Handläggare vid Barn & Utbildning

Tibro kommun, med 11 000 invånare, ligger i norra delen av Västra Götalands län. Här
finns ett brett näringsliv med en unik kompetens om möbler, inredning och logistik och ett
rikt föreningsliv med många framstående idrottare. Tibro kommun jobbar målmedvetet
med utveckling och erbjuder sina invånare en mycket uppskattad kommunal service!

Barn & Utbildning har ca 400 medarbetare, varav 13 chefer, och lyder under barn- och
utbildningsnämnden. Barn- och utbildningsnämndens budget är totalt ca 300 mnkr med
ansvar för kommunens förskola, grundskola, gymnasieskolans introduktionsprogram (IM),
särskola på grundskole- och gymnasienivå och Kompetenscenter med
arbetsmarknadsenhet, studie- och yrkesverksamhet samt besöksattraktionen Minizoo.

Central administration är en nybildad enhet inom Barn & Utbildning sedan 1 mars 2020,
med uppdrag att:
-skapa en rättssäker och effektiv administration/handläggning med hög kvalitet
-vara ett administrativt stöd till förvaltningens chefer, inkluderat IT-stöd
-vara ett administrativt stöd till barn- och utbildningsnämnden

Det innebär att den centrala stödadministrationen ansvarar för att det strategiska
administrativa arbetet på hela förvaltningen utvecklas, samordnas och har hög kvalitet i
utförandet samt ska säkerställa att arbetet följer offentligrättsliga principer. Uppdraget är
att bidra till att arbetet bedrivs så effektivt som möjligt och utvecklas i enlighet med lagar
och politiskt fattade beslut samt förvaltningens/kommunens beslutade policys, riktlinjer
och rutiner. I uppdraget ingår att utveckla verksamheten genom att skapa processer och
strukturer för framtagande av uppgifter, kopplingar till verksamhetsförändringar samt att
utveckla och säkerställa administrativa rutiner inom hela förvaltningen.

Vi söker en ersättare till enheten då en av våra medarbetare ska vara föräldraledig.

ARBETSUPPGIFTER
Huvuduppdraget är att vara förvaltningens registrator. Du ansvarar för förvaltningens
inkommande post och registrering/diarieföring av denna i kommunens dokument- och
ärendehanteringssystem. Här ingår även arkiveringsuppgifter.

En viktig uppgift är att utveckla/stödja processer och rutiner kring verksamhetens
hantering av allmänna handlingar. Förutom konsultation och operativt stöd kring denna
hantering innebär det även att hålla utbildning i dokument- och ärendehanteringssystemet
för så väl nya som befintliga användare.

Du kommer till viss del även att arbeta med den politiska ärendehanteringen för barn- och
utbildningsnämnden. Hanteringen av politiska ärenden är digitaliserat och arbete sker
också med hjälp av dokument- och ärendehanteringssystemet. Här innebär arbetet att
sammanställa kallelse och möteshandlingar samt skriva protokoll för nämnden, men inte
för dess arbetsutskott. Du ingår även i kommunens sekreterarnätverk.

Viss ekonomiadministration ingår i tjänsten, så som de förtroendevaldas
arvodeshantering, behörig beställare av hotell och resor för hela förvaltningens
medarbetare och fakturakontering.

Samordningsansvar för förvaltningens information på webben och kommunens intranät
ligger också inom uppdraget. Du ingår även i kommunens kommunikationsgrupp.
Hanteringen kring de lärarstudenter som gör verksamhetsförlagd utbildning vid någon av
kommunens skolenheter är också en samordningsuppgift som ligger på denna tjänst.

Är du intresserad av ett varierande arbete där prestigelöshet och att ha roligt på jobbet är
viktigt skicka i så fall in din ansökan till oss redan idag!

KVALIFIKATIONER
Vi söker dig som ser sammanhang och prioriterar rätt frågor, samt anpassar dig till nya
och förändrade krav och förutsättningar. Du har en högre administrativ utbildning, minst
en yrkeshögskoleutbildning, eller annan utbildning relevant för uppdraget och erfarenhet
som bedöms likvärdig.

Vi ser gärna att du har kunskap om de lagar och förordningar som styr offentlig förvaltning
liksom kunskap om de lagar och regler som måste följas inom skolverksamheten. Du ska
ha goda datakunskaper, och stor vana av att arbeta i administrativa IT-system. Du har
även väl utvecklad skriftlig och muntlig kommunikativ förmåga. Meriterande är erfarenhet
från offentlig förvaltning/skolorganisation samt förståelse för arbete i en politiskt styrd
organisation. Även tidigare erfarenhet från arbete i ett i ärende- och
dokumenthanteringssystem, och då särskilt i Ciceron-systemet, ses som särskilt
meriterande.

Som person trivs du med att arbeta självständigt men även i nära dialog med dina
medarbetare och förvaltningens chefer. Arbetet förutsätter att du har ett ansvarstagande
och strukturerat arbetssätt, är noggrann och trivs med varierande administrativa
arbetsuppgifter. Flexibilitet och känsla för service är värdefulla egenskaper i arbetet. Du
präglas av ett förhållningssätt som stämmer överens med vår värdegrund, Omtanke
Samverkan Självtillit och Handlingskraft.

ÖVRIGT
Urval och intervjuer påbörjas under ansökningstiden.

Tibro kommun har valt rekryteringskanal och tackar vänligt men bestämt nej till att bli
kontaktad av rekryteringsföretag.