GS-assistent / ledningsstöd till ideell organisation 9/9 - 1/11

GS-assistent / Ledningsstöd vikariat 9/9 - 1/11

Om tjänsten

Till vår kund, en välkänd ideell organisation med kontor i Örnsberg, söker vi nu en person som under perioden 9/9 - 1/11 kan komma in och jobba som assistent till organisationens Generalsekreterare (GS) och stöd till ledningsgruppen.

Inom ramen för GS uppdrag ingår att representera och förbereda underlag och möten för styrelsen, interna och externa arbetsgrupper och arrangemang. För att effektivisera och förenkla arbetet för GS och Ledningsgruppen behöver ledningsfunktionen ha en assistent som kan avlasta dem. I tjänsten ingår också vid behov att svara i växeln och vara behjälplig i receptionen, framförallt under morgnar. Eftersom ordinarie assistent är ledig 9/9 - 1/11 behöver kunden nu ha in en vikarie för denna period.

Arbetsuppgifterna kommer att vara mycket varierande med såväl praktiskt som löpande administrativt arbete. Dessutom ingår koordinering och samverkan med andra organisationer.
Exempel på administrativa arbetsuppgifter:
- Samordna och förbereda material inför interna och externa möten
- Koordinera ledningsgruppens mötesbokningar, besök och resor
- Ta fram faktaunderlag och sammanställa material för att bereda frågor inför beslutsmöten inom ledningsgruppen och styrelsen.
- Planera, boka och praktiskt bidra vid konferenser, uppvaktningar, högtider och event
- Bistå GS i styrelseuppdrag. Boka och förbereda möten, bevaka frågor som ska behandlas, ta fram underlag för beslut.
- Hantera GS inkommande mejl och tidsplanering
-I tjänsten ingår också vid behov att svara i växeln och vara behjälplig i receptionen, framförallt under morgnar.

Placeringsort: Kundens kontor i Örnsberg, Stockholm
Tillträde: 9/9, eller snarast möjligt efter det
Omfattning: Heltid. Du blir anställd som konsult hos Maxkompetens men jobbar ute hos kund.
Arbetstid: Måndag - fredag kl.08.00-17.00

Din profil

Eftersom detta är ett vikariat behöver vi en person som snabbt kan komma in i rollen och arbeta självgående. Därav ser vi att du behöver ha någon slags erfarenhet från en liknande koordinerande roll, där du känner dig trygg i att t.ex. assistera vid ledningsmöten/föra mötesanteckningar. Det krävs goda administrativa kunskaper och goda kunskaper i Officepaketet. Du skall kunna uttrycka dig väl i tal och skrift samt ha goda kunskaper både i svenska och engelska.

Vi ser att du som person är lösningsfokuserad, hjälpsam, prestigelös och noggrann person som inte är rädd för att driva på ditt eget arbete.

Sista ansökningsdag

Intresserad?
Välkommen med din ansökan redan idag då urval och intervjuer sker löpande. Vid frågor om tjänsten kontakta ansvarig rekryterare . Observera att vi ej tar emot ansökningar via mail.