Helsingborgs Kulturskola söker administratör!

Helsingborgs Kulturskola är i ett spännande utvecklingsskede och nu söker vi en administratör som vill vara spindeln i nätet för pedagoger, elever och vårdnadshavare!

Om arbetsplatsen
Kulturen är en viktig drivkraft för att göra Helsingborg till den mest attraktiva staden. Här bedrivs en aktiv och synlig kulturpolitik utifrån kulturinstitutionerna, de fria kulturutövarna och det civila samhällets engagemang. Förvaltningens publika verksamheter innefattar Helsingborgs bibliotek, Helsingborgs museum, Helsingborgs kulturskola och Dunkers kulturhus. Tillsammans stöds de av gemensamma stabsfunktioner för kommunikation, administration, ekonomi och HR.

Helsingborgs kulturskola har sin huvudsakliga verksamhet på Dunkers kulturhus, men vårt uppdrag innebär också att vi ska finnas tillgängliga på andra platser i staden. Vi möter varje vecka elever mellan 6-19 år som tar del av våra kurser, utbildningar och öppna verksamhet. Helsingborgs kulturskolas mission är att berika andra människors liv, vi ska vara en kulturskola i ständig utveckling och vara attraktiva, synliga och tillgängliga. Vi utgår från individens behov och har alltid invånarna i fokus. På Helsingborgs kulturskola har vi ett rikt och mångfasetterat utbud inom en mängd olika konstnärliga uttryck. Kulturskolan är en HBTQI-certifierad verksamhet.

Verksamheten består av ca 60 medarbetare; tre chefer, tre medarbetare inom administration och samordning, och 54 pedagoger. Vi erbjuder dig ett omväxlande, ansvarsfullt och stimulerande arbete med möjligheter till egen utveckling. Helsingborgs Kulturskola har i uppdrag att öka sitt elevunderlag med 25%, ett uppdrag som inspirerar hela verksamheten! 

Arbetsuppgifter
I rollen som administratör på Helsingborgs kulturskola kommer du att ansvara för hela elevintaget till utbildningar, vilket innebär mycket kontakt med pedagoger och vårdnadshavare. Du ansvarar även för vikariehantering och elevinstrument löpande i vardagen. Vidare stöttar du pedagogerna i frågor om vårt elevhanteringssystem speedadmin och hjälper dem med olika inköp till undervisning och lokaler. Du ansvarar för all fakturering av elevavgifter och attesterar alla inkommande fakturor. Vid behov ansvarar du för upphandlingar av nya leverantörer samt stöttar Kulturskolans samordnare i schemaläggning. Du stöttar vårdnadshavare och pedagoger i olika frågor för att få vardagen att flyta på bra och i rollen arbetar du tätt ihop med både samordnare och verksamhetskoordinator. Arbetstiden är förlagd under kontorstid.

Kvalifikationer

• Slutförd eftergymnasial utbildning inom administration, ekonomi eller motsvarande som arbetsgivaren bedömer som likvärdig. 
• Dokumenterad erfarenhet av minst två års administrativ tjänst inom kulturskola, skola eller studieförbund alternativt kulturförvaltning med arbete mot kulturskola.
• Erfarenhet av fakturering och attestering av fakturor inom offentlig sektor.
• Erfarenhet av arbete med inköp- och upphandlingsfrågor inom offentlig sektor. 

Har du sedan tidigare erfarenhet av att arbeta i schema- och bemanningssystemet medvind samt elevsystemet speedadmin är det meriterande. 

Som person tar du ansvar för dina arbetsuppgifter från ax till limpa. Du är noggrann, snabb och har förmåga att både gå in på detalj men också zooma ut och se en större helhet. Du arbetar proaktivt och känner arbetstillfredsställelse av att inte bara administrera utan också följa upp, analysera och komma med förslag till utveckling. Du kommunicerar obehindrat på svenska i tal och skrift, har ett starkt invånarperspektiv och trivs med att ge service både internt och externt. 

Stor vikt kommer att läggas vid personlig lämplighet.

I rekryteringsprocessen använder vi oss av urvalsfrågor och lägger stor vikt vid dessa i urvalsarbetet.

Att jobba i Helsingborgs stad
Vill du vara med och skapa en bättre stad tillsammans med helsingborgarna? Då ska du jobba i Helsingborgs stad. Här kan du använda din kreativitet och drivkraft till att göra livet lättare och tryggare för våra invånare, besökare och näringsliv. Tillsammans med nyfikna och hjälpsamma kollegor gör du skillnad i människors liv, både idag och i framtiden. Ett bra jobb idag, en bättre stad imorgon.

Här kan du läsa mer om hur det är att jobba i staden.

Övrig information
Som en del i denna rekrytering kommer vi begära in utdrag från belastningsregister. Du kan läsa mer på polisens hemsida. Skola eller förskola, e-tjänst | Polismyndigheten (polisen.se)

Sista ansökningsdag: 241028

Anställningsform: Tillsvidare

Omfattning: 100%

Tillträdesdatum: 250101 eller efter överenskommelse

Antal tjänster: 1


För att kvalitetssäkra rekryteringsprocessen i Helsingborgs stad använder vi rekryteringsverktyget ReachMee. Därför ber vi dig att skicka in din ansökan via ReachMee genom att klicka på ansökningslänken i annonsen. Du som söker jobb och har skyddade personuppgifter ska kontakta rekryterande chef i annonsen som kommer guida dig vidare för en säker ansökningsprocess. Du ska inte ansöka digitalt via ansökningslänken.

Fackliga företrädare
https://intranat.helsingborg.se/hr/samverkan-och-delaktighet/fackliga-foretradare/

Då vi inför denna rekrytering redan tagit ställning till de rekryteringskanaler vi önskar använda undanber vi oss vänligen men bestämt att bli kontaktade för ytterligare erbjudanden om kompetensförmedling, annonserings- och rekryteringshjälp.