Förvaltningssekreterare till Utbildningsförvaltningen

Välkommen till utbildningsförvaltningen!

Hos oss har du möjlighet att göra skillnad för våra barn och elever. Vi ansvarar för cirka 18 000 barn och elever och jobbar varje dag för att de ska utvecklas och nå en ökad måluppfyllelse. Vi vill att barn kommer in i vår verksamhet som nyfikna kreativa ettåringar och lämnar oss som engagerade, kunniga och självständiga 19-20-åringar. Läs mer om vad som händer i våra skolor/förskolor på pedagog.vaxjo.se.

Vi söker dig som har intresse och kompetens för att arbeta som förvaltningssekreterare på utbildningsförvaltningen i Växjö kommun. Tjänsten är placerad vid förvaltningskontoret och enheten Uppföljning och analys. Enhetens huvuduppdrag är att genom granskning, uppföljning och stöd vara med och bidra till en effektiv styrning och ledning av verksamheten samt en ökad måluppfyllelse och likvärdighet för barn och elever. Enheten arbetar framförallt gentemot rektorer/chefer, ledningsgrupper och nämnd.

Här följer några exempel på enhetens uppdrag:
• Samordning, handläggning och administration kopplat till nämnd och förvaltningsledning
• Arbete inom internbudgetprocessen, såsom delår- och årsrapport, omvärldsanalys samt intern kontroll
• Stöd till chefer i arbetet med verksamhetsplanering på huvudmannanivå
• Del i det systematiska kvalitetsarbetet på huvudmannanivå, systemstöd i Stratsys
• Analys och stöd i förhållande till lagstiftning och regelverk
• Utredning av frågeställningar från nämnd/ledningsgrupp samt underlag för beslut
• Arbete med riktlinjer samt synpunkter på verksamheten
• Utredningar och yttranden till andra myndigheter
• Samordning av arbetet med statsbidrag på huvudmannanivå
• Tillsyn, tillståndsprövning, bidrag på lika villkor och samverkan i förhållande till fristående huvudmän

Som medarbetare hos oss är du viktig! Oavsett vilken roll du har i vår förvaltning kommer du, tillsammans med oss, arbeta för att bidra till en positiv utveckling för våra barn och elever.

ARBETSUPPGIFTER
Du ingår i en enhet där det finns befattningarna verksamhetscontroller, utredare och registrator.

Du arbetar med samordning, handläggning och administration kopplat till nämnd och förvaltningsledning. I arbetet bidrar du till att nämndens olika beredningar, utskott och sammanträden fungerar effektivt. Du arbetar på motsvarande sätt gentemot förvaltningens ledningsgrupp. Det omfattar uppgifter såsom att ta fram kallelser, dagordningar, protokoll och expediera beslut.

Du kommer att arbeta med handläggning av ärenden, såsom underlag för beslut och prövning vid utlämning av allmänna handlingar. Du kommer att ta fram svar till allmänhet, externa aktörer samt interna funktioner. Du arbetar även med posthantering, diarieföring och arkivering och fungerar som arkivombud där arbete med dokumenthanteringsplanen, arkivbeskrivning och arkivinspektion ingår.

Vi ser att du är drivande i att kvalitetssäkra arbetet med mötesstrukturer, dokumentation, dokumenthantering och arkivering på förvaltningen. En rättssäker och effektiv administration och myndighetsutövning är ledord inom uppdraget. Du kommer att ha ett nära samarbete med förvaltningens registrator.

KVALIFIKATIONER
Vi söker dig som,
• har en akademisk utbildning med inriktning mot juridik, statsvetenskap, offentlig förvaltning eller annan utbildning som arbetsgivaren bedömer likvärdig
• har erfarenhet av diarieföring, dokumenthantering och av att systematisera och strukturera information och handlingar
• har goda kunskaper i programvarorna Word, Excel och Powerpoint samt i administrativa system
Det är meriterande om du har erfarenhet av dokument- och informationshantering inom offentlig sektor. Erfarenhet av arbete i Ciceron och/eller Assistent (eller motsvarande system) är också meriterande.

Arbetet som registrator är varierande och innefattar kontakt med skolledare, politiker, handläggare, media och allmänhet vilket innebär att det ställer krav på bemötande, samarbetsförmåga och flexibilitet. För att passa i jobbet tror vi att du är en strukturerad och noggrann person med sinne för ordning.

Du har hög social förmåga och är serviceinriktad, trivs med att samarbeta, är kommunikativ och kan uttrycka dig väl i tal och skrift. Du är lösningsfokuserad, har handlingsförmåga och engagemang samt kan självständigt driva ditt arbete. Vidare kan du snabbt växla mellan olika frågor och har god förmåga att prioritera, planera och organisera ditt arbete på ett effektivt sätt. Vi lägger stor vikt vid dina personliga egenskaper.

Vi ser gärna att du har erfarenhet av liknande arbetsuppgifter.
Välkommen in med din ansökan!

ÖVRIGT
Växjö kommuns anställda ska spegla den mångfald som finns i kommunen. Vi välkomnar sökande oberoende av till exempel ålder, kön och etnicitet.

Det kan bli aktuellt med löpande intervjuer så skicka gärna din ansökan så snart som möjligt.

Ansökan sker enbart via Offentliga jobbs rekryteringsverktyg (www.offentligajobb.se).
Medtag utbildningsbevis och eventuell yrkeslegitimation vid intervju. För att bli aktuell för anställning behöver du visa två utdrag från belastningsregistret innan du anställs. Beställning av utdrag ur belastningsregistret kan göras på https://polisen.se/tjanster-tillstand/belastningsregistret/ och du ska använda dels det som heter Arbete inom skola eller förskola (442.5) samt Kontroll av egna uppgifter i belastningsregistret (442.3).

För interna kandidater kan det bli aktuellt med annat tillträdesdatum. För mer information se Beslut gällande tidpunkt för byte av enhet vid rekrytering av intern kandidat inom utbildningsförvaltningen på intranätet.

Till bemannings- och rekryteringsföretag eller till dig som är försäljare: Vi undanber oss vänligen men bestämt direktkontakt med bemannings- och rekryteringsföretag samt försäljare av ytterligare annonser.