Institutions- och utbildningsadministratör

KTH är ett av Europas ledande tekniska universitet och en viktig arena för kunskapsutveckling. Som Sveriges största universitet för teknisk forskning och utbildning samlar vi studenter, forskare och fakultet från hela världen. Vår forskning och utbildning omfattar såväl naturvetenskap som alla grenar inom teknik samt arkitektur, industriell ekonomi, samhällsplanering, historia och filosofi.




Du kommer att tillhöra de två fysikinstitutionernas gemensamma administrativa avdelning med totalt 13 medarbetare och rapportera till gruppchefen.

Vi tillhör SCI- skolan inom KTH.

Arbetsuppgifter

I din roll som institutions- och utbildningsadministratör kommer du att tillsammans med dina kollegor hjälpa till att avlasta arbetet för medarbetare vid institutionerna för Fysik och Tillämpad fysik. Du kommer att ingå i ett utvecklingsdrivet team som strävar efter att hela tiden ge bästa möjliga service till institutionen samt utveckla denna. Rollen är bred med många kontaktytor vilket gör den varierande och passar dig som är utåtriktat och tycker om att ge god service.

I tjänsten kommer du att arbeta hälften av tiden med institutionsnära arbetsuppgifter och hälften av tiden med utbildningsadministration. I båda tjänsterna kommer du att ha kvalificerat stöd av andra kompetenta medarbetare.

Som institutionsnära stöd förväntas du också administrativt stödja och sköta protokollskrivning för KTH Rymdcenter, CEKERT och eventuellt andra centrumbildningar. Du planerar och organiserar arrangemang som konferenser, disputationer och andra evenemang. Du har även kontakt med gäster som bjuds in, ordnar med resor, boenden samt sköter utlägg- och arvoden för dessa. Du är även ditt team behjälplig i övriga kontorsgöromål. 

Som utbildningsadministratör blir din uppgift att rapportera in betyg och registrera studenter på kurser i vårt utbildningsadministrativa system Ladok. Du bemannar även kursexpeditionen, säljer kompendier samt beställer/bevakar och arkiverar kursmaterial. Du är även ett stöd och servar studierektorer samt lärare i utbildningsadministrativa frågor.

Kvalifikationer

Vi söker dig som har erfarenhet av administrativt arbete sedan tidigare. Har du utbildning inom eller arbetat med administration eller utbildningsadministration i statlig sektor eller universitet och högskola är detta meriterande men ej något krav. Du kan obehindrat uttrycka dig på svenska och engelska i tal och skrift eftersom vi jobbar i en internationell miljö. Du besitter även goda kunskaper inom Officepaketet. Vidare ser vi det som meriterande att du har goda organisatoriska färdigheter och en god förmåga att kunna prioritera rätt arbetsuppgifter.

Övriga önskvärda kvalifikationer

Vi kommer att lägga stor vikt vid personlig lämplighet. Du är självgående och strukturerad i ditt arbetssätt. Du trivs i en utmanande och utvecklande miljö. Då du är ansiktet utåt för administrationen ser vi att du är utåtriktat och har god känsla för service. Vidare är du ansvarstagande och noggrann i ditt arbetssätt.

Fackliga representanter

Du hittar kontaktuppgifter till fackliga representanter på https://www.kth.se/om/work-at-kth/fackrepresentanter-1.500898. 


Ansökan

Du ansöker via KTH:s rekryteringssystem. Du som sökande har huvudansvaret för att din ansökan är komplett när den skickas in. Din kompletta ansökan ska vara KTH tillhanda senast sista dagen för ansökningsperioden.

Anställningen inleds med sex månaders provanställning.

Övrigt

Jämställdhet, mångfald och avståndstagande från alla former av diskriminering är både en kvalitetsfråga och en självklar del av KTH:s värdegrund.

För information om behandling av personuppgifter i samband med rekrytering https://www.kth.se/om/work-at-kth/processing-of-personal-data-in-the-recruitment-process-1.823440.

Vi undanber oss direktkontakt med bemannings- och rekryteringsföretag samt försäljare av platsannonser.