Förvaltningssekreterare, omsorgsförvaltningen

Vårt arbete gör skillnad i människors vardag! Vi är cirka 7 000 medarbetare och här finns gott om utrymme för dig som vill lyfta tillsammans med oss. Kristianstad är nordöstra Skånes handelscentrum med 85 000 invånare, bara en timmes tågresa från storstadsområdet vid Öresund.

Vi söker dig som med stort engagemang vill arbeta med och utveckla vår förvaltningsadministration. Vår målsättning är en god kvalitet och service för våra medborgare och kunder.

Gillar du att hålla ordning på saker och administrera handlingar? Tycker du det är viktigt att ge service till medborgare och förvaltningens personal? Då är denna tjänsten något för dig. Du får varierande arbetsuppgifter där du kommer att vara huvudregistrator för förvaltningens handlingar.

Då vår nuvarande administratör går vidare mot nya utmaningar i vår förvaltning söker vi nu hennes ersättare. Din arbetsplats blir Planeringsenheten, vi är ett engagerat gäng där var och en har sin specialistkompetens och arbetar övergripande mot förvaltningens verksamheter. Du har ett nära samarbete med vår nämndssekreterare.

Vi finns på Östra kommunhuset med goda bussförbindelser till centralstationen.

Vi ser fram emot din ansökan!


ARBETSUPPGIFTER
Som förvaltningssekreterare kommer du att vara huvudregistrator för förvaltningens handlingar och ansvara för ärende- och dokumenthantering, posthantering, diarieföring och utlämnande av allmänna handlingar. I arbetet ingår även att ordna och underhålla förvaltningens arkiv och tillsammans med arkivredogörare utarbeta rutiner för arkivering utifrån gällande lagstiftning.

I din roll stöttar du verksamheterna i frågor som rör allmänna handlingar och ärende- och dokumenthantering. I tjänsten ingår även att genomföra utbildningar i ärendehanteringssystemet Evolution samt att delta i kommunövergripande arbetsgrupper inom ansvarsområdet.

I arbetsuppgifterna ingår även administrativ hantering av medborgarärenden och synpunkter som kommer in till förvaltningen samt att sammanställa statistik gällande detta. Du är även systemadministratör för avvikelsesystemet DF Respons.
Du kommer att ha ett nära samarbete med förvaltningens nämndsekreterare. Vid behov kommer du att vara behjälplig med nämndsadministration.

Du kommer att vara sekreterare i Kommunala rådet för funktionsnedsatta (KRF) och Kommunala pensionärsrådet (KPR) inklusive hantering av arvoden.
Administrativ hantering av föreningsbidrag och andra administrativa arbetsuppgifter till exempel beställningar, hantering av insättningar, utbetalningar och kvittohantering.


KVALIFIKATIONER
Du som söker har högskoleutbildning, eftergymnasial utbildning inom arbetsområdet alternativt gymnasieutbildning tillsammans med erfarenhet som arbetsgivaren bedömer som likvärdig.

Vi vill att du har erfarenhet av kvalificerat administrativt arbete från politiskt styrd organisation och det är meriterande om du har erfarenhet från kommunal verksamhet. Du har erfarenhet av att hantera offentliga och allmänna handlingar och arbete med diarieföring. Erfarenhet av nämndsarbete är meriterande. Kunskap om lagar och avtal inom området, till exempel kommunalrätt, offentlighet och sekretess samt förvaltningskunskap är ett krav.

Då kommunikation och dokumentation ingår i arbetet har du mycket god förmåga att uttrycka dig i tal och skrift och har kunskap i Office-paketet. Det är meriterande om du har erfarenhet av arbete i ärende- och dokumenthanteringssystem, gärna ärendehanteringssystemet Evolution.

För att lyckas i rollen är du noggrann, har känsla för service och en mycket god kommunikations- och samarbetsförmåga. Förmåga att arbeta självständigt och kan strukturera, organisera och prioritera ditt arbete på ett effektivt sätt samt mot givna tidsramar. Kunna ta initiativ och skapa engagemang för administrativa processer.


ÖVRIGT
Omsorgsförvaltningens verksamhet riktar sig till äldre och personer som har behov av funktionsstöd samt till personer med behov av hemsjukvård. Verksamheten är funktionsindelad i fyra verksamhetsområden: stöd i ordinärt boende, stöd i vård- och omsorgsboende, hälso- och sjukvård samt funktionsstöd. I förvaltningen finns också myndighetsenheten, riksgymnasiet och hjälpmedelscentrum i Östra Skåne.

I Kristianstads kommun tillämpar vi heltid för alla, vilket innebär att alla medarbetare med tillsvidareanställning har rätt till heltid och deltid är en möjlighet. Vi tillämpar också rökfri arbetstid.

Har du skyddade personuppgifter skickar du in din ansökan via post märkt med titel och referensnummer. Du kan också lämna din ansökan på Rådhus Skåne. Har du frågor kan nå oss via växeln 044-13 50 00.

Har du frågor kring hur du gör din ansökan, kontakta systemets support på telefon 0771-69 36 93 eller via länken https://zero.comaround.com/sv-se/.