Handläggare med samordningsansvar till Antagningsenheten

Ref: 20212872

Arbetsuppgifter
Gymnasie- och vuxenutbildningsförvaltningens antagningsenhet ansvarar för antagning till gymnasie- och vuxenutbildning. Vi är idag nio medarbetare med specialistkompetens inom mottagande och antagning till gymnasie- och vuxenutbildningen. Just nu utökar vi vår antagningsenhet med en ny tjänst - en handläggare med samordningsansvar i rollen som planeringssekreterare, som kommer arbeta med fokus på samordning, analys och uppföljning av vuxantagningen. 

I dina arbetsuppgifter som handläggare med samordningsansvar ingår uppföljning av antagningsstatistik, strategiskt arbete angående vuxenutbildningens utbud och upplägg lokalt och regionalt. Du är samordnare och kommunikationsansvarig för vuxantagningen under antagningens gång. I ditt uppdrag ingår hantering och uppföljning av interkommunala ansökningar till Komvux i annan kommun. Du handlägger och administrerar malmöbornas ansökningar till Komvux Malmö och komvux i andra kommuner i enlighet med skollag och vuxförordning. Du arbetar även med juridiska frågor kring antagning i enlighet med skollag och vuxförordning, samt myndighetsutövning inom antagning.

Som handläggare består ditt uppdrag till stor del av att arbeta med våra elevadministrativa system och ärendehanteringssystem som Hypernet/IST-VUX-analys, Hypernet/IST-VUX, Extens och Platina. Arbetet omfattar också mail- och telefonkontakt med till exempel sökande, andra kommuner, rektorer, studie- och yrkesvägledare med flera. 

Viss handläggning och administration av ansökningar till gymnasieskolan i enlighet med skollag och gymnasieförordning ingår i tjänsten. 

Kvalifikationer
Vi söker dig som har kandidatexamen (180hp) gärna med inriktning inom offentlig förvaltning, studie- och yrkesvägledning eller juridik, alternativt annan utbildning eller arbetslivserfarenhet arbetsgivaren bedömer som likvärdig. För att vara aktuell för tjänsten behöver du ha erfarenhet av analysarbete av data som underlag till planerings- och utvecklingsarbete. Du har även erfarenhet av administrativt arbete.

Du har en god digital förmåga och digital kompetens - det är naturligt för dig att använda digitala verktyg som arbetsredskap och hjälpmedel. Vi ser även att du har en stark vilja och god förmåga att snabbt kunna sätta dig in i nya program och system. Som handläggare utför du en stor del av dina arbetsuppgifter i olika elevadministrativa system och ärendehanteringssystem därför är det viktigt att du har erfarenhet av arbete med många eller några av systemen vi använder eller likvärdiga. Tjänsten kräver mycket goda kunskaper i svenska i både tal och skrift, samt engelska i tal.

Det är meriterande om du har:


• Erfarenhet av arbete inom offentlig förvaltning eller politisk styrd organisation.
• Erfarenhet av projektledning.
• Erfarenhet av att ha arbetat med elevadministrativa eller antagningssystem, gärna Hypernet/IST-vux.
• Erfarenhet och insikt i hur vuxenutbildningen fungerar i allmänhet.
• Erfarenhet av antagningsprocessen till komvux.
• Erfarenhet av administrativt arbete inom skolan, gärna vuxenutbildningen.

Som person är du noggrann, strukturerad och serviceinriktad. För att du ska trivas i rollen som handläggare med samordningsansvar är det viktigt att du är självgående och har god förmåga att projektleda och överblicka helheter samtidigt som du är flexibel och kan hjälpa till på detaljnivå där det behövs. Vidare är du stresstålig och kan arbeta under tidspress. Det krävs att du är kommunikativ och kan samarbeta bra på olika nivåer, både inom och utom organisationen, då arbetet omfattar många kontakter och samarbetsytor.

Låter detta som en tjänst för dig? Då är du varmt välkommen med din ansökan!

Om arbetsplatsen
Avdelningen kommunikation, medborgarkontakt och antagning är en nybildad avdelning av de tre funktionerna som tidigare varit separata delar. Avdelningen har nu ett samlat fokus på information och service till medborgarna. Det betyder att vi tillsammans analyserar, effektiviserar och utvecklar verksamheten för att skapa en så smidig process som möjligt, för medborgares väg till utbildning. Antagningsenheten ansvarar för mottagande och antagning till gymnasie- och vuxenutbildning i Malmö samt uppföljning av detta arbete.

Gymnasie- och vuxenutbildningsförvaltningen är en av tre skolförvaltningar i Malmö stad. Vi ansvarar för utveckling och genomförande av gymnasieskola och vuxenutbildning. Idag är vi cirka 1600 medarbetare och vi finns i hela Malmö. Vi arbetar för att ungdomar och vuxna ska nå målen för sin utbildning och bli aktiva i vårt samhälle. Vi finns för att skapa bästa möjliga förutsättningar för Malmöborna att kunna växa genom livslångt lärande.

Malmö stads verksamheter är organiserade i 14 förvaltningar. Vårt gemensamma uppdrag är att skapa välfärd och hållbar samhällsutveckling. Tillsammans med Malmöborna utvecklar vi en ännu bättre stad att bo, verka och vara i; olikheter, livserfarenheter och talanger gör Malmö till en smart stad i hjärtat av Europa. Världens kunskap finns här. 


Läs om Malmö stad som arbetsgivare här malmo.se/jobb


Information om tjänsten
Anställningsform:Tillsvidareanställning
Omfattning: Heltid
Antal tjänster: 1
Tillträde: Enligt överenskommelse

Övrigt

Malmö stad strävar efter att medarbetarna ska representera den mångfald som finns i vår stad. Vi välkomnar därför sökande som kan bidra till att vi som arbetsgivare kan uppfylla Malmöbornas behov.
 
Dina ansökningshandlingar är allmänna handlingar och hanteras enligt offentlighetsprincipen. Det innebär att vi inte behandlar din jobbansökan konfidentiellt. Har du beslut om skyddade personuppgifter ber vi dig kontakta annonsens kontaktperson för alternativ sökväg.