Hybrid Controller/Upphandlare till Medlingsinstitutet

Om tjänsten
För en hybridtjänst som Controller/Upphandlare söker vi dig med tidigare erfarenhet för ett uppdrag hos Medlingsinstitutet under tiden rekrytering pågår. Medlingsinstitutet är mindre myndighet med 13 anställda.  I din roll som Controller/Upphandlare arbetar du nära kollegor bestående av statistiker, nationalekonomer, utredare samt administrativ personal.

Medlingsinstitutet lyder under Arbetsmarknadsdepartementet och har tre huvuduppgifter, att verka för en väl fungerande lönebildning, ansvara för medling i arbetskonflikter samt att vara statistikansvarig myndighet för den officiella lönestatistiken 

I arbetsuppgifterna ingår att hantera myndighetens övergripande ekonomi, uppskattningsvis uppgår denna del av tjänsten till cirka 40 % av den totala arbetstiden. Medlingsinstitutet köper ekonomiadministrativa tjänster (inkl. redovisningstjänster) från Statens servicecenter (SSC). I arbetet ingår att ha löpande kontakter med SSC kring ekonomi- och bokföringsfrågor. Till arbetsuppgifterna hör att göra månadsvisa budgetuppföljningar samt sammanställa myndighetens budgetprognos i oktober.

Övrigt förekommande arbetsuppgifter innebär: 
- Hämta/ta ur rapporter från ekonomisystemet Unit4.
- Kontakter med revisorer från Riksrevisionen 
- Framtagning av underlag enligt revisorernas önskemål, till viss del i samarbete med SSC. 
- Förberedelser inför årsredovisning enligt en checklista och i samarbete med SSC
- Förberedelser inför nästa års budgetarbete påbörjas i slutet av 2024.
- Löpande fakturahantering (attest) i Visma Proceedo. Fakturahanteringen sköts i samarbete med myndighetskoordinator som har till uppgift att granska fakturorna, kontera och bifoga underlag. 
- Kontroll och slutattest av fakturor  

Den andra delen av tjänsten som beräknas uppgå till 60% av den totala arbetstiden innebär att vara med i förberedelser för att flytta till ny kontorslokal. Arbetet går ut på att självständigt avropa från ett antal olika statliga ramavtal för varor och tjänster som behövs vid flytt och drift av det nya kontoret. De tjänster som kommer att avropas är flyttfirma, tjänster för avveckling av det gamla kontoret, möbler/inredning, städtjänster och kaffemaskin. 

Därutöver kan det komma mindre direktupphandlingar och inköp m.m. såsom fruktkorg, kontorsväxter och anslutning till receptions- och vaktmästeritjänster i den nya kontorsfastigheten. Stora delar av kravspecifikationer och underlag till avropsförfrågningar har redan förberetts under våren och sommaren 2024. 

Arbetet leds av myndighetens generaldirektör. Den övriga administrativa personalen består av två kollegor; en myndighetskoordinator och en IT-samordnare. För kontorsflytt finns det också en upphandlad extern konsult som stöd. 

Uppdragsperiod och omfattning:
Tjänsten som Controller/Upphandlare är ett konsultuppdrag på heltid med start den19 augusti och beräknas pågå till och med 30 december 2024, med möjlighet till förlängning.

Arbetet utförs i huvudsak på myndighetens kontor i Gamla stan, med viss möjlighet till distansarbete. Under januari 2025 kommer myndigheten flytta till nytt kontor på Drottninggatan 89 i Stockholm.

Krav för tjänsten:
• Högskoleutbildning inom juridik, ekonomi eller likvärdigt. Alternativt, YH-utbildning som upphandlare/inköpare.
• Minst ett (1) års arbetslivserfarenhet som upphandlare/inköpare samt minst ett (1) års erfarenhet som Controller 
• Goda kunskaper inom LOU/LUF
• Erfarenhet från att arbeta med upphandlingsverktyg t.ex. TendSign, Mercell
• Goda kunskaper i MS Office eller likvärdigt
• Kunskaper i analysverktyg (exempelvis QlikView och Insikt
• Kunskaper i ekonomisystem (exempelvis U4 Agresso, Raindance, Visma m.fl.)
• Kommunicera obehindrat på svenska, såväl i tal som skrift

För att vi ska ha möjlighet att ta dig vidare i processen behöver du tydligt redogjort i ditt CV att samtliga ovan krav är uppfyllda. Ange vilket/vilka uppdrag som påvisar efterfrågad erfarenhet. Tidsperiod ska anges i år och månad ÅÅ-MM.

Om dig
Vi söker dig med god samarbetsförmåga och som trivs med att arbeta i en mindre organisation. Har du dessutom tidigare arbetat i en statlig verksamhet (ett år eller mer) kommer det värderas högt. För att lyckas i rollen bedömer vi att du ska ska ha minst ett års erfarenhet av liknande arbetsuppgifter som controller och upphandlare.

För att säkerställa en kompetensbaserad rekrytering använder vi oss i denna process av arbetspsykologiska tester. Vi kommer att lägga stor vikt vid personlig lämplighet. Sista ansökningsdag 4 juni 2024

Kammarkollegiet
Adecco är stolt leverantör till Kammarkollegiet inom ramavtalen för bemanning av kontorspersonal samt rekrytering av kontorspersonal och chefer i hela Sverige.

Kontaktuppgifter
Har du frågor om tjänsten eller rekryteringsprocessen är du varmt välkommen
att kontakta ansvarig rekryterare: Anki Arnquist via Adecco´s växel 010 – 173 73 00 eller mejl: anki.arnquist@adecco.se 

Har du frågor angående registrering, var god kontakta supporten via info@adecco.se 

Välkommen med din ansökan!