HR-administratör med erfarenhet av lönehantering

Svenska institutet (SI) är en myndighet med uppdrag att skapa intresse och förtroende för Sverige utomlands. Vi arbetar med Sverigefrämjande, samarbete i Östersjöregionen och global utveckling. Se vidare på www.si.seVi söker en HR-administratör med erfarenhet av lön
Enheten för HR och service består av två delar; HR och service. Enhetens uppdrag är att säkerställa att SI har ett professionellt stöd samt väl fungerande processer för bl.a. kompetensförsörjning, lönebildning, en god arbetsmiljö, ändamålsenliga lokaler och lokal samverkan. 

Som HR-administratör ingår du i gruppen som arbetar med HR-frågor. Gruppen består av tre medarbetare, två HR-partner och HR-administratören vi nu rekryterar. Enhetens chef har också bakgrund inom HR. Vi tar tillsammans ett gemensamt ansvar för helheten genom ett nära samarbete i gruppen. Det gör att arbetsuppgifterna varierar och du måste trivas med att rycka in och hjälpa till där det behövs. Den andra gruppen i enheten består av tre medarbetare som arbetar med våra lokaler och kontorsservice. Tillsammans utgör vi ett stöd till verksamheten, där vi arbetar nära för att fånga upp behov i ett tidigt skede. 

Som HR-administratör arbetar du huvudsakligen med lönehantering och HR-administration. Det innebär exempelvis att du säkerställer en fungerande bevakning av lönepåverkande händelser, att underlag lämnas till Statens servicecenter inför lönekörning samt kontroll av lönefil innan lönekörning/utbetalning. När det gäller HR-administration arbetar du bland annat med framtagande av löne- och personalstatistik, administration av anställningar och avslut, framtagande av beslutsunderlag, diarieföring och arkivering. 

Utöver detta kommer du att bidra till att utveckla processer och rutiner inom ditt område i samarbete med andra stödenheter, så som Ekonomi och IT. Du kommer också att hantera löpande pensions- och försäkringsfrågor och fungera som enhetens dataskyddskoordinator. I samarbete med dina närmaste kollegor skriver och uppdaterar du HR-relaterad information på vårt intranät. Du fungerar också som koordinator för introduktion av nyanställda och utlysning av myndighetens praktikplatser. 

Vi kan erbjuda en omväxlande roll där du får arbeta serviceinriktat med stöd till både chefer och medarbetare. Du får möjlighet att ta stort ansvar samtidigt som du har stöd från erfarna och engagerade HR-kollegor.

Vi söker dig som har:


• Relevant eftergymnasial utbildning inom lönehantering och/eller HR-administration, alternativt dokumenterad erfarenhet som bedöms likvärdig. 
• Dokumenterad erfarenhet av likvärdiga arbetsuppgifter. 
• 3-5 års erfarenhet av lönehantering.  
• Erfarenhet av ytterligare ett eller flera av för tjänsten relevanta ansvarsområden. 
• Erfarenhet av att stödja chefer och medarbetare. 
• Erfarenhet av att läsa och tolka kollektivavtal inom ansvarsområdet. 
• Vana av att arbeta i den digitala arbetsmiljö som Microsoft Office 365 erbjuder (Teams, SharePoint, Excel etc.). 
• Förmåga att kommunicera obehindrat på svenska i tal och skrift.

Det är dessutom meriterande om du har:


• Erfarenhet av att arbeta med lönehantering på en statlig myndighet av liknande storlek som SI. 
• Erfarenhet av att vara operativ kontaktperson gentemot Statens servicecenter. 
• Förmåga att kommunicera obehindrat på engelska i tal och skrift.

Som person är du trygg med att ta eget ansvar i din yrkesroll. Du trivs med att arbeta i team och tycker det är roligt att ge stöd till verksamhetens chefer och medarbetare. Du är noggrann och flexibel i ditt arbetssätt och håller tidsfrister. I den här rollen är det viktigt att du har hög integritet och förstår vikten av att hantera information som du tar del av på ett säkert och professionellt sätt. 

Vi kommer att lägga stor vikt vid dina personliga egenskaper.  

Varaktighet och tillträde
Anställningen är tillsvidare med sex månaders inledande provanställning. Tillträde enligt överenskommelse. Det finns möjlighet att arbeta hemifrån 2 dagar per vecka om arbetet tillåter. 

Kontaktpersoner
Har du frågor om tjänsten är du välkommen att kontakta enhetschef Eva Sundman. Fackliga ombud är Jan-Frederic Buss (Saco-S) och Katharina Holmén (ST). Samtliga nås på telefon 08-453 78 00.

Ansökan
Välkommen med din ansökan senast 2024-01-08.

Bifoga endast CV och personligt brev i din ansökan. Övriga dokumentation begärs in vid behov. Vi använder oss av urvalsfrågor som del i vår urvalssprocess. Var noga med att dina svar speglar din kompetens och erfarenhet på ett korrekt sätt. 

Varför jobba hos oss? Vi erbjuder en arbetsplats som präglas av samarbete, nytänkande och förtroende. Vi är en innovativ och lyhörd myndighet där vi vågar testa nya saker och tar vara på erfarenheter och kompetenser. Vi har ett öppet förhållningssätt och genomsyras av en inkluderande attityd samt respekt för allas kompetens, åsikter och roller. Mångfald är en förutsättning för vårt uppdrag.Därtill erbjuder vi moderna lokaler, flexibla arbetstider, föräldrapenningtillägg samt generösa friskvårdsförmåner och semestervillkor.