Institutionsadministratör

Lunds universitet grundades 1666 och rankas återkommande som ett av världens 100 främsta lärosäten. Här finns cirka 44 000 studenter och mer än 8 000 medarbetare i Lund, Helsingborg och Malmö. Vi förenas i vår strävan att förstå, förklara och förbättra vår värld och människors villkor.


Vid Naturvetenskapliga fakulteten bedrivs forskning och utbildning inom biologi, astronomi, fysik, geovetenskap, kemi, matematik och miljövetenskap. Verksamheten bedrivs vid nio institutioner samlade inom norra universitetsområdet. Fakulteten har ca 1 500 studenter, 330 forskarstuderande och 700 anställda.

Institutionen för astronomi och teoretisk fysik bedriver forskning och undervisning inom tre huvudområden: astronomi och astrofysik; teoretisk partikelfysik; samt beräkningsbiologi och biologisk fysik. Vår forskning är nyfikenhetsdriven, grundad i strävan att förstå hur verkligheten är uppbyggd, från de minsta partiklarna till universum i stort, såväl som livet självt. Inom alla tre områden har vi en internationellt stark ställning och vi arbetar aktivt för att ytterligare stärka vårt internationella renommé.



Vi är ca 80 personer som jobbar på institutionen och vi finns på Sölvegatan nära gamla Vattentornet.

Idag har institutionen ca 30 doktorander och ger årligen ca 30 kurser på GU-nivå samt ca 15 kurser inom forskarutbildningen. Ett normalt år har vi en genomströmning på ungefär 80 helårsstudenter. Den administrativa gruppen på institutionen består av en personaladministratör och två ekonomer.

Vi utlyser nu en anställning som institutionsadministratör. På grund av kommande pensionsavgång och därmed tillhörande översyn av fördelning av arbetsuppgifter är anställningen tidsbegränsad t o m 31 december 2022. Det kommer finnas goda möjligheter till fortsatt anställning även efter detta datum.

Dina arbetsuppgifter kommer att omfatta studieadministration, webbarbete och administrativ service. Ditt arbete kommer att vara mycket varierande och du kommer dagligen att möta studenter och anställda. Arbetet innebär också samarbete med andra institutioner och kontakt med olika avdelningar på universitetet.  

Huvuddelen av arbetsuppgifterna är således utbildningsadministration (se lista nedan) samt att sköta institutionens webbsidor. Dessutom ingår allmänna administrativa arbetsuppgifter, t ex att assistera vid möten och sammankomster, hantera bokningar och beställningar, administrera passagesystem samt att sköta arkivering.

Arbetsuppgifterna kan komma att förändras och utvecklas över tid.

Arbetsuppgifter inom studieadministration 

- LADOK-administration (registrering, betygsrapportering, intyg, m.m.)
- Administration av lärplattform (Canvas)
- Administration av kursstart, kallelser till kurser och antagningsärenden
- Tentamensadministration (skrivvakter m.m.)
- Administration och diarieföring av tillgodoräknande, kursutvärderingar m.m.
- Schemaläggning och lokalbokning i TimeEdit
- Övergripande studieadministration och koordination med andra delar av universitetet i samarbete med studierektor, studievägledare m.fl

Kvalifikationer 

- Lägst 3-årigt gymnasium, gärna med påbyggnad
- God förmåga att uttrycka sig i tal och skrift, på svenska såväl som på engelska
- Goda datakunskaper, bl a i Microsoft Word och Excel
- Några års erfarenhet av administrativt arbete
- Kunskaper om och erfarenhet av webbarbete

Meriterande 

- Erfarenhet av LADOK, Canvas, Drupal och andra system som används vid Lunds universitet 
- Erfarenhet av utbildningsadministration och studentservice  
- Erfarenhet av kommunikationsarbete, t.ex. bildhantering och sociala medier 
- God kännedom om Lunds universitets organisation 

Stor vikt kommer att läggas vid dina personliga egenskaper. Arbetsuppgifterna kräver att du har en god administrativ förmåga och kan arbeta självständigt, strukturerat och noggrant. Du är ansvarstagande, visar engagemang och är serviceinriktad. Det är viktigt att du trivs med ett arbete som innebär dagliga kontakter och service till studenter, lärare, forskare, doktorander och allmänheten.

Ansökan
Ansökan bör innehålla personligt brev med motivering till varför du är intresserad av anställningen och på vilket sätt anställningen matchar dina meriter. Ansökan bör även innehålla CV, examensbevis eller motsvarande samt övrigt som du önskar åberopa (kopior av betyg). Referenser kommer att efterfrågas av oss vid behov.

Lunds universitet välkomnar sökande med olika bakgrund och erfarenheter. Vi ser jämställdhet och mångfald som en styrka och tillgång. Välkommen med din ansökan! Vi undanber oss alla kontakter från annonsförsäljare, rekryterings- och bemanningsföretag på grund av statliga upphandlingsregler.