Handläggare till kontaktcenter med ansvar för reception, post och växel

MTM:s vision är ett samhälle där all läsning är tillgänglig. Vi är ett nationellt kunskapscentrum för tillgängliga medier och arbetar för att alla ska ha tillgång till nyheter, litteratur och samhällsinformation. Detta utifrån var och ens förutsättningar, oavsett läsförmåga eller funktionsnedsättning. Vill du vara en del av vårt viktiga, demokratiska uppdrag?

Vi söker dig som vill bidra till allas rätt att läsa på sina villkor, genom hela livet. Du utgår från läsarens behov och ser till helheten. Du är samarbetsinriktad, generös med din kunskap, prestigelös och nyfiken på nya utmaningar. För dig är ett positivt och inkluderande arbetsklimat viktigt. Med hänsyn till en föränderlig omvärld och läsarnas behov är det även viktigt att du välkomnar utveckling och förändring och ett flexibelt förhållningssätt.

Om befattningen
I rollen som handläggare med särskilt ansvar för reception, post och växel ingår du i myndighetens kontaktcenter, där du utöver dina egna områden även kommer arbeta lika delar i myndighetens Svarstjänst samt med administration och handläggning.

MTM är en mindre myndighet och antalet externa besök är begränsade, men lika viktigt att säkerställa ett professionellt och vänligt mottagande av de gäster som besöker myndighetens kontor.

Internt fungerar du som ett nav och fast punkt i det aktivitetsbaserade kontoret och guidar medarbetare rätt vid frågor och problem.

Vidare ger du god och relevant service till medborgarna genom att samtal snabbt kopplas till rätt mottagare, leverantören har uppdaterade och korrekta instruktioner samt ger MTM:s medarbetare tydliga riktlinjer gällande telefoni-, post- och pakethantering.

Målet är att ge bästa tänkbara service både internt till medarbetare samt externt till myndighetens användare och besökare.

Tillsammans med övriga medarbetare i kontaktcentret driver och deltar du i utveckling av verksamheten, både för kontaktcentret som helhet samt de delar du har särskilt ansvar för.

I tjänsten ingår bland annat att:


• Bemanna myndighetens reception, växelnummer och Svarstjänst enligt schema.
• Agera kontaktperson mot leverantör av extern växeltelefonist.
• Ta fram rutiner och instruktioner för reception och posthantering samt ansvara för en säker posthantering till och från myndigheten inklusive internutbilda kollegor inom området.
• Föra dokumentation av nyckel- och passerkortshantering samt programmering av dessa.
• Ta fram instruktioner och vara behjälplig kring viss teknisk utrustning (mötesrum mm) samt internutbilda kollegor inom området.
• Ta fram rutiner för att boka möten och lokaler, samt assistera med att i vissa fall beställa enklare förtäring.

Om dig
Vi söker dig som har


• gymnasieexamen med eftergymnasial påbyggnad inom relevant område alternativt annan utbildning som tillsammans med erfarenhet bedöms likvärdig
• några års erfarenhet av receptionsarbete och internservice
• erfarenhet av att göra bokningar i bokningssystem, exempelvis Outlook
• god erfarenhet av Officepaketet och Microsoft 365
• mycket god förmåga att uttrycka dig i tal och skrift på svenska och engelska

Det är meriterande om du har


• erfarenhet av kundtjänstarbete
• erfarenhet av växeltelefoni
• erfarenhet av administrativa uppgifter
• erfarenhet av ärendehanteringssystem och/eller handläggningssystem
• erfarenhet från bibliotekssektorn

För att trivas i rollen är du uppmärksam och tillmötesgående i ditt bemötande och du har intresse, vilja och förmåga att hjälpa andra och anstränger dig för att leverera lösningar och att ge det lilla extra. Du ska ha lätt för att samarbeta med andra och att skapa relationer både inom och utom myndigheten.

Du trivs att arbeta i en organisation i utveckling och förändring där du inom ditt ansvarsområde bidrar med att bygga upp och utveckla myndigheten som arbetsplats, skapa god ordning och reda och förbättra processer och arbetssätt.

Vidare tar du ansvar för din uppgift och planerar, organiserar och prioriterar ditt arbete på ett effektivt sätt. Du har god förståelse för människors olika förutsättningar och anpassar ditt sätt att förmedla budskap till mottagaren. Du har även god förmåga att tala inför grupp och bemöta personer med olika tillgänglighetsbehov.

Om arbetsgivaren
MTM erbjuder en attraktiv arbetsplats som strävar efter att vara fri från diskriminering och ge lika möjligheter för alla. Som arbetstagare vid MTM och i staten arbetar du på medborgarnas uppdrag – ett viktigt och ansvarsfullt åtagande. Som anställd på MTM känner du till och följer de lagar och regler som gäller i verksamheten, agerar sakligt och opartiskt, respekterar öppenhet och yttrandefrihet, behandlar alla lika och med respekt samt förenar service med effektivitet. Som medarbetare på MTM förväntas att du är öppen för nya idéer och välkomnar samverkan med andra. Vi eftersträvar en god arbetsmiljö och värnar varje medarbetares möjlighet att kombinera arbete och privatliv.

Placeringsorten är Malmö. Tjänsteresor förekommer vid behov.

Om anställningen
Tjänsten är en tillsvidareanställning på heltid som inleds med sex månaders provanställning. Tillträde enligt överenskommelse. MTM tillämpar individuell lönesättning.

Kontaktpersoner
Rekryterande chef, Cecilia Broberg, 040-653 27 04, cecilia.broberg@mtm.se

Fackliga representanter;

Maria O´Donnell, maria.odonnell@mtm.se

Cinnika Lögdqvist, ST, cinnika.logdqvist@st.org

Ansökan
Du är välkommen att registrera din ansökan senast 2022-07-29. Ange diarienummer MTM 2022/358 i din ansökan.

Besök gärna www.mtm.se för mer information om myndighetens verksamhet.