Förvaltningsadministratör

I Region Gotland kan du utvecklas och växa, både som individ och tillsammans med andra. När du arbetar hos oss bidrar du till att Gotland blir en ännu bättre plats för människor i livets alla delar. Vi gör varandra bättre.




Verksamhetsstöd
Teknikförvaltningens verksamhetsstödsavdelning ger stöd till förvaltningsledningen och avdelningarna och bidrar till planering, styrning och uppföljning av förvaltningens verksamhet inom HR, kommunikation, kvalitet, IT, digitalisering, verksamhetsplanering-, utveckling och -uppföljning, samt ärende-, informations- och dokumenthantering.

Avdelningen fungerar som en länk mellan den övergripande styrningen och stödet från regionstyrelseförvaltningen och den egna förvaltningens enheter och avdelningar.

Avdelningen har också ansvar för förvaltningens kundtjänst vilket ofta utgör kunders och medborgares första kontakt med förvaltningen.

Verksamhetsstöd är en liten grupp medarbetare med ett starkt kollegialt stöd, där fokus ligger på att hjälpa varandra att ge bästa möjliga stöd till förvaltningens verksamheter och utveckla de tjänster vi erbjuder boende och besökare på Gotland. 

På Region Gotland vill vi ge goda förutsättningar för en hållbar balans mellan arbete och fritid. Det gör vi genom ett antal möjligheter till flexibilitet i anställning och arbetssätt. Här kan du läsa mer: https://gotland.se/116276

Dina arbetsuppgifter
Som administratör på verksamhetsstödsavdelningen har du ansvar för ärende- och dokumenthantering på förvaltningsnivå. Du är också förvaltningens arkiv- och GDPR-ansvarige samt förvaltningens systemadministratör för vissa regionövergripande system, bland annat regionens dokumenthanteringssystem. Du kommer att administrera register och system, ansvara för bokningar och anmälningar till olika evenemang. Du får också möjligheten att själv utveckla administrativa frågor genom att skapa strukturer, checklistor och rutiner som ger stöd till chefer och medarbetare i deras administrativa arbete. Även inköp, beställningar och fakturagranskning ingår i rollen. Rollen kommer att utvecklas över tid beroende på verksamhetens behov och din kompetens.

Vem är du?
Du har en teoretisk gymnasieutbildning och eftergymnasiala kurser inom administration, digitalisering eller ekonomi, eller erfarenhet som kan bedömas likvärdigt.

Du har minst tre års erfarenhet av att ha arbetat i ett administrativt uppdrag och har arbetat i flera olika system. Förmågan att snabbt lära sig nya system och använda de digitala lösningar som finns tillgängliga är avgörande för att vara framgångsrik i rollen. Du kommer också ofta att behöva förklara system för andra, vilket kräver viss pedagogisk förmåga.

Om du har erfarenhet av regionens dokumenthanteringssystem, Docpoint, GDPR- eller arkivfrågor är det meriterande.

Du är en god kollega som förstår att utveckling sker genom samarbete och samverkan. Du är lösningsfokuserad, vilket du visar genom att ta in ny kunskap och använda din erfarenhet på ett flexibelt sätt för att hitta nya lösningar. Du har också förmågan att arbeta självständigt, själv identifiera vad som behöver göras, lägga upp en plan och agera. Rollen innebär att ge stöd åt andra, vilket också innebär att det är viktigt att du är hjälpsam och serviceinriktad. 

Om teknikförvaltningen



Som en del av Region Gotland förvaltar och utvecklar teknikförvaltningen infrastruktur med hög driftssäkerhet och inriktning mot ett hållbart samhälle. Vi erbjuder även försörjningstjänster för Region Gotlands verksamheter. Tillsammans arbetar vi med medborgare, näringsliv och regionens verksamheter i centrum.

Om Region Gotland

Region Gotland är inte bara Gotlands största arbetsgivare, vi är också den enda regionen i Sverige som har kommunala-, hälso- och sjukvårdsuppgifter och regionalt utvecklingsansvar i en och samma organisation. Det tillsammans med vårt ö-läge skapar förutsättningar för gott samarbete över våra verksamhetsområden.


Vi är över 6700 medarbetare. Tillsammans arbetar för ett hållbart, inkluderande och välmående samhälle för alla som besöker, bor och verkar på Gotland. Vi är drivande i att skapa en trygg och hållbar utveckling över hela ön.


Gotland är en fantastisk plats att leva på, med ett rikt kulturliv, orörd natur och en kreativ entreprenörsanda. Vi är över 61 000 personer som har valt att bo här året om, och vi vill gärna bli fler! Vill du ha information om Gotland som plats att bo och leva på, läs mer på https://gotland.com/leva-bo/flytta-hit/


Genom instagramkontot @viaarregiongotland visar vi bredden av våra yrken och vilken betydelse vårt arbete har för samhället. Varje vecka visar en ny medarbetare upp sin arbetsvardag.


Övrigt

Region Gotland arbetar enligt kompetensbaserad rekryteringsmetod som syftar till att se varje persons kompetens och därmed motverka diskriminering.  Vi strävar efter en jämn könsfördelning och ser mångfald som en styrka och välkomnar sökande med olika bakgrund och kön. 


Tjänsten ledigförklaras under förutsättning att den ej behöver komma i anspråk för medarbetare med företrädesrätt samt att tjänsten fortsatt är vakant.


I takt med att omvärlden förändras arbetar Region Gotland i större utsträckning med kvalitet och säkerhet i rekryteringsprocessen. Det innebär att du som kandidat kan komma att omfattas av vissa kontroller inför anställning. Vilka kontroller som tjänsten du söker kan omfattas av får du information om inför eller under intervjun.


Inför samtliga anställningar behöver du som kandidat visa upp ID-handling och personbevis.


Vi undanber oss erbjudanden om annonserings- och rekryteringshjälp.