IMY rekryterar utbildningsadministratör

Vårt uppdrag berör hela samhället. Sverige är mitt i en digital omställning som påverkar alla människor och samhällssektorer. På IMY arbetar vi tillsammans för att skydda personuppgifter, till exempel om hälsa och ekonomi, så att de hanteras korrekt och inte hamnar i orätta händer. Under 2023 växer vi och rekryterar totalt ett 50-tal nya medarbetare. Totalt blir vi ca 150 medarbetare. Det ger oss ännu bättre förutsättningar att bidra till en hållbar digitalisering, där offensiv innovation kombineras med ett starkt integritetsskydd. Vill du också arbeta för ett tryggt informationssamhälle med viktiga frågor om dataskydd och kamerabevakning? Då ska du söka jobb hos oss.Myndigheten befinner sig i ett dynamiskt utvecklingsskede och vi behöver förstärka resurserna med en utbildningsadministratör som kan stötta vår utbildningsverksamhet på enheten för kommunikation och utåtriktad verksamhet. Hos oss får du möjlighet att arbeta i en spännande verksamhet med ett viktigt uppdrag som påverkar alla medborgare i vårt samhälle.

Arbetsuppgifter
Som utbildningsadministratör på IMY är du administrativt stöd till vår utbildningssamordnare. Du stöttar vår utbildningssamordnare vid externa konferenser och webbinarier samt vid externa utbildningar. Du arbetar även nära HR-funktionen och stöttar dem kring planering, genomförande och utvärdering av interna utbildningar. Du administrerar anmälningar och utvärderingar samt hjälper till vid lokalbokningar. Du arbetar intensivt tillsammans med myndighetens medarbetare och chefer. Du arbetar i en händelserik arbetsmiljö, ofta i ett högt tempo.

Dina arbetsuppgifter handlar bland annat om:


• Administrera och planera för samt bidra i genomförandet av externa och interna utbildningar, webbinarium och konferenser (du bjuder in deltagare, genomför och utvärderar)
• Resursallokering
• Bokning av kurslokaler
• Produktion och distribution av kursmaterial och informationsmaterial för myndighetens utbildningar, webbinarinum och konferenser.
• Kommunicera med externa leverantörer och deltagare inför, under och efter utbildningar, webbinarium och konferenser
• Bistå praktiskt och administrativt, samt vara backup till, utbildningssamordnaren vid externa konferenser, webbinarium och utbildningar samt interna utbildningar
• Utvärderar och följer upp utbildningar, webbinarium och konferenser
• Löpande hantering av föreläsningsförfrågningar
• Arbete sker i systemen Lyyti och Quickchannel för hantering av inbjudningar och sändningar av webbinarium och konferenser
• Administrera anmälningar till myndighetens externa konferenser, webbinarium och utbildningar samt interna utbildningar (i systemet Lyyti)
• Administrera utvärderingar av myndighetens externa konferenser, webbinarium och utbildningar samt interna utbildningar (i systemet Lyyti)
• Dokumentation och diarieföring kopplat till utbildningsverksamheten

Kvalifikationer

Du är en strukturerad utbildningsadministratör med erfarenhet av liknande arbetsuppgifter. Du gillar att vara spindeln i nätet. Vår verksamhet har blivit allt mer digital och för att lyckas med ditt uppdrag behöver du ha erfarenhet av digitala kanaler. Du har dokumenterad erfarenhet av självständigt ansvar för utbildningsadministration. Detta innebär att du har arbetat aktivt med utbildningsaktiviteter och eventuellt produktion av kursmaterial. Du har varit delaktig i resursallokering för genomförandet av utbildningar, webbinarier och konferenser. Vi förutsätter att du är en van datoranvändare med goda IT-kunskaper.

Du har


• eftergymnasial utbildning och arbetslivserfarenhet av administrativa och samordnande funktioner
• minst två års erfarenhet som kursadministratör/utbildningsadministration
• grundläggande kunskaper inom Office-paketet
• mycket goda kunskaper i svenska och engelska, både i tal och skrift

Det är meriterande om du har erfarenhet av arbete i Lyyti, Quickchannel och Platina. Det är även meriterande om du har erfarenhet av liknande arbete inom myndighet eller offentlig sektor.

Dina personliga egenskaper
Som person är du serviceorienterad och har lätt för att bygga relationer. Du trivs som spindeln i nätet och är van att arbeta självständigt med många olika kontaktytor både internt och externt. I dina kontakter skapar du förtroende och tillit. Du är en av våra främsta kulturbärare med din trevliga och tillmötesgående personlighet.

Du är stabil, prestigelös och samarbetar lyhört med tydlighet både internt och externt. Du är lösningsorienterad och arbetar effektivt under skiftande förutsättningar. Du är dessutom noggrann, stresstålig och har förmågan att leverera med god kvalitet även under hög arbetsbelastning.

Du har ett utpräglat ordningssinne och har förmågan att hålla fokus på många olika uppgifter samtidigt. Du tar stort ansvar för dina arbetsuppgifter samtidigt som du bidrar till helheten och myndighetens kultur och verksamhetens utveckling.

Vi lägger stor vikt vid dina personliga egenskaper.

Tjänsten
Du rapporterar till vår kommunikationschef. Anställningen är en tillsvidareanställning på heltid. IMY tillämpar sex månaders provanställning. Du kommer att arbeta i våra nyrenoverade lokaler centralt i Stockholm.

Frågor om tjänsten
För ytterligare information om tjänsten och rekryteringsprocessen, kontakta gärna


• Kommunikationschef Annicka Nordlander-Karlsson, 08-657 61 59
• HR-generalist Evelina Spännar, 08 657 61 02
• Facklig företrädare Evelin Palmér (Saco), 08-657 61 43

Hur ansöker jag?
Sista dag för ansökan är den 30 mars 2023. Din ansökan registrerar du enligt anvisning på imy.se/om-oss/jobba-hos-oss/lediga-jobb/

Någon form av färdighetstest eller personlighetsanalys kan komma att ingå i rekryteringsprocessen. När beslut om tillsättning har fattats meddelas detta på IMYs anslagstavla. Inför rekryteringen har vi noga övervägt våra annonseringsvägar och vill därför inte bli kontaktade av rekryterings- och annonsförsäljare