Huvudregistrator till gymnasie- och vuxenutbildningsförvaltningen

Ref: 20221093

Arbetsuppgifter
Avdelningen för nämnd och ärendehantering har ett brett ansvarsområde i gymnasie- och vuxenutbildningsförvaltningen och en viktig roll i utveckling och kvalitetssäkring av förvaltningsövergripande processer. Vi ser nu fram emot att välkomna en ny huvudregistrator till vårt team.  

Som huvudregistrator ansvarar du för förvaltningens hantering av allmänna handlingar och i det ingår registrering och hantering av ärenden. Du har en viktig roll i att säkerställa att diarieföring av inkomna och upprättade handlingar sker i enlighet med gällande lagstiftning. I dina arbetsuppgifter ingår även utlämnande av allmänna handlingar vid förfrågningar. Registraturen är central i förvaltningens arbete och som huvudregistrator utgör du ett viktigt stöd i dokument- och ärendehantering.

För att trivas i den här rollen tror vi att du är en person som tycker om att arbeta metodiskt och noggrant och förstår vikten och värdet i att ärenden hanteras på ett korrekt sätt, samtidigt behöver du vara nyfiken och drivande i arbetet med att utveckla processer, rutiner och arbetssätt inom området. Du kommer att driva utvecklingsarbetet inom dokument- och ärendehantering, tillsammans med dina kollegor. Som huvudregistrator har du dessutom en rådgivande roll gentemot hela förvaltningen, vilket bland annat innebär att du driver nätverket för registratorer ute i verksamheten. Du är superanvändare och processledare för vårt ärendehanteringssystem, Platina. En del av uppdraget innebär utbildning och support till verksamheten vad gäller Platina och dokument- och ärendehantering. 

Kvalifikationer
Vi söker dig med en för området relevant kandidatexamen (180 hp) och minst två års erfarenhet av arbete med registratur och ärendehantering inom offentlig förvaltning. Du kommer vara vår expert i registratur och förväntas utbilda och stödja andra registratorer i dokument- och ärendehantering. Därför ställer vi krav på att du har tidigare arbetat i Platina eller andra liknande dokument- och ärendehanteringssystem. 

Det är meriterande om du har läst kurser inom registrering, offentlig förvaltning, juridik eller informationsvetenskap. Om du har goda kunskaper om offentlighets- och sekretesslagstiftning ser vi det som ett stort plus. 

För att lyckas med uppdraget är det viktigt att du kan arbeta självständigt men också involvera och samarbeta med andra när det behövs. Du tar stort ansvar för ditt arbete och planerar och prioriterar dina uppgifter på ett effektivt sätt. Då du kommer att ha många olika kontaktytor behöver du ha ett stöttande och serviceinriktat sätt. Vidare ser vi att du har en god analytisk förmåga och har ett helhetsperspektiv på ditt uppdrag. Mycket goda kunskaper i svenska och engelska är ett krav för tjänsten och du uttrycker dig väl både i tal och skrift. 

Är DU vår nya kollega? Vi ser fram emot din ansökan!

Om arbetsplatsen
Gymnasie- och vuxenutbildningsförvaltningen är en av tre skolförvaltningar i Malmö stad. Vi ansvarar för utveckling och genomförande av gymnasieskola och vuxenutbildning. Idag är vi cirka 1600 medarbetare och vi finns i hela Malmö. Vi arbetar för att ungdomar och vuxna ska nå målen för sin utbildning och bli aktiva i vårt samhälle. Vi finns för att skapa bästa möjliga förutsättningar för Malmöborna att kunna växa genom livslångt lärande.

På Storgatan 20 samlar vi våra centrala stödfunktioner, organiserade i fem avdelningar: avdelningen för kommunikation, medborgarkontakt och antagning, ekonomiavdelningen, HR-avdelningen, kvalitets- och utvecklingsavdelningen samt avdelningen för nämnd och ärendehantering där denna tjänst är placerad. På avdelningen för nämnd och ärendehantering är vi just nu 11 medarbetare: förvaltningsjurist, arkivarie, huvudregistrator och nämndsekreterare, två administratörer och fyra utredningssekreterare, samt en dataskyddssamordnare. Vi stöttar förvaltningen med bland annat juridisk rådgivning, dokument- och ärendehantering samt handlägger skoljuridiska ärenden och skriver fram ärenden till nämnden. På vår avdelning samordnas också en del förvaltningsövergripande processer, som planering och uppföljning med mål och intern kontroll.

Malmö stads verksamheter är organiserade i 14 förvaltningar. Vårt gemensamma uppdrag är att skapa välfärd och hållbar samhällsutveckling. Tillsammans med Malmöborna utvecklar vi en ännu bättre stad att bo, verka och vara i; olikheter, livserfarenheter och talanger gör Malmö till en smart stad i hjärtat av Europa. Världens kunskap finns här. 


Läs om Malmö stad som arbetsgivare här malmo.se/jobb


Information om tjänsten
Anställningsform:Tillsvidareanställning
Omfattning: Heltid
Antal tjänster: 1
Tillträde: Enligt överenskommelse

Övrigt
Malmö stad strävar efter att medarbetarna ska representera den mångfald som finns i vår stad. Vi välkomnar därför sökande som kan bidra till att vi som arbetsgivare kan uppfylla Malmöbornas behov.

 
Dina ansökningshandlingar är allmänna handlingar och hanteras enligt offentlighetsprincipen. Det innebär att vi inte behandlar din jobbansökan konfidentiellt. Har du beslut om skyddade personuppgifter ber vi dig kontakta annonsens kontaktperson för alternativ sökväg.