Handläggare/registrator- utlämnande av allmänna handlingar

Stockholm växer som aldrig förr. Våra ambitioner är höga. Nu söker vi dig som vill vara med och forma morgondagens Stockholm.



Beskrivning av tillståndsenheten, Socialförvaltningen
Socialförvaltningen har sina lokaler i Farsta centrum.

Tillståndsenheten består av en tobaksektion och en alkoholsektion. Enhetens uppdrag är att säkerställa en god efterlevnad av alkohol- och tobakslagen i stadens restauranger gällande serveringstillstånd och försäljningsställen gällande tobakstillstånd. Kraven på service och rättssäkerhet i hanteringen är höga och vi ska på alla sätt hjälpa de företagare som vill bedriva sin verksamhet i Stockholms stad. Vi vill bidra till att skapa goda restaurang- butiks- och boendemiljöer för stadens medborgare samt bra förutsättningar för tillståndshavarna att konkurrera på lika villkor. För närvarande finns cirka 2200 serveringstillstånd och cirka 1000 tobakstillstånd i Stockholms stad. Tillståndsenhetens alkoholsektion består för närvarande av 16 handläggare, fyra assistenter, två gruppledare, en biträdande enhetschef och en enhetschef. Enhetens tobakssektion består av en biträdande enhetschef, en assistent och åtta handläggare. Enheten har också tillsynsansvar för alkohol, e-cigaretter, folköl, tobak samt kontroll av vissa receptfria läkemedel.

Då vår kollega går i pension söker vi nu en handläggare/registrator till tillståndsenheten. Du arbetar både inom tobak- och alkoholsektionen. Tjänsten är en tillsvidareanställning med start så snart som möjligt.

Om tjänsten som handläggare/registrator
I rollen som handläggare/registrator är du ansvarig för enhetens utlämnande av allmänna handlingar. Periodvis har vi ett högt tryck på begäran av allmänna handlingar. Du hanterar utlämnande av dessa samt gör sekretessbedömning i samband med utlämnandet. Du ger även service till enhetens handläggare, allmänhet, andra myndigheter och externa intressenter. Du bistår enhetens administration och handläggare med råd och stöd i frågor och rutiner gällande bland annat diarieföring, GDPR-frågor, offentlighet och sekretess och utlämnande av handlingar. Tio gånger per år har tillståndsutskottet sammanträde. Du är involverad i utskottshanteringen genom att du skickar kallelse, skriver protokoll och har hand om förtroendemannaregistret. Vidare är du enhetens kontakt med förvaltningens arkivarie gällande arkiv- och gallringsfrågor.

Du arbetar i nära samband med biträdande enhetschefer och administrationsgruppens fem medarbetare. Ni bollar med och stöttar varandra samt delar ansvar för vissa arbetsuppgifter. Bland annat delar du ansvaret som dokumentsamordnare samt för dokument- och GDPR-frågor. Vidare stödjer du ledningen på enheten med analyser och utveckling av enhetens interna rutiner och processer gällande informationshantering.

Din kompetens och erfarenhet
För denna tjänst krävs att du har:

- utbildning inom offentlig förvaltning, registratur, arkiv- system- eller informationshantering, alternativt annan relevant utbildning (exempelvis inom juridik) eller relevant arbetserfarenhet som arbetsgivaren bedömer likvärdig för rollen
- flerårig erfarenhet av utlämnande av allmänna handlingar och sekretessbedömning i samband med utlämnande av allmänna handlingar
- mycket god kunskap om offentlighet och sekretess samt de lagar och förordningar som styr informationshantering i offentlig verksamhet
- erfarenhet av arbete i digitala ärende- eller dokumenthanteringssystem
- god kompetens att arbeta i olika digitala system och i Officepaketets olika program
- mycket god förmåga att uttrycka dig väl på svenska i tal och skrift.


Det är meriterande om du även har:

- vana vid externa kontakter och serviceinriktat arbete
- erfarenhet av arbete med diarieföring och GDPR-frågor
- erfarenhet av gallring och arkivering.


Vid rekryteringen lägger vi stor vikt vid dina personliga egenskaper och följande kompetenser:I rollen som handläggare/registrator är det viktigt att du är en noggrann och strukturerad person. Du har förmåga att prioritera och planera om bland flera viktiga arbetsuppgifter och vara effektiv i ditt arbete. Utlämnande av offentliga handlingar kan innebära komplexa avvägningar. Du har därmed ett gott omdöme samt ser helheter och tar hänsyn till det större perspektivet i utlämnande av offentliga handlingar. Vidare är du en kommunikativ person som både uppskattar och har förmåga att samarbeta med och hantera olika slags kunder. Då det i rollen ingår att vara ett stöd för enheten är det även viktigt att du har en hög serviceförmåga. Du har intresse av och förmåga att hjälpa andra samt anstränger dig för att vänligt leverera lösningar. Det är samtidigt viktigt att du är tydlig och trygg med att förmedla vilka riktlinjer som gäller kring informationshantering.

Varmt välkommen med din ansökan!

Övrigt
Vi ser mångfald som berikande och välkomnar alla sökande oavsett kön, könsöverskridande identitet eller uttryck, sexuell läggning, etnisk tillhörighet, religion, funktionsnedsättning och ålder. Våra lokaler är tillgängliga och användbara för personer med nedsatt rörelse- eller orienteringsförmåga.

Stockholms stad arbetar med kompetensbaserad rekrytering som syftar till att se till varje persons kompetens och därmed motverka diskriminering.