Förvaltningssekreterare

Ljungby kommuns värdegrund lyder ”vi är öppna, vi är framåt och vi vill”. Det betyder att vi håller vad vi lovar, löser problem tillsammans, är modiga och kreativa och har service i fokus. Mångfald och lika villkor är viktigt för oss. I vår kommun känner vi arbetsglädje, trivsel och trygghet.
Vi är ca 2 900 kompetenta och engagerade medarbetare. Vi strävar efter att ge våra invånare och företagare bästa möjliga service och vi välkomnar olika kompetenser i våra verksamheter. Vi erbjuder intressanta och omväxlande jobb som ger stora möjligheter till utveckling.

Hos oss är balans i livet viktigt! Vi vill att våra medarbetare ska kunna kombinera arbete med familj och fritid, därför tillämpar vi flextid i de verksamheter där det tillåter. Vi har generöst med semester och möjlighet till semesterväxling, subventionerat årskort med Länstrafiken, aktivitets- och massagebidrag och mycket annat. Som medarbetare har du gratis medlemskap i personalklubben, vilket ger möjlighet till gratis träning och bad vid närliggande träningsanläggning och äventyrsbad, samt möjlighet att delta i andra aktiviteter.

Ljungby kommun erbjuder In- och medflyttarservice. Det vill säga ett antal tjänster som ska göra det lättare att byta livsmiljö och flytta till vår kommun.
Maila inflyttarservice@ljungby.se om du vill veta mer om vad vi kan hjälpa dig med i samband med en flytt till Ljungby kommun.

Ljungby kommun har ett rikt näringsliv där tillverkningsindustri, logistikföretag och handel börjar få allt större sällskap av företag inom service- och tjänstesektorn. Kommunen växer med vår vision ”I Ljungby kommun formar vi framtiden tillsammans. 35 000 invånare år 2035” och vi vill ha med dig på den resan. Vill du vara med?

Vi har Sveriges viktigaste jobb och ett av dem kan nu bli ditt.

Besök oss gärna på www.ljungby.se/jobb
Välkommen till oss!

Är du intresserad av arbete i en politisk styrd organisation? Tycker du det är givande att arbeta med frågor som berör demokrati? Då passar du i rollen som förvaltningssekreterare.

Som förvaltningssekreterare arbetar du på kommunledningsförvaltningen och ingår i ett team som utgör navet i kommunens centrala administration. Kansliavdelningens kanslienhet består idag av två kommunsekreterare. Vi söker nu en driven och noggrann sekreterare och administratör som kommer arbeta tätt tillsammans med de två kommunsekreterarna. Kanslienheten har som uppdrag att stödja kommunfullmäktige, fullmäktiges demokratiberedning och valberedning, kommunstyrelsen, kommunstyrelsens arbetsutskott, personalutskottet och valnämnden. Stödet ges i form av ärendeberedning, planering, utredningar, sammanträdesadministration och andra förekommande kansliuppgifter.
Vid allmänna val är det kansliavdelningens ansvar att organisera och genomföra dessa.

I kansliavdelningen ingår, utöver kanslienheten, juridiskt stöd till förvaltningarna, kommunarkiv, säkerhet- och beredskapsenhet, dataskydd, budget- och skuldrådgivning, konsumentvägledning och gemensam överförmyndarnämnd för Ljungby, Markaryd och Älmhult. Kansliavdelningen består idag av 16 medarbetare och leds av en kanslichef.

ARBETSUPPGIFTER
Rollen som förvaltningssekreterare är mångfacetterad, där du sköter det dagliga administrativa arbetet på enheten. Du är huvudregistrator för handlingar tillhörande kommunstyrelsen.
Du hanterar allmänna handlingar och har en central roll i kommunens dokument- och ärendehanteringssystem Ciceron, vid mottagande av e-post och arkivering i närarkiv. Du har ett ansvar för digitaliseringsarbetet inom kansliavdelningen kopplat bland annat till nämndadministrationen. Andra arbetsuppgifter är fakturahantering och administration av borgerliga vigslar. Som förvaltningssekreterare förväntas du även sitta som sekreterare vid nämndssammanträden när ordinarie sekreterare har förhinder. Vid allmänna val ingår förvaltningssekreteraren i valadministrationen.

Genom dina uppgifter kommer du att vara ett viktigt operativt stöd mot såväl kolleger på avdelningen som verksamheten i stort. Kanslienheten arbetar idag sammansvetsat och ansvarar gemensamt för att uppnå verksamhetens mål.

Vi tror att du trivs med ett högt tempo, är flexibel och självständig. Du vill leverera kvalitativ service till politiker, invånare och tjänstemän i organisationen samtidigt som du har förmåga att samverka och kommunicera i både tal och skrift.
Som person är du självständig, prestigelös, strukturerad och kvalitetsmedveten.

KVALIFIKATIONER
Du har en för tjänsten relevant eftergymnasial utbildning eller erfarenhet som arbetsgivaren bedömer likvärdig.

Du har erfarenhet av att arbeta i en politiskt styrd organisation, gärna kommun. Erfarenhet av nämndadministration är meriterande.

Du har en god stilistisk förmåga, en utvecklad IT-vana och behärskar de vanligare Office-programmet. Det är meriterande om du har erfarenhet från arbete med ärendehanteringssystem Ciceron, förtroendemannaregistret Troman och valadministration.

Rollen som förvaltningssekreterare kräver att du klarar av att hålla flera bollar i luften samtidigt, trivs med ett högt tempo och känner dig bekväm med att självständigt prioritera ditt arbete. Det är viktigt att du tycker om att vara spindeln i nätet, har lätt att samarbeta och kommunicera med andra människor och vill vara en problemlösare.

Vi lägger stor vikt vid personlig lämplighet för tjänsten.

ÖVRIGT
Du söker tjänsten via Offentliga Jobb.

Betyg och intyg behöver inte bifogas ansökan utan tas med vid en eventuell intervju.

Ljungby kommun erbjuder In- och medflyttarservice. Det vill säga ett antal tjänster som ska göra det lättare att byta livsmiljö och flytta till vår kommun.
Maila inflyttarservice@ljungby.se om du vill veta mer om vad vi kan hjälpa dig med i samband med en flytt till Ljungby kommun.

I Ljungby kommun tillämpar vi rökfri arbetstid.

Kommunen tar ansvar för hela rekryteringen
och undanber sig därför samtal från rekryteringsfirmor och annonssäljare.