Inhouse söker Office Manager/ VD-assistent

Inhouse söker Office Manager till internationellt finansiellt teknologiföretag i Stockholm. Som Office Managern på Stockholmskontoret arbetar du nära ledningen för att möjliggöra en så smidig och bra arbetsmiljö som möjligt. Arbetsuppgifter Som Office Manager kommer du att leda och medverka i många olika processer på kontoret. Bland annat kommer du att hålla i kontakterna med leverantörer, ha hand om ombyggnader, städfunktionen och annan service. Dessutom ska du vara behjälplig vid beställning och inköp av nya leverantörer eller produkter. Du kommer också ha kontakt och koordinera med administrativ personal på andra kontor i London, Singapore och New York. Vidare kommer du att vara ansvarig för receptionen och sköta traditionella receptionistuppgifter som att svara i telefon, ta hand om inkommande post samt boka och förebereda bud. Dessutom kommer du att vara ansvarig för dagligt underhåll av kontoret och behjälplig för andra administrativa uppgifter vid behov. I dina arbetsuppgifter ingår också att assistera VD:n och övriga ledningen med att bland annat ta emot samtal och koppla vidare rätt samtal till VD:n. Vidare kommer du att boka möten, konferenser och telefonkonferenser samt ta hand om VD:n s kalender. Därutöver kommer du också att sköta dokumentation av papper och elektroniska filer samt administrera utbytet och signering av kontrakt med klienter. Det ligger också på ditt bord att administrera personal- events som julmiddagar och företagsresor. Bakgrund Vi letar efter en person med följande kvalifikationer: - Relevant utbildning: Gymnasiekompetens - Professionell erfarenhet: Erfarenhet av liknande arbetsuppgifter och av finansbranschen är en fördel - Språkkunskap: Flytande i engelska och god svenska i tal och skrift - Datorkunskap: Erfaren användare av MS Office-paketet, har du jobbat med webbpublicering är detta ett plus - Personliga egenskaper: Positiv, driftig, strukturerad, problemlösande och serviceminded Övrigt Arbetstiderna är normala kontorstimmar men du kan komma att arbeta över då du ibland måste anpassa dig till internationella tidsskillnader. Vi kommer att göra urvalet till tjänsten löpande och tillträda tjänsten ska ske så snart som möjligt. Du söker tjänsten via Inhouse hemsida, www.inhouse.se/lediga tjänster/administration