett roligt och omväxlande jobb i en organisation som verkar för ett bättre samhälle vad gäller demokrati och alla människors lika värde.

Om tjänsten
Som chefsassistent assisterar du myndighetens chef, överintendenten, och övriga chefer i ledningsgruppen inom administration och kommunikation. I din roll har du flera kontaktytor både externt och internt, men framför allt har du ett nära samarbete med överintendenten och övriga chefer i ledningsgruppen.

Dina arbetsuppgifter är varierande och består till exempel av följande:


• Planera och koordinera överintendentens kalender
• Hantera överintendentens telefon, post och mejl
• Hantera dokument, fakturor och resebokningar
• Hantera kommunikation och samordning vid såväl fysiska som digitala möten, föreslå agendor, skriva underlag, boka lokaler, dokumentation och protokoll
• Kommunikation med externa och interna
• Andra administrativa och samordnande uppgifter utifrån verksamhetens behov

Tjänsten är placerad på avdelningen för verksamhetsstöd som har sex medarbetare.

Verksamheten vi bedriver är föränderlig till sin karaktär. Det ser vi som en positiv del av arbetet och det innebär att arbetsuppgifterna kan komma att skifta över tid. Vi är också en liten organisation vilket gör att vi hjälper varandra, hoppar in där det behövs och ser till helhetens bästa.

Arbetet bedrivs i huvudsak på kontorstid måndag-fredag, men arbete kvällstid förekommer ibland då vi även har viss verksamhet på kvällar.

Tjänsten är ett vikariat på heltid, preliminärt till december 2021 men eventuellt med möjlighet till förlängning. Tillträde enligt överenskommelse.

Om dig
Vi söker dig som är en noggrann, kvalitetsmedveten och nyfiken administratör med förmågan att driva på och utveckla effektiva arbetssätt och rutiner för dig själv och ledningsgruppen. Du trivs med att arbeta tillsammans med andra och är duktig på att kommunicera både internt och externt. Du trivs med ett varierande arbete och har en utpräglad känsla för service. Du behöver också vara självgående, kunna ta egna initiativ och tycka att det är roligt med en blandning av små och stora arbetsuppgifter. 

För att vara aktuell för tjänsten krävs:


• Avslutad gymnasieutbildning
• Flerårig erfarenhet av ovanstående arbetsuppgifter
• Mycket god administrativ förmåga
• God datorvana med mycket god kunskap i Officepaketet
• Mycket god förmåga att uttrycka dig i tal och skrift på svenska och engelska

Det är meriterande om du också har:


• Relevant eftergymnasial utbildning
• God kunskap i digitala mötesverktyg, framför allt Teams och Zoom
• Erfarenhet från statlig myndighet eller annan offentlig förvaltning
• Kunskap om diarieföring av allmänna handlingar
• Intresse för frågor som relaterar till Forum för levande historias uppdrag

Eftersom vi är en liten arbetsplats kommer vi att lägga stor vikt vid personlig lämplighet, framförallt på samarbetsförmåga.

Har du frågor kring tjänsten är du välkommen att kontakta:
Caroline Källner, tf överintendent, caroline.kallner@levandehistoria.se 
Staffan Jonsson, avdelningschef verksamhetsstöd, staffan.jonsson@levandehistoria.se
Nathali Tensaye, facklig kontakt, ST, nathali.tensaye@levandehistoria.se
Meriam Chatty, facklig kontakt, Saco, meriam.chatty@levandehistoria.se

 Samtal från rekryteringsföretag och säljare undanbedes.

 
Forum för levande historia strävar efter en jämn könsfördelning och välkomnar alla sökande, oavsett könsidentitet eller uttryck. Myndigheten vill även ta tillvara de kvaliteter som etnisk och kulturell mångfald tillför verksamheten. Eftersom vi är en liten arbetsplats så kommer vi att lägga en stor vikt vid personlig lämplighet, framförallt på samarbetsförmåga. Vi förutsätter att du delar våra värderingar kring demokrati, tolerans och alla människors lika värde och rättigheter.