HR-administratör

Umeå universitet satsar på kreativa miljöer för studier och arbete. Hos oss finns attraktiva utbildningar, världsledande forskning och utmärkta innovations- och samverkansmöjligheter. Fler än 4 300 medarbetare och 33 000 studenter har redan valt Umeå universitet. Välj oss du också.




Institutionen för språkstudier vid Umeå universitets humanistiska fakultet bedriver utbildning och forskning i språk, litteratur och språkdidaktik inom svenska, engelska, finska, franska, italienska, lingvistik, meänkieli, ryska, samiska, spanska och tyska.

Vi har ca 110 anställda och söker en HR-administratör på heltid med tillträde 2020-04-27 eller enligt överenskommelse. Provanställning kan komma att tillämpas.

Arbetsuppgifter

Som HR-administratör utgör du stöd till institutionsledning och medarbetare i diverse frågor inom personalområdet såsom rekrytering, arbetsmiljö, rehabilitering, arbetsrätt med mera. Du bistår med rådgivning inom personalfrågor utifrån gällande lagstiftning, avtal och riktlinjer.

I arbetsuppgifterna ingår det att hantera rekryterings- och anställningsärenden, att utforma annonser samt att administrera ärenden i e-rekryteringssystemet och andra personaladministrativa system vid universitetet. Arbetet innebär en nära dialog med prefekt och institutionens övriga administratörer.

Du medverkar till utvecklingen av personaladministrativa rutiner och arbetssätt vid institutionen samt är delaktig i framtagandet av underlag till institutionens årliga årsredovisning, kompetensförsörjningsplan och bisysslor. Du ansvarar för utformning och genomförande av introduktion av nyanställda vid institutionen samt är sekreterare i institutionens lokala samverkansgrupp.

I arbetsuppgifterna ingår också kontakter med forskningshandledare och forskarstudenter. Det ingår även att bistå institutionen med kontakter och kommunikation med internationella medarbetare inför deras kommande anställning. Du informerar och är internationella medarbetare behjälplig i frågor kring bland annat uppehållstillstånd, folkbokföring och försäkringar.

Arbetsuppgifterna innefattar även resebeställningar, granskning av reseräkningar, hantering av arvodesräkningar och planer för användning av medel för kompetensutveckling och expenser.

Utöver detta tillkommer arbetsuppgifter som handläggning av semestrar, tjänstledigheter, mer- och övertid, uppsägningar och andra personaladministrativa/administrativa arbetsuppgifter, vilka kan komma att förändras över tid beroende på verksamhetens behov. Även arkivering ingår i arbetet.

Kompetenskrav

Vi söker dig som har högskoleexamen från personalvetarprogrammet eller motsvarande examen samt erfarenhet av självständigt personaladministrativt arbete.
Arbetet kräver god datorvana och kunskaper i Officepaketet och att du har lätt för att lära dig nya administrativa system.

Eftersom du kommer att utforma beslutsunderlag och andra formella dokument, och lämna muntlig och skriftlig information ska du ha lätt att uttrycka dig i tal och skrift på både svenska och engelska.

För att trivas med anställningen bör du stimuleras av att ha flera kontaktytor, uppdrag och arbetsuppgifter pågående samtidigt.

Du ska ha lätt att samarbeta, god planeringsförmåga, gott ordningssinne, kunna prioritera bland arbetsuppgifter samt förmåga att arbeta självständigt och ta eget ansvar för ditt arbete. Du är en person med integritet och god serviceförmåga.



Meriterande

Vi ser gärna att du har erfarenhet av arbete med rekrytering samt av personaladministrativt arbete vid högskola/universitet.
Det är också meriterande om du har arbetat med datorbaserade personalsystem, till exempel Primula, PASS, Adato och Varbi.

Mycket stor vikt kommer att läggas vid personlig lämplighet.

Ansökan

Du ansöker via universitetets e-rekryteringssystem. Din ansökan ska vara inkommen senast 2020-03-04, och ska innehålla:

- personligt brev med motivering till varför du söker tjänsten
- CV/meritförteckning
- dokumentation av formella meriter (vidimerade kopior av betyg, examensbevis, kursintyg etc)
- övrig dokumentation (arbetsintyg, arbetsbetyg etc)
- kontaktuppgifter till minst två referenspersoner

Välkommen med din ansökan!



Umeå universitet vill erbjuda en jämställd och jämlik miljö där öppna samtal mellan människor med olika bakgrund och perspektiv lägger grunden för lärande, skaparkraft och utveckling. Vi välkomnar därför personer med olika bakgrunder och erfarenheter att söka den aktuella anställningen.


Till bemannings- och rekryteringsföretag och till dig som är försäljare: Vi undanber oss vänligen men bestämt direktkontakt med bemannings- och rekryteringsföretag samt försäljare av ytterligare jobbannonser.