Handläggare vid institutionen för kultur och lärande

Södertörns högskola är ett lärosäte i Stockholm som utbildar, forskar och samverkar för en hållbar samhällsutveckling. På högskolan finns drygt 11 000 studenter, cirka 70 program och 270 kurser. Utbildning och forskning bedrivs inom humaniora, samhällsvetenskap, teknik och naturvetenskap. Högskolan erbjuder också polisutbildning och lärarutbildning med interkulturell profil. Mycket av forskningen handlar om frågor som rör Östersjö- och Östeuropaområdet. På Södertörns högskola blandas ämnen, perspektiv, människor och erfarenheter. Här finns de nyfikna och de ifrågasättande, de som söker oväntade kombinationer, utveckling och utmaningar.

Institutionen för kultur och lärande består av ämnena engelska, estetik, filosofi, genusvetenskap, konstvetenskap, litteraturvetenskap, medie- och kommunikationsvetenskap, pedagogik, praktisk kunskap, retorik och svenska. Centrum för praktisk kunskap samt Utvecklingsenheten för högskolepedagogik tillhör också institutionen. Dessutom kan alla studenter på högskolan få hjälp från Studieverkstan, oavsett institution. Där arbetar personal från svenska, retorik och engelska. Inom institutionen är vi idag runt 250 anställda.

Som administratör ingår du i den administrativa avdelningen, där cirka 20 personer arbetar idag. I gruppen ingår utbildningsadministratörer, personalhandläggare, en administratör, kommunikatör och handläggare för forskarutbildning.

Arbetsuppgifter
I anställningen som handläggare är du prefektstöd där dina arbetsuppgifter bland annat består av mötesplanering, årskalender, sammanställning och redigering av olika dokument såsom verksamhetsplan, rutiner och policys. Uppgifterna kan även utgöras av hantering av remissvar, bistå institutionens ledningsgrupp med handläggning och utredning av olika frågor vid behov, samt hantering av prefektbeslut rörande exempelvis kursutbud och examinatorer.

I arbetet som handläggare ingår planering, uppföljning och administration av Institutionsnämndens möten, samt att vara sekreterare i nämnden. Du kommer också att bedriva ett proaktivt arbete med institutionens kurs- och utbildningsplaner. Där ingår exempelvis kontakter med ämnen och central förvaltning, tydliggörande av beslutsprocesser och tidsplaner.

I rollen ingår även att samordna institutionens utbildningsplanering och uppföljning av studentantal m.m. i verktyg som Hypergene och Excel. Det kommer även att ingå att göra beräkningar och sammanställningar i Excel och beslutsunderlag.

Du har också samordningsansvar för studentrepresentation i institutionens olika organ och är kontaktperson gentemot Studentkåren. Utöver detta kan samordnande arbete kring exempelvis avtalsskrivande och vissa forskningsfrågor komma att ingå i tjänsten.

Som handläggare ingår det även på institutionen i övrigt förekommande administrativa arbetsuppgifter.

Kvalifikationer


• Kandidatexamen eller annan kompetens som vi bedömer likvärdig
• 2 års erfarenhet av administrativt arbete vid myndighet
• Mycket god förmåga att uttrycka sig på svenska och engelska i tal och skrift
• Dokumenterad god samarbetsförmåga
• Dokumenterad administrativ skicklighet

 Följande kan vara meriterande:


• Erfarenhet av administrativt arbete vid universitet eller högskola
• Erfarenhet av protokollskrivande och stöd till beslutande organ.
• Erfarenhet av chefsstöd i form av mötesplanering, beslutshantering m.m.

För att vara framgångsrik i denna roll tror vi att du som person:


• Har en god förmåga att se sammanhang och prioritera
• Har erfarenhet av självständigt utredande och administrativt arbete, samt god förmåga att samordna och driva frågor
• Är tydlig i din kommunikation
• Är noggrann, strukturerad och har erfarenhet av att hantera komplexa arbetssituationer
• Är flexibel och tar ansvar för att lösa arbetsuppgifter
• Har förmåga att planera och tänka långsiktigt
• Kan hantera många olika system, exempelvis Word, Excel, Teams, Hypergene, Ladok,

Södertörns högskola arbetar med att utveckla digitala arbetssätt och som medarbetare förväntas du bidra till denna utveckling.

Anställningen
Anställningen är tillsvidare på heltid med tillträde enligt överenskommelse. Sex månaders provanställning kan komma att tillämpas.

Ansökan
Sista ansökningsdag är 2020-03-17.

Ytterligare upplysningar
Alexandra Blomstedt, biträdande administrativ chef, alexandra.blomstedt@sh.se
Elina Nylander, personalhandläggare, elina.nylander@sh.se
Therese Kruse, administrativ chef, therese.kruse@sh.se 


Den aktuella anställningen gäller under förutsättning att anställningsbeslutet vinner laga kraft.

En ansökan som inte är komplett eller inkommer till Södertörns högskola efter sista ansökningsdag kan komma att avvisas.

Södertörns högskola kan komma att tillämpa CV-revision.

Välkommen med din ansökan!

Fackliga kontaktpersoner:
SACO: Antonia Ribbing, tel: 070 -602 87 61, antonia.ribbing@sh.se
ST: Karin Magnusson tel: 08 -608 41 75, karin.magnusson@sh.s
SEKO: Henry Wölling tel: 08 -524 840 80, henry.wolling@ki.se

Södertörns högskola har gjort ett medvetet medieval för denna rekrytering och vi undanber oss därför kontakt med annonssäljare eller andra säljare av rekryteringstjänster.