IMY rekryterar kontorsansvarig administratör

Vi är stolta över vår historia. 1973 var Sverige först i världen med en dataskyddsreglering och inrättade myndigheten Datainspektionen. Uppdraget var, då som nu, att värna skyddet av personuppgifter och medborgarnas integritet. Under 2018 förstärktes det rättsliga skyddet för den personliga integriteten genom EU:s dataskyddsförordning, GDPR. Den 1 januari 2021 bytte vi, efter regeringsbeslut, namn till Integritetsskyddsmyndigheten (IMY). Namnbytet markerar ytterligare uppdraget att verka för att skydda medborgarnas grundläggande fri- och rättigheter. Vår vision är ett tryggt informationssamhälle – tillsammans värnar vi den personliga integriteten.Vi är jättestolta över våra nya fina lokaler och inser att vi behöver en kontorsansvarig administratör som kan se till att kontoret fungerar och som stöttar vår utbildningsverksamhet. Hos oss får du möjlighet att arbeta i en spännande verksamhet med ett viktigt uppdrag som påverkar alla medborgare i vårt samhälle.

Arbetsuppgifter
Du ser till att alla de viktigaste aspekterna av vårt fina kontor fungerar. Du tar fullt ansvar för funktionaliteten i lokalerna med bland annat reception, mötesrum, pentry/lunchrum, kaffestationer, kontorsförråd, kopierings- och printerrum och våra fina terrasser.

Du är kontaktperson mot våra leverantörer och ansvarar för beställningar av exempelvis kontorsmaterial, beställningar till pentry/lunchrum, kontorets växt-abonnemang etc. Du tar emot leveranser, hanterar felanmälningar och hjälper till med diverse bokningar för resor och konferenser.

Du är också administrativt stöd till vår utbildningssamordnare. Du stöttar vår utbildningssamordnare vid  externa konferenser och webbinarium samt vid externa och interna utbildningar. Du administrerar anmälningar och utvärderingar samt hjälper till vid lokalbokningar. 

I arbetet ingår att:


• Ansvara för vårt kontorsmaterialförråd – inventera, beställa, se till att kontorsmaterialförrådet är snyggt och prydligt ordnat och att rutiner för påfyllning fungerar
• Ansvara för pentry/lunchrum och våra kaffestationer – ser till att vi har kaffe, mjölk, frukt etc i pentryt och på våra kaffestationer, att köksmaskinerna fungerar etc
• Ansvara för våra leveranser av exempelvis kontorsmateriel, frukt, kaffe och mjölk, blommor, tårtor etc vid diverse firande etc
• Ansvara för receptionen, ta emot besökare och leveranser
• Delta i arrangemang av myndighetens trivselaktiviteter
• Administrera anmälningar till myndighetens externa konferenser, webbinarium och utbildningar samt interna utbildningar (i systemet Lyyti)
• Administrera utvärderingar av myndighetens externa konferenser, webbinarium och utbildningar samt interna utbildningar (i systemet Lyyti)
• Bistå praktiskt och administrativt, samt vara backup till, utbildningssamordnaren vid externa konferenser, webbinarium och utbildningar samt interna utbildningar
• Dokumentation och diarieföring kopplat till utbildningsverksamheten

Kvalifikationer
Vi söker dig som har gymnasial utbildning och minst två års dokumenterad erfarenhet av en liknande kombinerad roll. Du har dokumenterad erfarenhet av arbete inom servicebranschen och är van att arbeta med varierande arbetsuppgifter.

Du har goda kunskaper i Office-paketet.

Du har mycket goda kunskaper i svenska och engelska i både tal och skrift.

Dina personliga egenskaper
Som person är du serviceorienterad och har lätt för att bygga relationer. Du trivs som spindeln i nätet och är van att arbeta självständigt med många olika kontaktytor både internt och externt. I dina kontakter skapar du förtroende och tillit. Du är en av våra främsta kulturbärare med din trevliga och tillmötesgående personlighet.

Du är stabil, prestigelös och samarbetar lyhört med tydlighet både internt och externt. Du är lösningsorienterad och arbetar effektivt under skiftande förutsättningar. Du är dessutom noggrann, stresstålig och har förmågan att leverera med god kvalitet även under hög arbetsbelastning.

Du har ett utpräglat ordningssinne och har förmågan att hålla fokus på många olika uppgifter samtidigt. Du tar stort ansvar för dina arbetsuppgifter samtidigt som du bidrar till helheten och myndighetens kultur och verksamhetens utveckling.

Vi lägger stor vikt vid dina personliga egenskaper.

Tjänsten
Du rapporterar till vår administrativa chef som ingår i myndighetens ledningsgrupp. Anställningen är en tillsvidareanställning på heltid. IMY tillämpar sex månaders provanställning. Du kommer att arbeta i våra nyrenoverade lokaler centralt i Stockholm.

Frågor om tjänsten
För ytterligare information om tjänsten och rekryteringsprocessen, kontakta gärna


• Administrativ chef Karin Malmborg, 08-657 61 29
• HR-administratör Evelina Spännar, 08 657 61 02
• Facklig företrädare Evelin Palmér (Saco), 08-657 61 43

Hur ansöker jag?
Sista dag för ansökan är den 30 oktober 2022. Din ansökan registrerar du enligt anvisning på www.imy.se/ledigajobb

Någon form av färdighetstest eller personlighetsanalys kan komma att ingå i rekryteringsprocessen. När beslut om tillsättning har fattats meddelas detta på IMYs anslagstavla. Inför rekryteringen har vi noga övervägt våra annonseringsvägar och vill därför inte bli kontaktade av rekryterings- och annonsförsäljare.

 

Om IMY
IMY arbetar för att skydda medborgarnas alla personuppgifter, till exempel om hälsa och ekonomi, så att de hanteras korrekt och inte hamnar i orätta händer. Det är vi som granskar att företag, myndigheter och andra aktörer följer GDPR – dataskyddsförordningen. Vi utbildar och vägleder dem som behandlar personuppgifter. Vi påverkar även lagstiftningen.

Vi vill se en hållbar och integritetsvänlig digitalisering. Vi är övertygade om att det går att värna medborgarnas trygghet och samhällets säkerhet, utan omotiverad kartläggning och övervakning. Tillsammans med övriga dataskyddsmyndigheter i EU arbetar vi för att medborgarnas personuppgifter ska ha samma skydd i hela unionen. Vi arbetar även för att kreditupplysning och inkassoverksamhet ska bedrivas på ett korrekt sätt.

Vi erbjuder dig som medarbetare en arbetsplats som präglas av utveckling och ett öppet klimat, kompetenta och engagerade kollegor och ett erfaret, utforskande ledarskap. Vi arbetar enligt värdeorden tillsammans, tillit, tydlighet, tillgänglighet och transparens. Vår vision är ett tryggt informationssamhälle, där vi tillsammans värnar den personliga integriteten.