Förvaltare inom upphandling – med ansvar för system och processer

Stockholm växer som aldrig förr. Våra ambitioner är höga. Nu söker vi dig som vill vara med och forma morgondagens Stockholm.

Serviceförvaltningen är en av stadens fackförvaltningar och har i uppdrag att svara för de administrativa uppgifter som är samordnade i staden såsom löneadministration, ekonomiadministration, stadsövergripande upphandlingsfrågor, kontaktcenterverksamhet, rekryteringsstöd, fastighets- och lokalfrågor samt växelfunktion. Serviceförvaltningen har ca 350 medarbetare och har sin huvudsakliga lokalisering i Globenområdet.

På Serviceförvaltningen är kompetens och serviceanda en viktig grund för arbetsglädje och goda resultat.

Vi är en transparent och kommunicerande organisation där människor kan, får och vågar. På Serviceförvaltningen bemöts alla med tillit och respekt. Vi tar gemensamt och personligt ansvar för helheten och för vår egen del av arbetet. Vår värdegrund sammanfattas i ordet KÖRA som står för: Kompetens - Öppenhet - Respekt - Ansvar.



Stockholms stad inför ett koncerngemensamt system för upphandling och avtalshantering och ser samtidigt över nuvarande arbetssätt och processer.

Arbetet drivs i projektform och kommer under 2019 att övergå till förvaltning. Vi söker dig som vill vara med från början för att senare ta rollen som strategiskt förvaltare av system och processer.

Arbetsplatsbeskrivning

Avdelningen för upphandling och inköp på Serviceförvaltningen genomför koncerngemensam upphandling, avtalsförvaltning, anslutning till e-handel samt erbjuder operativt upphandlingsstöd till förvaltningar och bolag.

Verksamheten ska i alla sammanhang uppfattas som en modern och effektiv upphandlingsorganisation samt upplevas som en attraktiv och affärsmässig samarbetspartner för såväl uppdragsgivare som leverantörer. Avdelningen har en viktig roll i stadens arbete med att använda offentlig upphandling som ett styrmedel för att driva samhällsutvecklingen i hållbar riktning. Vi är idag 45 medarbetare inklusive avdelningschef.

Arbetsbeskrivning

Som förvaltare kommer du, inledningsvis, att ingå i det projekt som inför ett nytt upphandlings- och avtalshanteringssystem med tillhörande processer, vilket leds av stadsledningskontoret. Du kommer att delta i arbetet med införande av gemensamma processer och systemstöd för upphandling och avtalshantering samt uppbyggnad och etablering av förvaltningsorganisation. Efter avslutat projekt kommer du att ansvara för förvaltning av system och processer tillsammans med övriga medlemmar i en stadsövergripande förvaltningsorganisation.

Som förvaltare ansvarar du för att förvalta och driva utveckling av stadens gemensamma processer för upphandling och avtalshantering tillsammans med stadsledningskontoret i nära samarbete med övriga förvaltningar och bolag.

Arbetet innebär i huvudsak förvaltning och utveckling av stadens gemensamma processer och systemstöd för upphandling och avtalshantering, leda system- och processrelaterade projekt, avtalsförvaltning av systemlösning och ansvara för underhåll och utveckling av stadens gemensamma webbplats inköp och upphandling.

I rollen ingår bland annat att:

- Medverka i utrullningen av ett nytt upphandlings- och avtalshanteringssystem för stadens förvaltningar och bolag
- Driva det kontinuerliga förbättrings- och uppföljningsarbetet tillsammans med förvaltningsledaren i förvaltningsfasen
- Avtalsförvaltning av systemlösning
- Förvalta och utveckla rutiner, processkartor, mallar och checklistor inom upphandlings- och avtalsprocessen
- Leda utvecklingsprojekt och samverka med stadens intressenter
- Fungera som central systemadministratör med ansvar för uppföljning av licenser och behörigheter
- Hantera inkomna önskemål och krav om funktionalitetsförändringar
- Ge råd och stöd till stadens förvaltningar och bolag i användning av system och processer
- Utbilda användare rörande system och processer för upphandling och avtal
- Utveckla och förvalta internt utbildningsmaterial rörande system och processer för upphandling och avtal
- Sprida information

 

Kvalifikationer


- Eftergymnasial utbildning
- Erfarenhet av offentlig upphandling eller avtalsförvaltning
- Erfarenhet av arbete som system- eller avtalsförvaltare eller motsvarande
- Hög kommunikativ förmåga i både tal och skrift
- Goda kunskaper i Office-paketet (MS Word, MS PowerPoint, MS Excel)

Meriterande

- Erfarenhet från förvaltning av upphandlings- och avtalssystem, samt databaser
- Erfarenhet från projekt- och förändringsledning
- Erfarenhet av processutveckling
- Erfarenhet av att hålla i utbildningar
- Erfarenhet av offentlig verksamhet

Vi lägger särskild vikt vid personliga egenskaper. Tjänsten innebär många kontakter med både verksamhet och leverantör. Du ska kunna förmedla information och ha en pedagogisk förmåga samt stort intresse av att vilja hjälpa andra. Du har god samarbetsförmåga, tycker om att arbeta med många kontaktytor samtidigt som du är självgående i ditt arbete. Du förväntas vara drivande och kunna uttrycka dig väl i svenska både vad gäller tal och skrift. Du är initiativtagande och finner stimulans i att lösa problem och har ett helhetstänk.

Vill du arbeta med förändring och utveckling i en dynamisk organisation och tycker att ovanstående stämmer väl in på dig så är du varmt välkommen med din ansökan!



Övrigt

Serviceförvaltningen erbjuder goda friskvårdsmöjligheter. Som till exempel friskvårdssubvention och friskvårdstimme.

Vi ser mångfald som berikande och välkomnar alla sökande oavsett kön, könsöverskridande identitet eller uttryck, sexuell läggning, etnisk tillhörighet, religion, funktionsnedsättning och ålder. Våra lokaler är tillgängliga och användbara för personer med nedsatt rörelse- eller orienteringsförmåga.

Stockholms stad arbetar med kompetensbaserad rekrytering som syftar till att se till varje persons kompetens och därmed motverka diskriminering.

Inför rekryteringsarbetet har vi tagit ställning till rekryteringskanaler och marknadsföring. Vi undanber oss därför kontakt med mediesäljare, rekryteringssajter och liknande.

Serviceförvaltningen erbjuder goda friskvårdsmöjligheter. Som till exempel friskvårdssubvention och friskvårdstimme.

Vi ser mångfald som berikande och välkomnar alla sökande oavsett kön, könsöverskridande identitet eller uttryck, sexuell läggning, etnisk tillhörighet, religion, funktionsnedsättning och ålder. Våra lokaler är tillgängliga och användbara för personer med nedsatt rörelse- eller orienteringsförmåga.