Handläggare med ansvar för lokaler och kontorsservice i Stockholm

MSB utvecklar, tillsammans med andra, individens och samhällets förmåga att förebygga och hantera olyckor och kriser. Vi arbetar genom kunskapsuppbyggnad, stöd, utbildning, övning, reglering, tillsyn och eget operativt arbete i nära samverkan med kommuner, landsting, myndigheter, företag och organisationer för att uppnå ökad trygghet och säkerhet på alla samhällsnivåer – från lokalt till globalt.



Tjänsten är placerad vid förvaltningsstödsenheten som tillhör avdelningen för verksamhetsstöd.

Enheten består av cirka 30 personer och är organiserad i olika funktioner varav lokal- och kontorsservice är en av dessa. Funktionen lokal- och kontorsservice består i dag av lokalförsörjningsansvarig och handläggare för lokaler och kontorsservice i Karlstad respektive i Stockholm. Enheten är i huvudsak lokaliserad i Karlstad och ett fåtal medarbetare är placerade i Stockholm.

Dina arbetsuppgifter
Din uppgift är att svara för att lokalerna och kontorsservicen i Stockholm kontinuerligt uppfyller verksamhetens behov, utifrån givna förutsättningar, såväl funktionellt som säkerhetsmässigt på både kort och lång sikt. Du kommer att handlägga och praktiskt hantera frågor/uppgifter som omfattar kontorsmateriel, lokalanvändning, posthantering, lokalvård, uppföljning av arbetsplatsens fysiska arbetsmiljö och att lokalerna uppfyller brandskydds- och säkerhetsnivåer. Det innebär att du utför alltifrån enkla praktiska uppgifter till planering av olika större aktiviteter (till exempel omflyttningar) enskilt eller i samverkan med andra. Du kommer även att ansvara för hantering av lås och larm. 

För att lokalerna ska vara funktionella finns ett flertal avtal upprättade med leverantörer avseende varor och tjänster som behövs för att kunna bedriva kontorsverksamhet. Du kommer att utgöra MSB:s kontaktperson gentemot dessa leverantörer. Det innebär bland annat att du ansvarar för specifik kravställning kopplat till Stockholmskontoret, efterlevnad, uppföljning och kontroll av avtal som finns eller ska upprättas för att säkerställa att rätt kvalitet uppnås. Avtalen omfattar såväl den dagliga kontorsdriften, så som service och säkerhet. Du kommer även vara kontaktperson gentemot fastighetsägaren. I arbetsuppgifterna ingår att utarbeta och underhålla lokala instruktioner och rutiner kopplat till lokalerna. 

Arbetsuppgifterna kommer att vara självständiga under arbetsledning av funktionsansvarige för lokaler och kontorsservice. Som lokalansvarig lokalt är du även biträdande säkerhetchef i Stockholm. Du kommer företräda enheten och ha återkommande dialoger med företrädarna för respektive verksamhet. 

Arbetsuppgifterna kan innebära tjänsteresor till myndighetens övriga verksamhetsställen och då främst till Karlstad. 

Din kompetensprofil

Vi söker dig som har högskoleutbildning inom byggteknik/fastighetsförvaltning eller annan för tjänsten relevant utbildning som arbetsgivaren bedömer likvärdig. Mångårig erfarenhet av arbete med liknande arbetsuppgifter är ett krav. Längre erfarenhet av att arbeta i offentlig förvaltning och att leda mindre projekt är meriterande. Önskvärt är om du har grundläggande utbildning i systematiskt brandskyddsarbete och erfarenhet av att tillämpa detta. Säkerhetsutbildning och erfarenhet av att arbeta praktiskt med säkerhetsfrågor kopplat till lokaler är också förmånligt om du har. Erfarenhet av att ta fram kravspecifikationer som underlag för upphandlingar och god datorvana är en förutsättning för att lyckas i arbetet. 

Du ska ha en god kommunikativ förmåga samt god förmåga att uttrycka dig i tal och skrift. Hög grad av integritet, god samarbetsförmåga och lyhördhet ser vi som en självklarhet. Arbetsbelastningen är ofta hög vilket ställer krav på att du är stresstålig och har ett strukturerat arbetssätt samt förmåga att kunna prioritera. Du ska vara självständig och initiativrik inom ramen för ditt ansvarsområde. 

MSB ska vara en öppen, kompetent och drivande myndighet. Vårt arbete med jämställdhet och mångfald präglas av detta och är inriktat mot att skapa en arbetsplats där skiftande erfarenheter och bakgrund tas tillvara. 

Övrigt
Tjänsten är en tillsvidareanställning med placering i Stockholm. MSB tillämpar provanställning. Befattningen är säkerhetsklassad varvid säkerhetsprövning och registerkontroll kommer att genomföras. Svenskt medborgarskap krävs. 

Är du intresserad?
Har du frågor kontakta enhetschef Ann Sörensen eller funktionsansvarig för lokaler och kontorsservice, Magnus Kjellman. Fackliga företrädare är Niklas Bergqvist SACO och Åsa Andtbacka ST och Ann-Britt-Paradis SEKO. Samtliga nås via växelnummer 0771-240 240.

Din ansökan
ska vara inkommen till MSB senast den 24 juni 2014, märkt med referensnummer 2014/62. Vi ber dig söka tjänsten genom länken i denna annons. 

Det är ditt ansvar som sökande att dokumentera din kompetens på ett sätt som medger en saklig, kvalitativ bedömning. Som statlig myndighet omfattas vi av offentlighetsprincipen. Det innebär att om någon begär att få kopior på till exempel ansökningshandlingar är vi skyldiga att lämna ut dem. 

MSB har gjort medieval för denna rekrytering och undanber därför kontakt med annonssäljare eller andra säljare av rekryteringstjänster.