IMY rekryterar verksamhetsintresserad arkivarie

IMY:s uppdrag och organisation har präglats av utveckling och förändring de senaste åren och vår utvecklingsresa fortsätter. Därför rekryterar vi nu ytterligare en medarbetare till vår arkivfunktion. Hos oss får du möjlighet att arbeta i en spännande verksamhet med ett viktigt uppdrag som påverkar alla medborgare i vårt samhälle.

OBS! Tjänsten söker du via IMYs hemsida: https://www.imy.se/om-oss/jobba-hos-oss/lediga-jobb/annons/?id=26

Om tjänsten
Som arkivarie på IMY tar du tillsammans med din kollega fullt ansvar för förvaltning och utveckling av myndighetens arkiv. Ni genomför tillsammans de uppgifter som ingår i den dagliga verksamheten och ni planerar, följer upp och utvecklar arkivfunktionen så att verksamheten är väl rustad inför framtida utmaningar. Du arbetar tätt tillsammans framför allt med din kollega inom arkivfunktionen och våra medarbetare inom registratur och verksjuridik men även övriga chefer och medarbetare på myndigheten.

Du rapporterar till administrativa chefen som ingår i myndighetens ledningsgrupp. Anställningen är en tillsvidareanställning på heltid. IMY tillämpar sex månaders provanställning. Du kommer att arbeta i våra trevliga aktivitetsbaserade lokaler centralt i Stockholm. Anställningen är placerad i säkerhetsklass vilket innebär att svenskt medborgarskap krävs för denna befattning. Säkerhetsprövning med registerkontroll kommer att genomföras innan beslut om anställning fattas.

Dina arbetsuppgifter i huvudsak
I arbetsuppgifterna ingår bland annat att

Inventera, dokumentera och redovisa arkiv,
Ordna och förteckna fysiska och elektroniska handlingar,
Genomföra gallringsutredningar och utföra gallring,
Ställa arkivkrav i myndighetens projekt inom digitalisering och processutveckling,
Delta i olika utvecklingsprojekt,
Ge råd och stöd till verksamheten i arkivrelaterade frågor,
Utarbeta riktlinjer och instruktioner för verksamheten och
Genomföra utbildningar inom arkivområdet.
Arkivhandlingarna på IMY är både analoga och digitala och därför arbetar vår arkivfunktion både fysiskt och digitalt. IMY levererar handlingar till en arkivdepå och en del av arbetet innebär att planera och delta i arbetet med leveranser till vår arkivdepå. Handläggarna på myndigheten registrerar själva sina handlingar i vårt ärendehanteringssystem och verksamheten är starkt ärendeanknuten.

Du rapporterar till administrativa chefen som ingår i myndighetens ledningsgrupp.

Vem är du?
Vi söker dig som har relevant eftergymnasial utbildning inom arkivvetenskap. Du har minst två års erfarenhet av en liknande roll på en svensk myndighet eller inom annan offentlig förvaltning och du har god kännedom om diarieföring. Du har erfarenhet av ordnings- och förteckningsarbete av både allmänna arkivschemat och verksamhetsbaserad arkivredovisning, gärna avseende både digitala och fysiska handlingar. Du har tidigare erfarenhet av arbete med arkivvård.

Du har mycket goda kunskaper i svenska och engelska i både tal och skrift.

Det är meriterande om du har tidigare erfarenhet av diarieföring inom offentlig sektor och utvecklingsarbete inom arkivområdet. Det är också meriterande om du har deltagit i digitalt utvecklingsarbete, exempelvis införande av e-arkiv.

Som person är du ansvarstagande och noggrann. Du är van att arbeta självständigt och kan driva dina projekt i mål på utsatt tid. Du trivs bäst i samarbetet med dina kollegor och i en roll som präglas av många olika kontaktytor både internt och externt. I dina kontakter skapar du förtroende och tillit och du är serviceorienterad och har lätt för att bygga relationer. Du är stabil, prestigelös och samarbetar lyhört men med tydlighet både internt och externt.

Du är lösningsorienterad och trivs i en verksamhetsnära roll. Du förstår verksamhetens behov samtidigt som du kan förklara vikten av korrekt arkivhantering för olika funktioner inom verksamheten. Du arbetar effektivt under skiftande förutsättningar, kan både driva och delta i flera olika projekt samtidigt och har förmågan att leverera med god kvalitet även under hög arbetsbelastning.

Vi lägger stor vikt vid dina personliga egenskaper.

Om verksamheten
IMY arbetar för att skydda medborgarnas alla personuppgifter, till exempel om hälsa och ekonomi, så att de hanteras korrekt och inte hamnar i orätta händer. Det är vi som granskar att företag, myndigheter och andra aktörer följer GDPR – dataskyddsförordningen. Vi utbildar och vägleder dem som behandlar personuppgifter. Vi påverkar även lagstiftningen.

Vi vill se en hållbar och integritetsvänlig digitalisering. Vi är övertygade om att det går att värna medborgarnas trygghet och samhällets säkerhet, utan omotiverad kartläggning och övervakning. Tillsammans med övriga dataskyddsmyndigheter i EU arbetar vi för att medborgarnas personuppgifter ska ha samma skydd i hela unionen. Vi arbetar även för att kreditupplysning och inkassoverksamhet ska bedrivas på ett korrekt sätt.

Vi erbjuder dig som medarbetare en arbetsplats som präglas av utveckling och ett öppet klimat, kompetenta och engagerade kollegor och ett erfaret, utforskande ledarskap. Vi arbetar enligt värdeorden tillsammans, tillit, tydlighet, tillgänglighet och transparens. Vår vision är ett tryggt informationssamhälle, där vi tillsammans värnar den personliga integriteten.