HR-Koordinator till Asteri Facility Solutions

Om Asteri
Asteri Facility Solutions AB är en av de ledande serviceleverantörerna av Städning och Arbetsplatsservice i Sverige och har sitt huvudkontor i Stockholm. Asteris kunder inkluderar några av de största företagen i Norden samt medelstora privata företag, hotellkedjor, butiker och myndigheter inom den offentliga sektorn. Asteri Facility Solutions AB har sedan ett ägarbyte för ett år sedan befunnit sig på en utvecklingsresa där HR är ett högt prioriterat område på företagsledningens agenda. Asteri har behov av en grundlig översyn av schemaläggningssystem inklusive hantering därav framåt. De utökar nu sin HR-avdelning och söker nu en HR Administratör som kommer ha en viktig roll i att utveckla HR funktionen till att bli mer digitaliserad, datadriven och affärsnära. I rollen kommer du i nära samverkan med operativa chefer i linjen och med en outsourcad lönefunktion.Din roll som HR-Koordinator
I rollen som HR koordinator kommer du att administrera, förvalta och utveckla användandet av schemaläggningssystem i överensstämmelse med rådande lagar och kollektivavtal. Som superuser i systemet ger du dagligt stöd och support kring användandet i schemaläggningssystemet, utvecklar och säkerställer korrekt användning av systemet i överensstämmelse med rådande lagar och kollektivavtal och verksamhetens behov. Därtill att identifiera, analysera och specificera användarbehov och felaktigheter samt föreslå förbättringar till HR Chef samt ta fram utbildningsmaterial och genomföra utbildningar i schemaläggningssystemet och ge utbildningsstöd till organisationen vid behov.

I rollen arbetar du som operativ stödfunktion och har nära kontakt med verksamheten och externa samarbetspartners och myndigheter, där du effektiviserar, strukturerar, analyserar och förbättrar arbetssätt och flöden. Vidare kommer du arbeta nära verksamheten med HR-administrativt stöd och olika HR- och verksamhetsrelaterade projekt.
Du rapporterar till Asteris HR-chef och kommer utgå huvudkontoret beläget i Solna Strand. Rollen är ny varpå det finns stora möjligheter att forma och utveckla rollen.
Exempel på vad du får göra: Ge rådgivning och stöd inom arbetstid och schemaläggning samt HR-administrativa frågor
Analys, kontroll och uppföljning av arbetade timmar, schemaperioder, frånvaro samt exportering av lönegrundande underlag till lönesystem, samt löpande administration av behörighet, roller och organisation
Ta fram rapporter, underlag och statistik, utföra registervård och underhåll
Ha löpande kontakt och koordinering med systemägare och outsourcad lönefunktion
Ta fram nya och revidera befintliga HR-relaterade processer och rutiner i ledningssystemet.
Administration exempelvis anställningar och avslut av anställningar. Bevakning och uppföljning av tidsbegränsade anställningar, försäkrings- och utbildningsadministration, och administration av ID06, Service-ID samt rekvirering av lönebidrag
Kontroll och uppföljning av arbetstillstånd
Arkivering, dokumentering och posthantering (HR, lön)
Övriga förekommande arbetsuppgifter på en HR-avdelning.

Dina kvalifikationer
Minst 2 års erfarenhet av administrativt HR-arbete
Erfarenhet av att vara med i upphandling, uppsättning, implementering och operativ drift av schemaläggningssystem. 
Erfarenhet av flera schemaläggningssystem och Office-paketet.
Erfarenhet av att arbetat med kollektivavtals-tolkningar i samband med uppsättning och drift av schemaläggningssystem.

Meriterande om du även har: Erfarenhet av Quinyx och Agda
Arbetat med lön och/eller first contact med outsourcad lönefunktion.
Branscherfarenhet (städ- och facility management) ifrån en liknande roll.
Erfarenhet ifrån kollektivavtalen inom Almega Serviceföretagen, Almega Tågföretagen och/eller Visita-HRF

För att lyckas i rollen tror vi att du är serviceorienterad, pedagogisk och utåtriktad, tar egna initiativ och är både trygg och van i att hjälpa organisationen med deras schemaläggnings- och HR-administrativa frågor. Du har ett resultatorienterat fokus, är flexibel och arbetar på ett strukturerat sätt för att kunna hantera många frågeställningar och ärenden samtidigt.
Vad Asteri erbjuder dig
Inom Asteri så är varje medarbetares åsikt viktig och tas tillvara på. Kulturen präglas av högt i tak och snabba men genomtänkta beslut. Anställningen kommer omfattas av kollektivavtal mellan Almega-Unionen/Ledarna samt kollektivavtalade försäkringar och pension (ITP-planen). Anställda erbjuds friskvårdsbidrag och rabatter på privat sjukvård och inköp av cykel.Övrigt
Start: Enligt överenskommelse, gärna så snart som möjligt
Omfattning: Heltid
Plats: Stockholm, Solna
Lön: Enligt överenskommelse