Handläggare till Upphandlingsförvaltning, Avdelning Upphandling

Arbetsförmedlingen utvecklar en centraliserad Upphandlingsavdelning, med strävan att skapa en modern organisation för strategisk offentlig upphandling och inköp.

Upphandlingsavdelningens ansvarsområde omfattar Arbetsförmedlingens samtliga upphandlingar. Genom kvalitetssäkrade processer för strategisk upphandling säkerställer vi att det finns ändamålsenliga och användbara avtal för inköp av varor och tjänster inom myndigheten. Vidare tillhandahåller vi kvalificerat stöd i behovsanalyser, nyttoanalyser och kravformulering. Förutom Operativt inköp består avdelningen av två upphandlingsenheter.

Enheten Operativt inköp ansvarar för processer, rutiner och gränssnitt mot övriga myndigheten för inköp, tillgängliggörande och förvaltning av avtal samt e-handel. Vi ansvarar även för att genomföra inköp, inkluderande avrop från ramavtal, förnyad konkurrensutsättning inom ramavtal och direktupphandlingar samt för arbetet med ökning av andelen e-handel inom myndigheten.

Arbetsuppgifter och ansvar

I rollen som handläggare inom Upphandlingsförvaltningen arbetar du med många varierande arbetsuppgifter. En stor del av arbetstiden läggs på att granska handlingar mot ställda krav och bedöma om kraven uppfylls. Detta innebär kontroll av att leverantörer uppfyller skallkrav inför godkännande av ansökningar i LOV upphandlingar (lagen om valfrihet).

Andra vanligt förekommande arbetsuppgifter för rollen är:


• Support och problemlösning för inkommande frågor/uppdrag från leverantörer och Arbetsförmedlingen.
• Förvaltning av ärendehanteringssystem samt fördelning av inkomna ärenden till arbetsgruppen.
• Dokumenthantering, insortering, diarieföring, arkivering, gallring och postöppning.
• Hantering/förvaltning av systemregister över upphandlade tjänster.
• Granskning av kreditupplysningar och granskning och verifiering av andra begärda handlingar.
• Kontraktshantering samt hantering av avtalsförändringar hos leverantörer.
• Deltagande i olika arbets- projektgrupper inom området.

Utbildning


• Högskoleutbildning inom juridik, samhälls/-statsvetenskap eller ekonomi.

Erfarenhet


• Dokumenterad erfarenhet av att arbeta med granskning och kontraktshantering.
• Goda kunskaper i, och intresse för, dokumenthantering.
• Mycket goda kunskaper i MS Office.
• Mycket goda kunskaper i svenska i tal och skrift. God läsförståelse i engelska.
• Mycket goda datorkunskaper.

Meriterande erfarenheter


• Erfarenhet av att arbeta i upphandlingssystemet TendSign.
• Erfarenhet av arkiv- och diariefrågor och gärna av Arbetsförmedlingens eget diariesystem Af Dia.
• Erfarenhet av och/eller kunskap om vad LOV (lagen om valfrihet) innebär.
• Erfarenhet av att arbeta i Arbetsförmedlingens administrativa system och vårt webbstöd.
• Arbetat inom Arbetsförmedlingen och har kunskaper om myndighetens uppdrag, tjänsteutbud, insatser och program.

Personliga förmågor


• Du är förtroendeingivande, noggrann och är bra på att planera, strukturera och prioritera ditt arbete.
• Vi ser gärna att du har intresse för ständig förbättring och utveckling av administrativa arbetssätt.
• Du har förmågan att arbeta parallellt i flera olika system och förstå kopplingar och konsekvenser systemen emellan.
• Du är kvalitetsmedveten och delar aktivt med dig av ny kunskap så att verksamheten utvecklas.
• Du är en utpräglat ansvarstagande person och vi värdesätter integritet, flexibilitet och samarbetsförmåga.
• Du har mycket god muntlig och skriftlig kommunikativ förmåga.

Stor vikt kommer att läggas vid personlig lämplighet.

Övrigt

Anställningen är tillsvidareanställning på heltid. Vi tillämpar sex månaders provanställning och tillträde är enligt överenskommelse. Placeringsort Stockholm.

Ansökan

Välkommen med din ansökan märkt med dnr , vilken ska vara inkommen senast den 11 juni 2015. Vi tar emot din ansökan elektroniskt via vårt rekryteringssystem. Bifoga CV där du beskriver relevant utbildning och erfarenhet samt ett personligt brev där du beskriver varför du söker jobbet.

Kontaktpersoner

Anja Clausin Enhetschef, Avdelningen Upphandling 010-488 42 48

Kristina Kumbrant HR-partner 010-486 58 26

ST Per Samuelsson 010-486 92 34

SACO Mats Johansson 010-486 71 94

SEKO Ulf Törnkvist 010-487 04 46