Institutet för framtidsstudier söker VD-assistent

Trivs du i en roll som VD:s närmaste medarbetare med ett operativt och självständigt arbete? Har du tidigare erfarenhet av att arbeta som VD-assistent och vill arbeta i en internationell forskningsmiljö i toppklass? Då kan det vara dig vi söker!
Institutet för framtidsstudier (IFFS) är en självständig forskningsstiftelse som bedriver tvärvetenskaplig och policyrelevant forskning om avgörande framtidsfrågor: klimatet och vårt ansvar gentemot framtida generationer, nya teknologier och mänsklighetens framtid, demokratins utveckling på lång sikt, jämlikhet och diskriminering – och mycket annat. Med seminarieverksamhet, löpande publiceringar och breda samarbeten arbetar vi för att stimulera framtidsperspektivet i såväl forskning som samhällsdebatt. För närvarande är över hundra forskare anställda vid institutet. Verksamhetens administrativa enhet består av tretton personer som utöver reception, ekonomi- och HR-funktion på olika sätt stödjer forskarna i deras arbete, samt en kommunikationsavdelning. Vi arbetar i ljusa lokaler på Holländargatan ovanför Centralbadet i centrala Stockholm. Med forskare från olika discipliner och olika länder och ett flexibelt kansli är vi en dynamisk och spännande arbetsplats i en internationellt ledande forskningsmiljö. För mer om IFFS se vår hemsida där du bland annat hittar vår senaste verksamhetsrapport och nuvarande forskningsprogram.
Om tjänsten
Vår nuvarande VD-assistent går i pension i sommar och vi söker nu dig som vill ta dig an denna nyckelroll i verksamheten. VD Gustaf Arrhenius är både verksamhetschef och övergripande forskningsledare vid institutet och som professor i praktisk filosofi också själv aktiv forskare. Som hans VD-assistent har du därför många kontaktytor externt både nationellt och internationellt och fungerar internt som en viktig länk mellan VD, kansli och institutets andra forskningsledare. Du arbetar självständigt direkt under VD och har utrymme att utveckla rutinerna för ett effektivt samarbete mellan de olika delarna av institutet. Visst utrymme finns även att utforma tjänsten efter eget intresse.
Dina arbetsuppgifter omfattar bl a:
- assistera VD med löpande korrespondens, telefon, rese- och mötesbokningar, kalender, VDs presentationer och informationssökningar.
- upprätta årsplanering över större kommande händelser som involverar VD.
- utforma och utveckla rutiner och arbetsredskap för arbetet med VD.
- övergripande ansvara för styrelse-, ledningsgrupps- och forsningsledarmöten; kallelser, samla in, sammanställa och sända ut information, föra protokoll och bevaka ärenden och korrespondens.
- samordna VD:s forskningsstab.
- ansvara för insamling av material samt sammanställa och vara ansvarig vid utformningen av texten till årsredovisningen och distribution av denna.
- projektleda interna projekt som t ex utveckling av verksamhetsrapporten.
- ta fram information om och skriva introduktion till föreläsare vid IFFS.
Vem är du?
Vi söker dig som har flera års yrkeserfarenhet av liknande tjänster och ser gärna att du har eftergymnasial utbildning från högskola/universitet. Erfarenhet från både privat och statlig sektor är en merit men ej ett krav, liksom erfarenhet från arbete i forskningsvärlden. Du har mycket goda språkkunskaper i våra arbetsspråk svenska och engelska. Det är viktigt att du har god språkkänsla i text och snabbt fångar upp ett sammanhangs väsentligheter, till exempel vid protokollskrivning och bedömning av inkommande korrespondens. Du är van användare av Officepaketet, har erfarenhet av arbete med Dropbox, Teams och Sharepoint – och du lär dig snabbt nya arbetsverktyg.
Då du kommer arbeta nära vår VD är det en förutsättning att du har hög integritet och diskretion.
Vi lägger stor vikt vid personliga egenskaper. Du är noggrann, strukturerad, prestigelös, diplomatisk och trivs i samarbeten. Institutet är en expansiv forskningsmiljö i ständig förändring vilkets ställer krav på förändringsbenägna medarbetare som hela tiden söker förbättringsmöjligheter och utvecklar rutiner och arbetsprocesser. För att trivas hos oss bör du också vara intresserad av institutets verksamhet.
Institutet för framtidsstudier arbetar för jämställdhet och mångfald i arbetslivet. Vi vill tillvarata de positiva effekter som en jämn könsfördelning och en ökad mångfald kan tillföra verksamheten.
Urval och intervjuer genomförs löpande. Varmt välkommen med din ansökan redan idag.
Kontaktperson
Helen de Canésie, helen.canesie@iffs.se, 08-402 12 34
Du ansöker genom att skicka in ditt CV och personliga brev till jobs@iffs.se