Grundmall

Ref: 20223852

Arbetsuppgifter
Vår medarbetare och kollega har valt att gå vidare i sin karriär och därför söker vi nu en ny engagerad assistent till avdelningen Myndighet, socialpsykiatri och barn. Som assistent hos oss är du ansvarig för att tillsammans med dina två kollegor stötta avdelningens chefer inom många olika administrativa områden. Din arbetsplats är förlagd till Färniksgatan 1. 

En av dina största arbetsuppgifter kommer du att hantera via vårt ekonomisystem Ekot. Där har du ansvar för att kontera fakturor, göra felsökningar och göra beställningar. Om våra fakturagranskare ute i verksamheterna stöter på problem är det till dig de vänder sig. Behöver vi inhandla något som inte är upphandlat kan du också vara behjälplig med att göra direktupphandlingar. 

Du registrerar anställningsunderlag, kopplar planeringsscheman, gör felsökningar, tar fram rapporter samt skriver och skickar in rättelser till HR-service om något har blivit fel. Du hjälper även våra chefer att göra scheman och lägga in dem i HR-systemet Hrutan. Vid behov kan även medarbetare inom enheten höra av sig för att få hjälp i HR-systemet av dig.

Andra förekommande arbetsuppgifter är bland annat bokning av konferenslokaler enligt upphandling, göra fikabeställningar, göra uppföljningar och sammanställningar av statistik, samt administrera utbildningar och praktikplatser inom avdelningen. Vid akut behov kan det även förekomma att du ska kunna stötta sektionschef med koordinering av avdelningens bemanningsteam. 

Vi erbjuder dig ett omväxlande uppdrag där du får möjlighet att utvecklas. Vi erbjuder även flextid och friskvårdbidrag.

Kvalifikationer 
Vi söker dig som har en treårig teoretisk inriktad gymnasieexamen (till exempel samhällsvetenskaplig, ekonomisk, naturvetenskaplig eller vad arbetsgivaren bedömer likvärdig). Vi ser det som meriterande om du även har en eftergymnasial utbildning inom administration, ekonomi eller projektledning.

För att kunna klara utmaningarna i rollen ser vi att du tidigare har arbetat med administration inom något av områden HR eller ekonomi och känner dig trygg i, för ditt arbete, aktuella system. Du hanterar självklart Office-paketet och har du även erfarenhet av de system vi använder oss av (Ekot, Personec/Hrut, Vikariebanken och Praktikplatsen) är det något vi ser positivt på.

Som person har du lätt för att ställa om mellan olika arbetsuppgifter och kan vid behov ta egna initiativ till lösningar. Du skapar lätt nya kontakter, håller alltid en hög servicenivå och ser gott samarbete som en självklarhet. Du är kommunikativ och har förmåga att uttrycka dig väl i svenska språket både i tal och skrift.

Om arbetsplatsen
I funktionsstödsförvaltningen arbetar drygt 3000 medarbetare med att tillsammans skapa och utveckla ännu bättre stöd och service till personer med funktionsnedsättning. Våra verksamheter finns inom LSS, socialpsykiatri, personlig assistans, ledsagare och avlösare och hälso- och sjukvård. Även svårt sjuka barn som vårdas i hemmet ingår i vårt uppdrag. Vi arbetar för allas rätt till god hälsa, möjlighet till arbete och sysselsättning och att kunna delta i samhället utifrån sina förutsättningar. Var med och skapa ett meningsfullt och gott liv för Malmöbor med psykisk, intellektuell eller fysisk funktionsnedsättning!

Malmö stads verksamheter är organiserade i 14 förvaltningar. Vårt gemensamma uppdrag är att skapa välfärd och hållbar samhällsutveckling. Tillsammans med Malmöborna utvecklar vi en ännu bättre stad att bo, verka och vara i; olikheter, livserfarenheter och talanger gör Malmö till en smart stad i hjärtat av Europa. Världens kunskap finns här.

Läs om Malmö stad som arbetsgivare här malmo.se/jobb

Information om tjänsten
Anställningsform: Tillsvidare 
Omfattning: 100 %
Antal tjänster: 1
Tillträde: Snarast enligt överenskommelse

Publiceringstid 2 veckor

Övrigt
Observera att vi i Malmö stad tagit bort det personliga brevet från ansökningsprocessen och ersatt det med urvalsfrågor, detta för en mer inkluderande rekryteringsprocess och en effektiv kandidatupplevelse för dig som söker jobb hos oss. Dina svar blir en viktig del i vårt urvalsarbete. 

Malmö stad strävar efter att medarbetarna ska avspegla den mångfald som finns bland befolkningen. Vi välkomnar därför sökande som kan bidra till att vi som arbetsgivare kan tillgodose Malmöbornas behov. Befattningen ledigförklaras under förutsättning att den ej behöver tas i anspråk av i kommunen redan anställd personal. Dina ansökningshandlingar är allmänna handlingar och hanteras enligt offentlighetsprincipen. Har du beslut om skyddade personuppgifter ber vi dig kontakta annonsens kontaktperson för alternativ sökväg. 

För att skicka in din ansökan, klicka på ansökningslänken i annonsen. Frågor om specifika jobb besvaras av kontaktpersonen som anges i annonsen.