Huvudregistrator till Enhet för informationsförvaltning

Enhet för informationsförvaltning består av centraldiariet och regionarkivet, med uppdrag att stödja regionens verksamheter i frågor rörande dokumenthantering, arkivering och registrering av verksamhetsinformation. Enheten har en viktig roll i digitaliseringen av regionens informationshantering och bidrar till den utvecklingen.

Att hantera verksamhetsinformation ingår i varje organisations aktiviteter, processer och system. En stor del av det praktiska informationsförvaltningsarbetet sker därför i samtliga av regionens verksamheter, vilket innebär att samarbete och samverkan är centralt för att lyckas med det stödjande uppdraget. Enheten deltar också i det normerande arbetet inom sitt område.

Enhet för informationsförvaltning utgör tillsammans med Kanslienheten, Internkontrollenheten och Fackliga enheten, Region Gävleborgs Ledningsavdelning. Ledningsavdelningen är organisatoriskt placerad i Stabsförvaltningen, tillsammans med avdelningarna för juridik, miljö, säkerhet, hälsoval och projekt. Stabens övergripande uppdrag är att vara ett stöd för ledningen när det gäller ledning och styrning av verksamheten.

Vill du veta mer om våra förmåner? Läs mer här!
https://www.regiongavleborg.se/jobb-och-utbildning/region-gavleborg-som-arbetsgivare/Formaner/

ARBETSUPPGIFTER
Dina arbetsuppgifter består av löpande diarieföring av ärenden, hantering och inskanning av inkommande post och andra handlingar. Diarieföringen sker till stor del digitalt, men hantering av pappersdokument är fortfarande en del av arbetet. I arbetet ingår också bland annat att

• Säkerställa och ta fram rutiner för registrering av allmänna handlingar
• Handlägga utlämningsärenden och göra sekretessbedömningar
• Bedöma skyddsnivåer för personuppgifter inom ramarna för registreringsprocessen

Som en av två huvudregistratorer med utökat ansvar har du i grunden samma arbetsuppgifter som övriga registratorer, men med tillägg av arbetsuppgifter inom nedanstående områden:
• Löpande utbilda regionens personal i frågor kopplade till ärendehantering och diarieföring.
• Löpande ta ansvar för att förvalta och ajourhålla centraldiariets metadataschema.
• Delta i att ta fram rutiner, riktlinjer och lathundar för regionens anställda i ärendehantering, posthantering och annan relevant dokumentstyrning.
• Delta i det regionsövergripande processkartläggningsarbetet och dela ansvar med regionarkivet för förvaltningen av regionens klassificeringsstruktur.
• Delta i framtagandet av informationsförvaltningsplaner som rör arkiv och diarium, tillsammans med regionarkiv.
• Delta i Regionen digitaliseringsarbete i frågor som rör ärendehantering och ärenderegistrering.
• Delta i projekt och arbetsgrupper i frågor som rör registratur och ärendehantering

Planerade förändringsarbeten
Enheten befinner sig i en spännande fas, som omfattar två stora utvecklingsarbeten; övergång från fysiskt arkiv till e-arkiv, samt en samlokalisering av regionarkiv, journalarkiv och centraldiarium. Projektet kan komma att innebära ny organisering och nya arbetssätt för Regionarkivet och Centraldiariet. Det kommer också att innebära en flytt till andra lokaler.

KVALIFIKATIONER
Miniminivå
• Akademisk utbildning/examen inom arkiv- och informationsvetenskap, offentlig förvaltning, statsvetenskap eller annan lämplig högskoleutbildning.
• God kunskap om de lagar och förordningar som styr hanteringen av allmänna handlingar inom offentlig förvaltning.
• En väl utvecklad kommunikativ förmåga, samt en god förmåga att uttrycka dig både i tal och i skrift i svenska.
• God it-vana med god allmänkunskap om och i olika systemmiljöer.

Meriterande
• Erfarenhet av att arbeta som registrator med verksamhetskontakt i offentlig förvaltning.
• Erfarenhet av arbete med digitala ärendehanteringssystem.
• Erfarenhet av att ge råd och utbildning inom offentlighet- och sekretess och ärendehantering.

Arbetet ställer krav på att du är ansvarstagande, strukturerad, noggrann och systematisk. Det är mycket viktigt att du kan arbeta självständigt och kan lösa uppkomna problem. Vidare ser vi att du är serviceinriktad, har lätt att skapa kontakter, samarbeta med andra och kan ta egna initiativ.

För att lyckas i rollen behöver du ha förmåga att skapa dig en helhetssyn över en verksamhet och vara bra på att skapa goda relationer. Vi kommer lägga stor vikt vid personliga egenskaper.

ÖVRIGT
Region Gävleborg är en proaktiv samhällsaktör med erfarenheter som sträcker sig över 150 år. Vi bidrar till att skapa välfärd och livskraft för våra invånare och sätter deras bästa i fokus genom vår historia, vår framtidstro och dagens arbete. Vår värdegrund är professionalism och ansvar, respekt och ödmjukhet samt öppenhet och ärlighet.

Vi erbjuder hög kvalificerad kompetens inom hälso- och sjukvård, regiontrafik, kulturutveckling, folkbildning och regional utveckling som tillsammans ökar attraktionskraften för vår region.

Vi ger människor goda förutsättningar för ett aktivt liv med ökad livskvalitet. Det gör oss till en modern och livskraftig aktör som är under ständig utveckling och som visar på en stark framtidstro.

Med cirka 7 600 medarbetare är vi regionens största arbetsgivare som driver samhällsutvecklingen framåt för ett livskraftigt Gävleborg. Välkommen till oss!

Information till rekryteringskonsulter och annonssäljare:
Vi har redan beslutat var vi vill synas med våra platsannonser samt vilket stöd vi vill ha i rekryteringen. Vi kommer inte att köpa annonsplats eller tjänster för pågående rekrytering och ber er därför att inte kontakta oss med sådana erbjudanden.