Institutionsadministratör vid Handelshögskolan

Umeå universitet är ett av Sveriges största lärosäten med över 37 000 studenter och cirka 4 700 anställda. Vid universitetet finns en mångfald av utbildningar av hög kvalitet och världsledande forskning inom flera vetenskapsområden, och här gjordes den banbrytande upptäckten av gensaxen CRISPR-Cas9 som tilldelats Nobelpriset i kemi. Vid Umeå universitet är allt nära. Våra sammanhållna campus gör det lätt att mötas, samarbeta och utbyta kunskap, något som gynnar en dynamisk och öppen kultur.


Den samhällsomvandling och de stora gröna investeringar vi ser i norra Sverige skapar enorma möjligheter och komplexa utmaningar. För Umeå universitet handlar det om att bedriva forskning om – och mitt i – ett samhälle i omvandling. Men också om att leverera utbildningar för regioner som behöver expandera fort och hållbart. Det är helt enkelt här framtiden skapas.


Är du intresserad av att veta mer? https://www.umu.se/jobba-hos-oss/om-universitetet-som-arbetsplats/


 




Handelshögskolans kansli är en specialiserad stödfunktion som bidrar till att Handelshögskolan når sina ambitioner inom utbildning, forskning och samverkan.

Däri ingår bland annat stöd till studenter, lärare och forskare samt övergripande funktioner som ekonomi, HR, IT, kommunikation och webb.  Handelshögskolan söker nu en institutionsadministratör som ska fungera som dess rektors sekreterare och inneha en central roll i Handelshögskolans administration. Vi erbjuder spännande arbetsuppgifter i en internationell miljö med ett starkt fokus på hållbar utveckling.

Arbetsuppgifter
Som institutionsadministratör är du en viktig administrativ kugge då du fungerar som Handelshögskolans rektors sekreterare. I och med det är du även sekreterare i Handelshögskolans styrelse, vid beslutsmöten och forskningskommittén, samt i rådet för hållbar utveckling.

Du samordnar det praktiska i samband med små och stora evenemang, exempelvis styrelsemöten, strategidagar med styrelse och råd, interna och externa konferenser, planeringsdagar och andra personalsammankomster. Du arbetar med trivseln i Handelshögskolans lokaler, organiserar beställningar och sköter kontakten med olika leverantörer internt och externt. En annan viktig del av rollen är att utforma inbjudningar, program, skyltar och presentationer till olika arrangemang, därför är en god känsla för design och formgivning viktigt i rollen.

Andra administrativa uppgifter som ingår i rollen är exempelvis arkivsamordning, posthantering, kontroll och kontering av reseräkningar, reseersättningar, organisering av möbler och lokaler och övrigt förekommande administrativa arbetsuppgifter i verksamheten.

Kompetenskrav

- Lägst treårig gymnasieexamen, gärna inom bild och media, administration eller ekonomi
- Några års praktisk erfarenhet av administrativa arbetsuppgifter
- Erfarenhet av grafisk design och kommunikation
- Erfarenhet av att skriva protokoll och minnesanteckningar på svenska och engelska
- Goda kunskaper i Microsoft Office-paketet
- Goda kunskaper i InDesign
- Mycket goda kunskaper i svenska och engelska
- Mycket god administrativ förmåga

Utöver ovanstående kompetenskrav är det meriterande med erfarenhet av administrativa arbetsuppgifter vid universitet eller högskola, god kännedom om universitet- och högskolesektorn eller erfarenhet från annan myndighet. Meriterande är också utbildning i grafisk formgivning och erfarenhet av InDesign samt erfarenhet av Umeå universitets administrativa system så som Pass, Raindance etc.

Vi lägger stor vikt vid personlig lämplighet. Personen vi söker ska vara serviceinriktad, ha god förmåga att arbeta självständigt, vara prestigelös, ha lätt för att samarbeta och skapa goda relationer.

Villkor
Anställningen avser heltid och är en tillsvidareanställning. Umeå universitet tillämpar individuell lönesättning, ange därför gärna löneanspråk. Tillträde 2023-10-01 eller enligt överenskommelse.

Ansökan
Din ansökan ska vara inkommen via universitets e-rekryteringssystem senast 2023-08-11 Bifoga CV, personligt brev med motivering till varför du söker anställningen, samtliga relevanta betyg och intyg samt två referenser till din ansökan.

Arbetsprov kan komma att tillämpas.

Mer om Handelshögskolan
Som en internationellt respekterad, nationellt inflytelserik och regionalt förankrad del av Umeå universitet bidrar Handelshögskolan till samhällsutvecklingen genom utbildning och forskning av hög internationell standard.

I samspel med vårt omgivande samhälle bedriver vi utbildning och forskning som bidrar till individers förståelse, förmåga och ansvarstagande vad gäller samhällets utmaningar och betydelsen av hållbar utveckling.

Vi är ca 150 anställda fördelat mellan vårt kansli och våra enheter för företagsekonomi, nationalekonomi och statistik. Ca 3800 studenter passerar årligen våra kurser och vi bedriver utbildning från grund- till forskarutbildningsnivå i företagsekonomi, nationalekonomi och statistik.

Handelshögskolans kansli har ca 20 anställda som utgör ett professionellt stöd till dess verksamhet.

Handelshögskolan är AACSB-ackrediterad och hållbarhetscertifierad enligt miljöledningsstandarden ISO14001. Läs mer om Handelshögskolan här: https://www.umu.se/handelshogskolan/

Välkommen med din ansökan!





Umeå universitet vill erbjuda en jämställd och jämlik miljö där öppna samtal mellan människor med olika bakgrund och perspektiv lägger grunden för lärande, skaparkraft och utveckling. Vi välkomnar därför personer med olika bakgrunder och erfarenheter att söka den aktuella anställningen.


Till bemannings- och rekryteringsföretag och till dig som är försäljare: Vi undanber oss vänligen men bestämt direktkontakt med bemannings- och rekryteringsföretag samt försäljare av ytterligare jobbannonser.