Inköpsadministratör

Vi söker en inköpsadministratör till Ekonomikontoret!

Vill du ha ett omväxlande arbete där du får ha en serviceinriktad roll och ge stöd till andra? Trivs du med administrativa arbetsuppgifter samtidigt som du gärna har många kontaktytor? Har du dessutom erfarenhet av att ha arbetat med inköp och av Lagen om offentlig upphandling? Då kan den här tjänsten vara perfekt för dig!

Ekonomikontoret tillhör kommunstyrelseförvaltningen och ansvarar för funktionsområdet ekonomi med drift, utveckling och stöd. Kontoret utgör stab till kommunledningen, tillhandahåller stöd till verksamheter i form av ekonomikompetens samt levererar tjänster till förvaltningar och kommunala bolag. Vi har naturligt en central plats med många kontaktytor inom vår organisation. Detta gör också vårt arbete mycket komplext, dynamiskt och utmanande. Ekonomikontoret leder och utvecklar kommunens ekonomistyrning och en central uppgift i detta arbete är att hålla samman kommunens planerings-, uppföljnings- och redovisningsprocesser.

Vi kan erbjuda dig en arbetsplats med gott samarbetsklimat och flera uppskattade förmåner såsom årsarbetstid, semesterväxling och möjlighet att arbeta hemifrån på del av din arbetstid.

Välkommen med din ansökan!

Arbetsuppgifter
Som inköpsadministratör är du det administrativa expertstödet inom enheten. En stor del av uppdraget innebär att självständigt fungera som inköpssupport till kommunens anställda med mycket intern och extern kommunikation. Du gör också sekretessbedömningar och utlämnande av handlingar, diarieföring samt dokumenthantering i upphandlingsprocessen. Du arbetar också med registervård och avtalsvård. I rollen ingår även ekonomisk leverantörskontroll och samordning av möten. Du arbetar främst i avtalsdatabasen E-avrop och modulen Marknadsplats i Raindance. Du tillsammans med inköpsstrateg och andra kollegor inom inköpsområdet stöttar förvaltningarna i att processer och rutiner följs enligt Lagen om offentlig upphandling (LoU).

Arbetsuppgifterna kan omfatta, men är inte begränsat till:
- Tillsammans med utsedda personer ansvara för att Falu kommuns leverantörer och avtal är tillgängliga i avtalsdatabasen
- Förse beställarna med rapporter och statistik från avtalsdatabasen
- Stötta inköpsstrateg med rapporter och statistik
- Utveckla och administrera rapporter kopplat till inköp och spend i beslutsstödsystemet Gruvan
- Stötta beställarna i orderprocessen
- Uppdatera intranätet med giltiga dokument om processer, rutiner, nya lagändringar, lathundar och annan relevant information
- Hantera inkomna frågor via mail eller annat forum
- Hantera förfrågningar om utlämning av allmänna handlingar och sekretesspröva dessa, vid behov i samråd med jurist och/eller berörd förvaltning
- Avtalsuppföljning
- Rådgivning och stöd till övriga verksamheten om aktuella avtal, pågående upphandlingar samt inköps- och avropsrutiner
- Delta i olika nätverk inom området

Även andra ekonomiska och administrativa arbetsuppgifter kan komma att inkluderas i tjänsten.

Kvalifikationer
För rollen krävs:

- Gymnasieexamen med för tjänsten relevant inriktning

- Erfarenhet av att ha arbetat med inköp

- God kunskap i Lagen om offentlig upphandling (LoU) samt erfarenhet från området

- God förmåga att uttrycka dig på svenska i både tal och skrift

- Goda kunskaper i Officepaketet

Personliga egenskaper

Vi söker dig som trivs i en serviceinriktad roll där du får dela med dig av dina kunskaper och stödja andra i olika frågor. Vi ser att du är en person som förhåller dig till andra på ett öppet och accepterande sätt, är bra på att bygga relationer och kan få andras förtroende. I den här rollen kommer du att arbeta självständigt samtidigt som du också samarbetar en hel del med andra, varför det är viktigt att du både har ett självständigt arbetssätt och god samarbetsförmåga. Vi ser också att du är en person som agerar på eget initiativ, får saker att hända och som tar ansvar för dina arbetsuppgifter. Du har ett strukturerat arbetssätt och har god förmåga att planera och organisera ditt arbete.  

Stor vikt kommer att läggas vid de personliga egenskaperna.

Meriterande kvalifikationer

- Erfarenhet från arbete i kommunal eller annan offentlig verksamhet

- Erfarenhet från en liknande roll där du har arbetat med bland annat inköp

- Erfarenhet av avtalsdatabasen E-avrop

- Erfarenhet av ekonomisystemet Raindance

Anställningsvillkor
Tillsvidareanställning på heltid med tillträde enligt överenskommelse.

Bifoga utbildningsintyg i din ansökan då detta kommer efterfrågas om du blir aktuell för tjänsten. 

Kontaktuppgifter

Ingrid Sandberg, Redovisningschef, tel. 023-826 33

Fackliga företrädare

Vision, Christina Johansson, tel. 023-821 10

Övrigt

Du kommer få svara på urvalsfrågor när du skickar in din ansökan. Frågorna är ställda utifrån de krav som är uppsatta för tjänsten och dina svar kommer ligga till grund för det första urvalet. 

Falu kommun använder kompetensbaserad rekryteringsmetodik och vi kommer i denna rekrytering genomföra arbetspsykologiska tester som en del av urvalsmetoden för att säkerställa en inkluderande och rättvis rekryteringsprocess.

Inför denna rekrytering har vi tagit ställning till rekryteringskanaler och därför undanbeder vi oss ytterligare erbjudanden om kompetensförmedling, annonserings- och rekryteringshjälp. Vi tar endast emot ansökningar via vårt rekryteringssystem i enlighet med GDPR. Vid problem med att genomföra din ansökan är du välkommen att kontakta rekryteringscenter@falun.se. 

Kontaktinformation
Ingrid Sandberg, Redovisningschef

Arbetsplats

 Falun