HR Assistent till Kulturförvaltningen, vikariat

Stockholm växer som aldrig förr. Våra ambitioner är höga. Nu söker vi dig som vill vara med och forma morgondagens Stockholm.



Om oss
Kulturförvaltningen arbetar för att det kulturella utbudet i Stockholm ska bestå av ett stort antal möjligheter.

Vi ansvarar för huvuddelen av de kommunalt drivna kulturverksamheterna och ger stöd till det fria kulturlivet.

Vi har ca 900 medarbetare och omfattar Kulturskolan, Stockholms stadsbibliotek, Liljevalchs konsthall, Museer och konst med Stadsmuseet, Medeltidsmuseet och Stockholmia förlag. Evenemangsavdelningen arrangerar stora publika evenemang som till exempel Stockholms kulturfestival och ungdomsfestivalen We Are Sthlm. Våra verksamheter har ca 11 miljoner besök varje år. En utmaning för oss är att nå fler, och grupper som vi inte når idag. Alla ska känna sig välkomna i våra verksamheter, vilket ställer höga krav på medarbetarnas kompetens och engagemang.

Vi arbetar aktivt med hållbarhet och eftersträvar jämställdhet och mångfald. Vi ser gärna sökanden med olika bakgrund och erfarenheter.

HR-enheten är en enhet inom adminstrativa staben tillsammans med Ekonomi-, IT-, Lokal- och säkerhetsenheten.

Din roll
Som HR-assistent hos oss kommer du att ge stöd och service till medarbetare och chefer inom Kulturförvaltningen. Du kommer att ha ett särskilt ansvar för bland annat personalrapportering av löneunderlag till serviceförvaltningen och personalarkivet. Du stöttar dina kollegor inom HR-enheten med uttag och analys av statistik samt ansvarar för underlag till utbildningar, uppföljningar och liknande. I rollen stöttar du även stödfunktionerna inom administrativa staben med utbildnings- och mötesadministration samt beställningar och inköp till både utbildningar och till kontoret.

Som HR-assistent ingår även viss ekonomiadministration och du diarieför och arkiverar även handlingar samt registrerar hyresavtal och agerar kontaktperson mot upphandlade leverantörer.

Du är också ansvarig för kontorsservice i vårt moderna aktivitetsbaserade kontor. Det innebär att du ansvarar för en rad operativa frågor i kontoret och är länken mellan personalen och fastighetsägaren. I dina arbetsuppgifter ingår att ansvara för att kontoret är estetiskt tilltalande och att det är ordning och reda. Du ansvarar för den interna och externa posthanteringen inom förvaltningen. Du ansvarar även för administration av telefonabonnemang och avtal.

Din profil
Vi kommer lägga stor vikt vid personlig lämplighet där förmågor och färdigheter som självgående, initiativtagande och problemlösande analysförmåga är av stor betydelse.

Du tar ansvar, är strukturerad, arbetar självständigt och kommer med förbättringsförslag. I rollen är det viktigt att du drivs av att ge service och att du har ett stort intresse för administrativa uppgifter.

Vi ser gärna att du har en HR-utbildning eller liknande som vi bedömer likvärdig. Du har mycket god datavana och stor erfarenhet av Officepaketet, särskilt Word och Excel.


Övrigt
Vi arbetar i ett aktivitetsbaserat kontor i Rinkeby.  
Tjänsten är ett vikariat på ett år.             

Stockholms stad arbetar med kompetensbaserad rekrytering som syftar till att se till varje persons kompetens och därmed motverka diskriminering.