Förvaltningssekreterare/registrator

Osby kommun ligger i nordöstra Skåne, i hjärtat av Sydsverige med goda kommunikationer och naturnära boendemiljöer.

Söker du ett givande och intressant arbete med möjlighet att utvecklas i din roll? Då har vi jobbet du söker!

Som medarbetare är du en viktig del av dagens och framtidens utveckling. Vi finns där våra medborgare finns, vi påverkar och gör skillnad i människors vardag varje dag. Vi anser att vi har Sveriges viktigaste jobb!

I Osby kommun tar vi avstamp i en gemensam värdegrund i vår strävan mot att utföra vanliga jobb ovanligt bra.


ARBETSUPPGIFTER
Som förvaltningssekreterare ingår du i ett team om fyra personer som utgör kärnan i kommunens centrala administration, kanslienheten. Enheten består av kommunsekreterare, nämndsekreterare och arkivarie.
Kanslienheten är organiserad under administrativa avdelningen, där även säkerhet och beredskap, kommunikation, digitalisering, utveckling samt kontaktcenter ingår.
Rollen är mångfacetterad, där du sköter det dagliga administrativa arbetet på enheten och är huvudregistrator för handlingar som tillhör kommunstyrelsen. Andra arbetsuppgifter är fakturahantering för den administrativa avdelningen, systemförvaltning av vårt ärendehanteringssystem Ciceron och förtroendemannaregistret Troman samt hantering av de förtroendevaldas digitala verktyg för att läsa handlingar.

Som förvaltningssekreterare kommer du även expediera och publicera politiskt fattade beslut, sitta som sekreterare vid nämndssammanträden om ordinarie sekreterare har förhinder samt vid allmänna val och EU-val arbeta med detta.
Du kommer ha hela ansvaret för två av kommunens råd, med upprättande av kallelse och protokoll samt sekreterarskap.

Arbetet är omväxlande och stimulerande och innebär många kontakter med kollegor inom organisationen samt med kommuninvånare. Genom dina uppgifter kommer du att vara ett viktigt operativt stöd och genom din service säkerställa att verksamheten fungerar.
Du ger råd och stöd så att ärendeprocessen fungerar effektivt och rättssäkert. Du kommer vara en viktig del i arbetet med att utveckla kommunens administrativa rutiner.
Tillsammans med dina kollegor på kansliet har du ett övergripande ansvar för att utveckla kommunens dokumenthanteringsprocess, utformning av beslutsunderlag, revidering av övergripande styrdokument samt ansvar för kommunens författningssamling.
Du kommer helt enkelt vara spindeln i nätet och den som vi vänder oss till när något behöver fixas!

KVALIFIKATIONER
Vi söker dig som har erfarenhet av administrativa arbetsuppgifter inom offentlig verksamhet, med mycket goda datorkunskaper som är relevanta för arbetsuppgifterna. Vi ser gärna att du har en högskoleutbildning i statsvetenskap, samhällsvetenskap, juridik, offentlig förvaltning eller annan utbildning och erfarenhet som arbetsgivaren bedömer likvärdig.

Du har kännedom om demokratiska processer och att arbeta i en politiskt styrd verksamhet. Det är meriterande om du har tidigare erfarenhet av diarieföring, expediering, sekreterarskap samt kännedom om de system vi använder.

Vi lägger stor vikt vid att du är service- och lösningsinriktad och kan arbeta självständigt. Du är engagerad i det du gör, har god initiativförmåga och lätt för att samarbeta med kollegor.
Vi söker dig som trivs att arbeta i grupp men även har ett eget driv och stort ansvar för egna ansvarsområden.
Du ska ha ett serviceinriktat förhållningssätt och ett professionellt bemötande av såväl medborgare, medarbetare samt förtroendevalda. Du är strukturerad, noggrann och får saker gjorda och hjälper till där det behövs. Körkort B krävs.

Vi lägger stor vikt vid personliga egenskaper.

ÖVRIGT
Det finns möjlighet att kombinera arbetet med att vara deltidsbrandman. Bedömning görs utifrån verksamhetens behov.
I denna rekrytering arbetar vi med löpande urval vilket innebär att vi kan komma att kalla till anställningsintervju innan ansökningstiden har gått ut. Vi ber dig därför att inkomma med din ansökan så snart som möjligt.

Vi har valt rekryteringssätt och undanber oss därför, vänligt men bestämt, all kontakt med rekryteringsbolag.

Med hänsyn till medarbetares, kollegors, kunders och brukares hälsa tillämpar Osby kommun rökfri arbetstid.

För att kvalitetssäkra rekryteringsprocessen i Osby kommun samt möjliggöra god kommunikation med våra sökande ber vi dig skicka in din ansökan digitalt.

Om du blir kallad till intervju ber vi dig ta med betygshandlingar.

Vid eventuell anställning krävs registerutdrag från belastningsregistret.

Välkommen med din ansökan!