Förvaltningssekreterare Socialförvaltningen

Som medarbetare i Härnösands kommun är ditt främsta uppdrag att tillsammans med dina kollegor ge god service till invånare och gäster.
Vår kultur ska präglas av tillit, nyfikenhet och lärande och vi vill att du ska ha ett långsiktigt hållbart arbetsliv.

Vi är övertygade om att vårt förhållningssätt till varandra och vårt arbete har en direkt koppling till invånarnas upplevelse av våra välfärdstjänster. Vi är också säkra på att jämlikhet och mångfald utvecklar och höjer kvaliteten på våra verksamheter.
Vi uppmuntrar ett livslångt lärande och ger dig möjlighet till utveckling och karriär.

Om jobbet
Socialförvaltningens uppdrag är att tillhandahålla en god vård och omsorg i Härnösands kommun samt bedriva verksamhet som ger stöd för den enskilde att leva ett självständigt och aktivt liv.

Till vår nya enhet för Internt stöd söker vi nu en serviceinriktad förvaltningssekreterare som kommer ha en central roll som administrativt stöd till förvaltningens ledningsgrupp. Tjänsten är tidsbegränsad till och med den sista december 2023, med möjlighet till förlängning.

Arbetsuppgifter
Som förvaltningssekreterare har du ett varierande uppdrag inom flera arbetsområden. Du kommer att arbeta självständigt, men även ingå i ett sekreterarteam där ni har ett nära samarbete för att hantera arbetsuppgifter som ni gemensamt ansvarar för. Tillsammans skapa ni förutsättningar för effektiva och rättssäkra administrativa processer genom utveckling, stöd och kompetenshöjande insatser.

De huvudsakliga arbetsuppgifterna omfattar bland annat:


• Ansvar för att den administrativa processen kring förvaltningsledningens möten; skriva och uppdatera kallelser, distribuera handlingar och skriva minnesanteckningar.
• Du bevakar även att ärenden följs upp i rätt tid och i rätt forum, och att löpande frågor hanteras när de ska
Att stötta förvaltningschef och övriga chefer i ledningsgruppen med ärendeberedning och framtagande av handlingar, men även i andra administrativa uppgifter som att t.ex. boka lokaler, eftersöka handlingar, sammanställa intern eller extern information eller att samordna förvaltningsövergripande beställningar och leveranser.
• Olika utredningsuppdrag ingår i tjänsten, och det kan även förekomma processledningsuppdrag.
• Att administrera delar av förvaltningens samverkansprocesser (möten eller annan kontakt mellan arbetsgivare och arbetstagarorganisationer). Där ingår bland annat att skicka ut kallelse och dokument inför möten, skriva protokoll, samordna justering, diarieföra och sammanställa handlingar för arkivering.
• Att hantera och vara ett stöd i frågor om hantering av personuppgifter enligt dataskyddsförordningen, GDPR.

Sekreterarteamet ansvarar tillsammans för socialnämndens arkiv, att handlägga de fonder och stiftelser som socialnämnden ansvarar för och andra administrativa arbetsuppgifter så som hantering av myndighetspost, diarieföring, publicering på intern och extern webbsida, revidering av styrdokument och rutiner, m.m.

Ansvar och arbetsområden kan ändras över tid för att bättre möta förvaltningsledningens behov.

Kvalifikationer
Vi söker dig som har en för uppdraget relevant högskoleutbildning, exempelvis med inriktning mot offentlig förvaltning, statsvetenskap, juridik eller annan utbildning som arbetsgivaren bedömer motsvarande. Alternativt att du har en gedigen yrkeserfarenhet som nämndsekreterare, chefssekreterare eller motsvarande.

Tidigare erfarenheter från arbete inom offentlig förvaltning och arbete med kvalificerat administrativt arbete där samordning, protokollskrivning, utredningar och/eller processledning ingått är meriterande.

Vi ser att du har god kunskap om gällande lagstiftning inom området, exempelvis kommunal- och förvaltningsrätt, GDPR samt i offentlighets- och sekretessbestämmelser.

Som person ser vi att du är ansvarstagande, strukturerad och serviceinriktad. Du trivs med en stor omväxling av administrativt arbete och har intresse, vilja och förmåga att hjälpa andra. Du anstränger dig för att leverera lösningar och underlätta arbetet för ledningen. Din strävan är att läsa ut behoven hos ledningsgruppen och ligga ett steg före. Du har god samarbetsförmåga samtidigt som du är bekväm med att arbeta självständigt, ta ansvar, driva och utveckla dina arbetsuppgifter. Du har förmågan att hantera varierande arbetsuppgifter parallellt med varandra och att organisera samt strukturera dem på ett effektivt sätt då tidsramarna ibland kan vara snäva. 

För att lyckas i rollen krävs det att du har en god kommunikativ förmåga och uttrycker dig väl på svenska i tal och skrift. En god digital kompetens är även en förutsättning för arbetet.

Vi lägger stor vikt vid personliga egenskaper.


Övrig information
Tjänsten som Nämndsekreterare är tidsbegränsad till och med den sista december 2023, med möjlighet till förlängning. Anställningen är på 100% och tillsättas sker så snart som möjligt enligt överenskommelse. Provanställning kan bli aktuellt.



Härnösand i Höga Kusten är platsen för dig som gillar det nära och enkla livet. Här kan du bo nära havet, naturen och kulturen. Vad du än är intresserad av så finns det bara några minuter bort. Ena stunden på jobbet – i nästa på havet, i skogen eller på konsthallen. Välkommen till Härnösand!

Säkerhetsprövning
Vissa befattningar är placerade i säkerhetsklass och då kommer en säkerhetsprövning med registerkontroll att genomföras innan beslut om anställning fattas. Du behöver i vissa fall vara svensk medborgare, men får gärna ha utländsk bakgrund.

För att kvalitetssäkra rekryteringsprocessen vill vi att du söker tjänsten via denna annons. Vi tar inte emot ansökningar på annat sätt.