HR-administratör, vikariat

Jobbify är en jobbplattform för seniora talanger.
För kunds räkning söker vi nu:

Är du en samordnare ut i fingerspetsarna? I denna roll ansvarar du för planeringen av olika dagar vi anordnar. Tycker du om att skriva? Du kommer att ta fram flera olika rekryteringsannonser, skriva protokoll och föra minnesanteckningar. Tycker du att service är lika viktigt som vi? Du kommer inte bara besvara frågor som kommer in från kommunens chefer och medarbetare utan du kommer också samarbeta med de fackliga organisationerna, stötta kommundirektören och träffa ferieungdomar. Har du svarat JA JA JA på dessa tre frågor? Då vill vi på HR-avdelningen bli dina nya kollegor!

Vi består av HR-chef, sju HR-konsulter, HR-administratör och en rekryterare samt löneenhetschef, fyra lönekonsulter och system- och löneansvarig. Vi tillhör Kommunledningskontoret som har arbetsplats i Djursholms slott som ligger nära Djursholms centrum.

Nu söker vi en HR-administratör som ska vikariera för vår medarbetare Isabelle som ska vara föräldraledig. Vi är ett sammansvetsat gäng som arbetar i team och värderar varandra högt, så det finns alltid kollegor att bolla frågor med, och skratta med! Låter det intressant? Välkommen in i vårt team och vår gemenskap!

Arbetsuppgifter

I rollen som HR-administratör kommer du att ha varierande arbetsuppgifter och stötta kommundirektör, HR-chefen, rekryterare samt HR-konsulter i det vardagliga arbetet. Då HR-avdelningen får många frågor varje dag från både chefer och medarbetare, främst per e-post, kommer du att svara på de enklare frågorna själv. Du kommer också, under samverkan med de fackliga organisationerna, hålla i dagordningen, kalla till möten och skriva protokoll samt under andra möten föra minnesanteckningar. I din roll ingår det att arbeta med rekryteringsadministration så som att publicera annonser, boka intervjuer och referenstagningar samt arbeta med vårt rekryteringssystem.

HR-avdelningen genomför ett flertal utbildningar och informationstillfällen under året där du kommer att vara ansvarig för planeringen. Det kan handla om att boka lokaler, föreläsare, beställa material och förtäring. Du förutsätts också kunna hålla i enklare tekniska frågor som att sätta igång ljudsystem, dela ut mikrofoner och ljudmyggor och se till att de fungerar under möten.

Kommunen erbjuder varje år feriejobb för ungdomar och du kommer att ansvara för att samordna arbetet med feriejobb vilket bl.a. innebär att du tar kontakt med chefer inom kommunen som kan tänkas ta emot ferieungdomar. När vi vet vilka arbeten vi kan erbjuda publicerar du jobben i feriesystemet och lottar sedan ut platserna, du håller i information till ungdomarna kring deras anställning och introduktion till kommunen samt besvarar löpande frågor som kommer in.

I dina arbetsuppgifter kommer det också att ingå publicering av texter på intranätet och i kommunens lärplattform samt utforma enklare enkäter för tex utvärdering av utbildningar. I arbetet ingår även andra arbetsuppgifter som uppstår löpande efter behov tex framtagande av anställningsavtal, kontering av fakturor, utlämnande av handlingar och GDPR frågor. HR-avdelningen arbetar med arbetsgivarfrågor och då behövs det ibland göras omvärldsanalyser, tex hur andra kommuner gör in i olika frågor, vilket kommer att vara en arbetsuppgift för dig. Du kan också komma att utreda olika frågor som kommundirektör eller olika specialistfunktioner inom Kommunledningskontoret kan behöva hjälp med.

Ena dagen är inte den andra lik helt enkelt!

Kvalifikationer

Vi söker dig som:
• Har relevant högskoleutbildning
• Har erfarenhet av administrativt arbete
• Har god förståelse för att leverera service
• Har mycket goda kunskaper i Officepaketet
• Är tekniskt kunnig med vilja att lära dig nya system
• Har god förmåga i tal och skrift i det svenska språket
• Behärskar engelska i tal och skrift

Det är meriterande om du:
• Har dokumenterad kunskap och erfarenhet av att skriva protokoll och minnesanteckningar
• Tidigare har arbetat i offentlig sektor

Vi kommer att lägga stor viktig vid personlig lämplighet. Vi söker en utåtriktad person med en stark känsla för service och flexibilitet. Du har lätt för att skapa nya relationer och kliver gärna fram i sociala sammanhang. Du är en lösningsorienterad och kreativ person som lätt finner lösningar.

I ditt arbete är du dessutom strukturerad och förstår vikten av att vara det. Du arbetar enligt en tydlig process, du organiserar och planerar ditt arbete väl, slutför det som påbörjats och håller deadline. Du har en mycket god samarbetsförmåga då samarbete är en stor och viktig del av ditt arbete.