Institutionsadministratör

Luleå tekniska universitet är i stark tillväxt med världsledande kompetens inom flera forskningsområden. Vår forskning bedrivs i nära samarbete med industrier som Bosch, Ericsson, Scania, LKAB, SKF och ledande internationella universitet. Luleå tekniska universitet omsätter totalt 1.8 miljarder kronor per år. Vi är idag 1,700 anställda och 15,100 studenter.

Vi formar framtiden genom nydanande utbildningar och banbrytande forskningsresultat. Med utgångspunkt i den arktiska regionen skapar vi global samhällsnytta.



Vi söker nu en institutionsadministratör till Institutionen för ekonomi, teknik, konst och samhälle (ETKS) med placeringsort Piteå. Tjänsten är ett vikariat under ordinarie befattningshavares tjänstledighet. Som institutionsadministratör kommer du att ingå i en administrativ grupp som leds av en administrativ chef. Den administrativa gruppen i Piteå består av 5 medarbetare och totalt sett består den administrativa gruppen både i Luleå och Piteå av 22 medarbetare som arbetar med ekonomi, utbildnings- och institutionsadministration. Den administrativa gruppen utgör en gemensam resurs för hela institutionen med syfte att ge administrativt stöd till institutionens prefekt, avdelningschefer, ämnesföreträdare, forskare, lärare, forskarstuderande och studenter.

Du kommer att ingå i ett nätverk tillsammans med andra institutionsadministratörer. Ni arbetar tillsammans för att utveckla och upprätthålla gemensamma rutiner och arbetssätt.

Arbetsuppgifter
Som institutionsadministratör arbetar du främst med personalrelaterade frågor inom huvudsakligen avdelningen Musik, Medier och Teater som har verksamhet vid campus Piteå samt Teaterhögskolan i Luleå, men du stöttar även institutionen som helhet vid behov. Arbetet innebär administration och handläggning vid rekrytering, förlängning av anställningar, introduktion av nyanställda, skatte- och migrationsärenden, intermittenta anställningar samt avtalsadministration. Du kommer även fungera som kontaktperson mellan institutionen och flera såväl interna som externa parter, exempelvis HR, Fastighet samt övriga enheter i Piteå och arbetar i nära samverkan med avdelningschefen i Piteå.
I arbetet ingår även ansvar för institutionens diarium och registratur, forskarutbildningsadministration, granskning av reseräkningar, inköp och beställningar samt intern information och kommunikation i samverkan med institutionens kommunikatör.

Kompetens och erfarenhet
För befattningen krävs högskoleexamen inom PA-området eller annan likvärdig utbildning och erfarenhet av HR arbete. Meriterande är om du tidigare arbetat med liknande arbetsuppgifter inom en myndighet. Du ska vara en van datoranvändare med god förmåga att använda många olika datorbaserade administrativa verktyg. För arbetet krävs god förmåga att uttrycka sig i tal och skrift på svenska och engelska.

Du har god samarbetsförmåga och stor känsla för service tillsammans med ett gott ordningssinne. Du är självgående, tar ett stort ansvar för dina arbetsuppgifter, är intresserad av och har förmåga att arbeta med utveckling av rutiner och arbetssätt. Rollen innebär samverkan med många olika parter och du ska ha förmåga att skapa goda kontakter med olika intressenter. Ditt arbete är ett servicearbete och vi kommer att lägga stor vikt vid dina personliga egenskaper och förmåga att kunna möta lärare, forskare och ledning i situationer där man periodvis arbetar under tidspress.

Omfattning
Tjänsten är ett vikariat till och med 2022-12-31. Tillträde snaraste eller enligt överenskommelse.

Ytterligare information
Lämnas av administrativ chef Marie Boström 0920 – 49 14 03, Marie.Bostrom@ltu.se.

Fackliga företrädare: SACO-S Kjell Johansson, 0920-49 1529 kjell.johansson@ltu.se eller OFR-S Marika Vesterberg, 0920-49 1721 marika.vesterberg@ltu.se

Ansökan
Vi ser helst att du söker befattningen via ansökningsknappen nedan där du bifogar personligt brev samt CV/meritförteckning och examensbevis. Var vänlig och märk din ansökan med referensnumret nedan. Ansökan samt examensbevis måste vara skrivna på svenska eller engelska.

Sista ansökningsdag: 15 februari, 2021
Referensnummer: 386-2021