Inköpsassistent vikariat

ARBETSUPPGIFTER
I rollen som inköpsassistent kommer du att tillsammans med en kollega ansvara för avdelningens administration och stödja inköpschef med olika uppgifter. I arbetsuppgifterna ingår bland annat att:

• Besvara telefonsamtal och mail som inkommer till funktionsbrevlåda samt hantera avdelningens posthantering.
• Informera om aktuella avtal och ge råd och stöd i inköps- och upphandlingsfrågor till verksamheterna.
• Ta över efter strategiska inköpare när upphandlingarna är färdiga för arkivering av handlingar.
• Hantera avtalsadministration, lägga upp avtal i avtalsdatabas, hantera avtalsförlängningar och indexreglering samt kontroll av prisprisjustering.
• Hantera upphandlingslistan. Ta emot beställningar av upphandlingar och lägga in dessa och andra planerade upphandlingar på upphandlingslistan.
• Administrera upphandlingsverktyget.
• Genomföra avrop på DIS, FKU och även vissa direktupphandlingar.
• Genomföra uppföljningsarbete och övrigt administrativt arbete inom avdelningen.
• Aktivt medverka i avdelningens utvecklingsarbete samt övriga specifika ansvarsområden.

KVALIFIKATIONER
Du har utbildning och/eller erfarenhet av arbete inom inköp/upphandling eller administration/ekonomi. Du har kunskap om LOU.

God datorvana, med mycket goda kunskaper i Office-paketet framförallt i Excel.
God kommunikativ förmåga i både tal och skrift i svenska språket

Det är meriterande om du har erfarenhet av arbete i upphandlingsverktyget/avtalsmodulen i Visma TendSign och arbete med inköp- och upphandlingsadministration inom en kommun.

Personliga egenskaper:
Som person är du noggrann, strukturerad och prestigelös. Det är också viktigt att du har en god samarbetsförmåga och servicekänsla. Arbetssituationen är ofta komplex och kräver mycket god ordning samt förmåga att arbeta självständigt och parallellt kunna hantera olika uppgifter. Dina arbetsuppgifter utvecklas efter verksamhetens behov och du behöver ha förmågan att omprioritera ditt arbete när situationen så kräver.

Då arbetet innebär många kontaktytor inom organisationen är det viktigt att du arbetar bra med andra människor och skapar förtroende i både internt i organisationen men även externt. Du är lugn, uppmärksam och tillmötesgående i ditt bemötande. Du har intresse, vilja och förmåga att hjälpa andra och anstränger dig för att leverera lösningar och tar ansvar för att driva arbetet framåt.

Stor vikt kommer att läggas vid personlig lämplighet.