HR-administratör till serviceförvaltningens HR-avdelning (vikariat)

Ref: 20213136

Arbetsuppgifter
Serviceförvaltningens HR-avdelning söker nu en HR-administratör, då en av våra HR-administratörer ska gå på föräldraledighet. Hos oss kommer du få 13 härliga kollegor som alla jobbar med att stötta förvaltningens chefer inom olika HR-frågor. Vi jobbar gärna tillsammans med varandra på avdelningen och tillsammans med resterande stödfunktioner på förvaltningen. 

Rollen som HR-administratör består till stor del av att diarieföra handlingar i vårt ärendehanteringssystem, Platina. I dina arbetsuppgifter ingår också att hantera friskvårdsbidraget. Även arkivering och gallring av handlingar samt vid förfrågan utlämnande av allmän handling är delar av dina arbetsuppgifter. Som HR-administratör kommer du också att ansvara för rapportering till nämnden. Du kommer också se till så att HR-avdelnings årshjul samt några av våra styrdokument och sidor på intranätet är uppdaterade. Några andra av dina arbetsuppgifter blir att hantera löneskulder och semesterväxling samt rekvisitioner. Utöver detta ingår det i rollen att uppdatera introduktionsmaterial samt administrera utbildningar. Du kommer också att stötta dina kollegor i olika arbetsuppgifter samt ansvara för HR-avdelningens gemensamma mejlinkorg och post. 

Kvalifikationer
Vi söker dig som har gymnasieutbildning och minst 1 års arbetslivserfarenhet inom det administrativa området. Du behöver ha mycket goda kunskaper i svenska, både i tal och skrift samt goda kunskaper i Office 365 för att klara av rollen. Vi ser det som en fördel om du dessutom har eftergymnasial utbildning eller yrkesutbildning inom administration eller HR. Erfarenhet av olika system, såsom exempelvis platina och Personec P och/ eller erfarenhet av arbete i offentlig verksamhet, gärna inom HR ser vi också som meriterande. 

För att lyckas i rollen är det viktigt att du har en god förmåga att arbeta tillsammans med andra. Eftersom en del av rollen är att ge service åt förvaltningens chefer i olika frågor är det viktigt att du kan anpassa dig efter andra och leverera önskat resultat på utsatt tid. Ibland kan det vara många deadlines att förhålla sig till och därför är det viktigt att du är bra på att planera och organisera olika arbetsuppgifter. Nya arbetsuppgifter kan tillkomma och därför ser vi gärna att du har en vilja att lära dig nytt och en förmåga att anpassa dig till förändrade omständigheter.

Om arbetsplatsen
HR-avdelningens uppdrag är att ge stöd åt förvaltningens chefer i arbetsgivarrelaterade frågor, säkerställa att Malmö stads HR-processer följs samt utveckla chefs- och medarbetarskapet i förvaltningen. Vi guidar förvaltningens chefer genom HR-processerna och utgör chefernas bollplank i frågor som rör medarbetarna – från rekryteringen och anställningen via arbetsmiljön och löneöversynen till anställningens slut.

Serviceförvaltningen är uppdelad i fem avdelningar och erbjuder allt från färdtjänst till IT och att svara medborgarna i Malmö stads kontaktcenter. Vi underhåller gator, parker, grönytor och stränder, förvaltar Malmö stads alla byggnader och ser till att våra skolelever får bra och näringsrik mat. Tillsammans är vi en smart servicepartner till staden.


Malmö stads verksamheter är organiserade i 14 förvaltningar. Vårt gemensamma uppdrag är att skapa välfärd och hållbar samhällsutveckling. Tillsammans med Malmöborna utvecklar vi en ännu bättre stad att bo, verka och vara i; olikheter, livserfarenheter och talanger gör Malmö till en smart stad i hjärtat av Europa. Världens kunskap finns här.

Läs om Malmö stad som arbetsgivare här malmo.se/jobb


Information om tjänsten
Anställningsform: Tidsbegränsad anställning, februari 2022 - oktober 2022
Omfattning: Heltid
Antal tjänster: 1
Tillträde: Snarast möjligt, enligt överenskommelse

Övrigt
Malmö stad strävar efter att medarbetarna ska avspegla den mångfald som finns bland befolkningen. Vi välkomnar därför sökande som kan bidra till att vi som arbetsgivare kan tillgodose Malmöbornas behov.