HR-administratör till serviceförvaltningens HR-avdelning

Ref: 20213344

Arbetsuppgifter
Serviceförvaltningens HR-avdelning söker nu en ny HR-administratör, då en av våra HR-administratörer ska gå i pension. Hos oss kommer du få 13 härliga kollegor som alla jobbar med att stötta förvaltningens chefer inom olika HR-frågor. Vi jobbar gärna tillsammans med varandra på avdelningen och tillsammans med resterande stödfunktioner på förvaltningen. 

Som HR-administratör hos oss kommer dina arbetsuppgifter att vara:


• Arkivering, gallring och diarieföring av handlingar.
• GDPR-ansvarig på avdelningen, vilket innebär att vara arkivredogörare och ansvarig för HR avdelningens registerförteckning.
• Administration av HR-avdelningens utbildningar samt hantering av utbildningsstatistik.
• Administration av rikskort.
• Posthantering och administration av handlingar i olika system, exempelvis Platina.
• Planering och genomförning av avtackning i samband med pension och firande av jubilarer.
• Att samordna uppdatering av avdelningens styrdokument och arbeta med tillgänglighetsanpassning av avdelningens dokument.
• Att agera stöd till avdelningschef - genomföra bokningar, planering av aktiviteter för avdelningen, förbereda dagordning inför möten och att ta anteckningar från avdelningsmöten och förvaltningsråd.
• Att vara arbetsmiljösamordnare för stabsfunktionen och superanvändare i vårt system för avvikelsehantering (Agera).
• Att vara med och arrangera introduktion för förvaltningens nyanställda.
• Allmänt förekommande arbetsuppgifter inom avdelningen

Kvalifikationer
Vi söker dig som har gymnasieutbildning och några års arbetslivserfarenhet inom det administrativa området. Du behöver ha mycket goda kunskaper i svenska, både i tal och skrift samt mycket goda kunskaper i Office 365 för att klara av rollen. Vi ser det som en fördel om du dessutom har eftergymnasial utbildning eller yrkesutbildning inom administration eller HR. Erfarenhet av olika system, såsom exempelvis platina och Personec P och/ eller erfarenhet av arbete i offentlig verksamhet, gärna inom HR ser vi också som meriterande. Det är också ett stort plus om du har kunskaper inom GDPR och/ eller tillgänglighetsanpassning.

För att lyckas i rollen är det viktigt att du har en god administrativ förmåga och kan skapa struktur i ditt arbete. Ibland kan det vara många deadlines att förhålla sig till och därför är det viktigt att du är bra på att planera och organisera olika arbetsuppgifter. Eftersom en del av rollen är att ge service åt förvaltningens chefer i olika frågor är det viktigt att du kan anpassa dig efter andra och leverera önskat resultat på utsatt tid. Du har dessutom lätt för att samarbeta med andra i ditt arbete. Nya arbetsuppgifter kan tillkomma och därför ser vi gärna att du har en vilja att lära dig nytt och en förmåga att anpassa dig till förändrade omständigheter.

Om arbetsplatsen
HR-avdelningens uppdrag är att ge stöd åt förvaltningens chefer i arbetsgivarrelaterade frågor, säkerställa att Malmö stads HR-processer följs samt utveckla chefs- och medarbetarskapet i förvaltningen. Vi guidar förvaltningens chefer genom HR-processerna och utgör chefernas bollplank i frågor som rör medarbetarna – från rekryteringen och anställningen via arbetsmiljön och löneöversynen till anställningens slut.

Serviceförvaltningen är uppdelad i fem avdelningar och erbjuder allt från färdtjänst till IT och att svara medborgarna i Malmö stads kontaktcenter. Vi underhåller gator, parker, grönytor och stränder, förvaltar Malmö stads alla byggnader och ser till att våra skolelever får bra och näringsrik mat. Tillsammans är vi en smart servicepartner till staden.


Malmö stads verksamheter är organiserade i 14 förvaltningar. Vårt gemensamma uppdrag är att skapa välfärd och hållbar samhällsutveckling. Tillsammans med Malmöborna utvecklar vi en ännu bättre stad att bo, verka och vara i; olikheter, livserfarenheter och talanger gör Malmö till en smart stad i hjärtat av Europa. Världens kunskap finns här.

Läs om Malmö stad som arbetsgivare här malmo.se/jobb


Information om tjänsten
Anställningsform:Tillsvidareanställning
Omfattning: Heltid
Antal tjänster: 1
Tillträde: Mars/april 2022

Övrigt
Malmö stad strävar efter att medarbetarna ska avspegla den mångfald som finns bland befolkningen. Vi välkomnar därför sökande som kan bidra till att vi som arbetsgivare kan tillgodose Malmöbornas behov.