Förvaltningschefssekreterare

Göteborg utvecklas, växer och förändras snabbt. Få städer har den utvecklingspotential som finns här. Byggnadsnämnden och stadsbyggnadskontoret har en central roll i denna utmaning. Tillsammans med andra förvaltningar skapar våra 270 medarbetare förutsättningar för en konkurrenskraftig, attraktiv och långsiktigt hållbar stad.



ARBETSUPPGIFTER
Avdelningen för Verksamhetsstyrning samlar områdena styrning/ledning/uppföljning, kommunikation, juridik, HR, ärendehantering och ekonomi. Vi stödjer verksamhetsavdelningarna och ansvarar för utveckling av gemensamma processer.

I rollen som förvaltningschefssekreterare har du en central och ansvarsfull roll i kärnan av verksamheten. Du har ett varierande arbete med mycket kontakter såväl internt som externt.

Din primära uppgift blir att assistera stadsbyggnadsdirektören i administration, planering och ledningsarbete. Du arbetar nära direktören för att säkerställa att interna och externa ärenden och förfrågningar hanteras korrekt.

I det löpande arbetet ingår bland annat att hantera och koordinera ärenden, brev-/mailsvar, interna meddelanden/annan information, kalenderfrågor samt att ta emot inkommande samtal. Du förbereder möten och presentationer, för mötesanteckningar, bokar och arrangerar besök, resor och event samt hanterar fakturor och reseräkningar. Du är lite av en ”spindel i nätet” i det administrativa stödet till ledningen och ger även service till nämnd och presidie.

Du har din placering i avdelningen för Verksamhetsstyrning. Genom detta blir du också involverad i olika typer av förvaltningsövergripande frågor, administration och projekt.

KVALIFIKATIONER
Du som söker har relevant högskoleutbildning och vi tror att du har minst 5 års erfarenhet av en liknande roll där krav har ställts på service, samarbete, driv, ansvarstagande, engagemang och god förmåga att arbeta proaktivt. Erfarenhet av att arbeta i en politiskt styrd/offentlig verksamhet ser vi som meriterande.

Arbetet ställer krav på att du har mycket god samarbetsförmåga och har hög social kompetens, då du har många kontaktytor både internt och externt. Du är en positiv, handlingskraftig, effektiv och strukturerad person. Du är också noggrann, lyhörd, kvalitetsmedveten och bra på att utveckla och skapa effektiva arbetssätt för de administrativa rutinerna.

Du har god förmåga att kommunicera och är bra på att uttrycka dig i tal och skrift på svenska och engelska. Du har mycket goda kunskaper i MS Office.

Vi vill att vår personalsammansättning ska spegla befolkningsstrukturen i Göteborg och ser gärna en mångfald bland de sökande.