Institutionsadministratör vid Institutionen för Livsmedelsteknik

Lunds universitet grundades 1666 och rankas återkommande som ett av världens 100 främsta lärosäten. Här finns cirka 44 000 studenter och mer än 8 000 medarbetare i Lund, Helsingborg och Malmö. Vi förenas i vår strävan att förstå, förklara och förbättra vår värld och människors villkor.


Lunds Tekniska Högskola, LTH, är en teknisk fakultet inom Lunds universitet med forskning av hög internationell klass och stora satsningar på pedagogisk mångfald.



Lunds universitet grundades 1666 och rankas återkommande som ett av världens 100 främsta lärosäten.

Här finns cirka 44 000 studenter och mer än 8 000 medarbetare i Lund, Helsingborg och Malmö. Vi förenas i vår strävan att förstå, förklara och förbättra vår värld och människors villkor.

Lunds Tekniska Högskola, LTH, är en teknisk fakultet inom Lunds universitet med forskning av hög internationell klass och stora satsningar på pedagogisk mångfald.

Institutionens forskningsområden omfattar experimentella och teoretiska studier utifrån en teknisk och naturvetenskaplig grund, för att möta frågeställningar med en relevans för livsmedelsindustrin, läkemedelsindustrin och andra närliggande branscher, samt systemaspekter på livsmedelsproduktion och konsumtion i samhället.

Som vår nya kollega kommer du att vara en del av vårt administrativa team. Rollen som Institutionsadministratör är bred men har fokus på studieadministration, enklare ekonomi- och personalhantering samt allmän institutionsadministration, se nedan för detaljer.



Arbetsuppgifter:

Studieadministration, inkluderande;

- registrering och resultathantering i Ladok (exempelvis grund- och forskningsutbildningsresultat samt individuella studieplaner för doktorander),

- registrering av nya masterstudenter.

- hantering av registreringar via Kurskontrollen ,

- hantering av kursytor på lärplattformen Canvas (ex. skapa kurstillfälle),

- ansvar för hantering av tentamenstillfällen, bokning av tentamensvakter, upptryckning av tentor,

- administrativt ansvar för disputationer (bokning av resor, hantering av utlägg, iordningställande av sal och övriga arrangemang i samband med disputation),

- övriga arbetsuppgifter som kan uppstå kopplade till studieadministration.



Enklare ekonomi och personalhantering inkluderande;

- granskning och hantering av reseräkningar,

- viss fakturahantering,

- enklare projekthantering,

- hantering av ersättning/arvoden för timanställda, till exempel studentmedarbetare, tentavakter, föreläsare,

- hantering av utbetalningar, exempelvis till externa föreläsare, stipendiater och sakkunniga (utlägg, arvode etc.),

- administration rörande personal- och adresskatalogen (Lucat).



Allmän institutionsadministration, inkluderande;

- registrator och ansvarig för arkivering och diarieföring för institutionen,

- hantering av praktiska detaljer såsom nyckelhantering, passerkort och introduktion av nya medarbetare,

- skapande och uppdatering av sändlistor,

- ansvar för skyltning, uppdatering av informationsskärmar och underhåll av anslagstavlor,

- sekreterare vid interna möten samt att vara behjälplig vid arrangemang såsom workshops, konferenser och liknande,

- övriga administrativa göromål som lokalbokning, fikabeställning m.m.

Krav:

- Avslutad och godkänd gymnasieutbildning

- Mycket goda kunskaper i svenska i tal och skrift

- Goda kunskaper i engelska i tal och skrift

- God datorvana och goda kunskaper i Office-paketet

- Tidigare erfarenheter av administrativt arbete



Meriterande:

- Relevant eftergymnasial utbildning

- Erfarenhet av administrativa stödsystem (såsom W3D3, LUCAT, Primula)

- Tidigare erfarenhet av arbete inom offentlig verksamhet

Vi lägger stor vikt vid personliga egenskaper och det är viktigt att du kan hantera en varierande bredd av arbetsuppgifter. Du har en mycket god förmåga att kommunicera och har lätt att göra dig förstådd i relation till andra personer, då du i rollen som institutionsadministratör har mycket kontakt med personal, studenter, gäster och andra besökare inom Kemicentrum. Du är strukturerad och har en god förmåga att prioritera arbetsuppgifter samt att hantera situationer med högre arbetsbelastning. Du har en professionell framtoning, är positiv och har en stark servicekänsla. Vidare är du initiativtagande, självgående och noggrann. Samarbete och flexibilitet är något vi värdesätter högt.

Hänsyn kommer också att tas till hur den sökande genom sin erfarenhet och kompetens bedöms komplettera och stärka det administrativa arbetet inom avdelningen samt bidra till dess framtida utveckling.



Vi erbjuder:

Lunds universitet är en stor och mångsidig arbetsplats och våra medarbetare är vår styrka och främsta tillgång. Vi är statlig myndighet vilket innebär att du får goda förmåner, generös semester och en bra tjänstepension. Vi har även ett flextidsavtal som skapar goda förutsättningar för balans mellan arbete och fritid. Läs mer om att vara anställd hos oss här https://www.medarbetarwebben.lu.se/anstallning



Villkor
Tillsvidareanställning, 100 %
Provanställning kan komma att tillämpas.



Instruktioner för ansökan
Ansökan bör innehålla personligt brev med motivering till varför du är intresserad av anställningen och på vilket sätt anställningen matchar dina meriter. Ansökan bör även innehålla CV, examensbevis eller motsvarande samt övrigt som du önskar åberopa (kopior av betyg, uppgifter till referenser, rekommendationsbrev etc.).

Universitetet tillämpar individuell lönesättning. Ange gärna löneanspråk i din ansökan.






Lunds universitet välkomnar sökande med olika bakgrund och erfarenheter. Vi ser jämställdhet och mångfald som en styrka och tillgång. Välkommen med din ansökan! Vi undanber oss alla kontakter från annonsförsäljare, rekryterings- och bemanningsföretag på grund av statliga upphandlingsregler.