Förvaltningsassistent

Verksamhetsbeskrivning
Samhällsbyggnad är en förvaltning bestående av åtta olika verksamheter; kost-enheten, städenheten, serviceenheten, gatuenheten, VA-verket, fastighetsenheten, teknik- och trafikenheten samt administrativa enheten. Totalt arbetar i förvaltningen ca 330 anställda. I den administrativa enheten arbetar idag 5 personer, nu utökar vi enheten med ytterligare en förvaltningsassistent.

Dina arbetsuppgifter
Du kommer att arbeta med att skriva och lägga in försäljnings-avtal i ekonomisystemet samt lägga upp och kontera interna fakturor för i första hand städ-, kost- och serviceenheten. Du kommer vidare att ansvara för biladministrationen, dvs. för körjournaler, statistik och försäkringsfrågor kring vår bilpark omfattande ca 110 bilar. Du kommer att arbeta med administration i samband med rekryteringar, utskick av information och försändelser till alla arbetsplatser, beställningar och utleverans av måltidskuponger, ta fram presentationsmaterial i PowerPoint, arbeta med förvaltningens hemsida/intranet, postöppning, postsortering samt i övrigt vara ett administrativt stöd till förvaltningens chefer. Under semesterperioder etc kommer Du att vara "back-up" i arbetet med fakturacentralen samt vid registrering i diariet.

Utbildning/erfarenhet
Vi söker Dig som har tidigare erfarenhet av administrativt arbete, gärna från offentlig sektor. Du är noggrann, strukturerad, flexibel och har god känsla för service och kvalitet. Du är en positiv person som kan arbeta självständigt och som gärna tar egna initiativ för att driva arbetet framåt. Stor vikt läggs vid personlig lämplighet.

Du ska ha gymnasieutbildning med ekonomisk inriktning alt. inriktning mot administration eller annan utbildning som arbetsgivaren bedömer likvärdig. Det är meriterande med tidigare erfarenhet av fakturabehandling samt kunskaper i avtalsfrågor. Du behärskar datorn som arbetsverktyg och är van användare av Officepaketet. Det krävs goda kunskaper i svenska i tal och skrift.

Övrigt
OBS! Pga semesterperioden så kommer handläggningstiden att vara något fördröjd