Institutionsledningssamordnare/utbildnings- och forskningsadministratör

Vi söker en institutionsledningssamordnare/utbildnings- och forskningsadministratör för tillsvidareanställning vid Handelshögskolan, Örebro universitet.

Bakgrund
Handelshögskolan vid Örebro universitet är en av fyra handelshögskolor i Sverige som är AACSB-ackrediterade. Det är en plats där undervisning och forskning i världsklass möts i fyra ämnen: företagsekonomi, informatik, nationalekonomi och statistik vilka servas av en effektiv och professionell administration. Vid Handelshögskolan arbetar ca 120 personer.

Arbetsuppgifter
Tjänsten är uppdelad mellan rollerna institutionsledningssamordnare och utbildnings-och forskningsadministratör och tillhör den administrativa enheten vid Handelshögskolan.

Uppdraget som institutionsledningssamordnare ska utföras med utgångspunkt i verksamhetens uppdrag och i enlighet med de regelverk och delegationer som gäller. Du biträder prefekt och administrativ enhetschef med kvalificerad administrativ kompetens vid institutionsövergripande frågor, beredning av utredningar, prefektbeslut och uppföljningsärenden. Du ingår i teamet för institutionsledningen och samverkar med enhetschefer vid institutionen där du har en institutionsövergripande och samordnande funktion. Rollen handlar bla om att få en överblick över institutionen och koordinera mellan ämnesenheterna och administrationen och utveckla arbetsprocesser.

I anställningen ingår dessutom att aktivt arbeta med att hantera och bereda inkomna externa förfrågningar, exempelvis remisser, röstlängder, inventeringar, nomineringar samt administrera kallelser och minnesanteckningar vid vissa externa och interna möten. Koordinera program och kallelser för institutionens events. Du ska även samverka med andra berörda befattningshavare när så erfordras.

Institutionsledningssamordnare är biträdande administrativ enhetschef och träder vid behov in som administrativ enhetschef.

Uppdraget som utbildnings- och forskningsadministratör är serviceinriktat, varierat och administrativt självständigt. En stor del av arbetet sker i olika administrativa IT-system. De huvudsakliga arbetsuppgifterna handlar om att administrera utbildning på grund- och avancerad nivå, vilket bland annat innebär hantering av kursplaner, schemaläggning och lokalbokningar, inrättande och utfasning av kurser, registrering samt rapportering av studieresultat. Du kommer att ge administrativt stöd till våra lärare, studenter och enhetschefer.

I viss mån ingår även att utreda och ta fram rutiner för hantering av nya beslut och administrativa arbetsuppgifter i relation till de lagar och förordningar vi har att förhålla oss till samt att representera Handelshögskolan i universitetsgemensamma utvecklingsprojekt och processer.

Kvalifikationer
Vi söker dig som har


• relevant utbildning på högskolenivå eller arbetslivserfarenhet inom området som arbetsgivaren bedömer likvärdig,
• goda kunskaper i svenska och engelska i både tal och skrift,
• god vana och intresse av att arbeta med olika administrativa system,
• erfarenhet av att arbeta självständigt med att följa upp arbetsuppgifter.

Det är meriterande om du har


• erfarenhet av administrativa uppgifter och uppdrag inom högskola och universitet.

Vi söker dig som är serviceinriktad, resultatorienterad, välorganiserad och har god förmåga att fatta och genomföra beslut. Du ska vara självständig, förmåga att ta egna initiativ, kunna lyssna och ta emot information och omvandla det till praktisk handling. Vidare arbetar du lösningsorienterat och har en analytisk och strategisk blick.

Du har mycket god förståelse för myndighetsutövning och vi förutsätter att du är öppen för förändringar och kan arbeta kvalitetsmedvetet och ansvarstagande. Du är bra på att bygga relationer och samarbetar gärna med såväl interna som externa parter. Du ser även betydelsen av goda administrativa arbetsinsatser och rutiner, i så väl stort som smått. Dessutom behöver du ha intresse för verksamheten och en vilja och engagemang att förstå sammanhang och helheter. Vi förväntar oss att du har en vilja att lära nytt och att utveckla nya rutiner. Det förekommer arbetstoppar i verksamheten, så det är viktigt med ett flexibelt förhållningssätt och en förmåga att kunna planera sin tid.

Vi lägger stor vikt vid dina personliga egenskaper.

Information
Anställningen är tillsvidare på 100 %. Örebro universitet tillämpar individuell lönesättning och i förekommande fall provanställning.

Närmare upplysningar om anställningen lämnas av administrativ enhetschef Veronica Carlsson, tel: 019-30 21 26.

Vid Örebro universitet förväntar vi oss att alla medarbetare är öppna för utveckling och förändring, tar ansvar för sin egen arbetsinsats och kvalitet, visar engagemang att samverka och bidra till utveckling samt visar respekt för andra genom ett konstruktivt och professionellt förhållningssätt.

Örebro universitet arbetar aktivt med lika villkor och jämställdhet och för att vår arbetsmiljö ska präglas av öppenhet, tillit och respekt. Vi värdesätter de kvaliteter mångfald tillför verksamheten.

Ansökan
Du gör din ansökan på vår hemsida genom att klicka på knappen "Ansök".

En komplett ansökan ska innehålla följande elektroniska dokument:


• Ett personligt brev med motivering till varför du söker detta arbete och vad du kan erbjuda i kompetens
• CV med beskrivning av din kompetens
• Kopior av relevanta betyg/intyg som stärker din kompetens

Endast handlingar skrivna på svenska, engelska, norska eller danska kan bedömas.

Sista ansökningsdag är 2023-10-03. Välkommen med din ansökan!

Vi undanber oss kontakt med annonsörer och bemanningsföretag i rekryteringen.

Enligt Riksarkivets föreskrifter måste vi arkivera en omgång ansökningshandlingar exkl. publikationer i två år efter att tillsättningsbeslutet vunnit laga kraft.