Institutionssekreterare

Gymnastik- och idrottshögskolan, GIH, är en högskola i utveckling. GIH är Sveriges främsta kunskapscentrum för idrott, prestationsutveckling, fysisk aktivitet och hälsa. Vi utbildar lärare i skolämnet idrott och hälsa, såväl som tränare, sport managers, idrottsvetare och forskare. Vi bedriver forskning med hög kvalitet och samhällsrelevans inom ämnet idrottsvetenskap med fokus på människan i rörelse. Vid GIH arbetar och studerar 160 medarbetare och 1 400 studenter. Högskolan är belägen i centrala Stockholm i nära anslutning till Stockholms Stadion och ett stort idrotts- och friluftsområde.

Arbetsuppgifter 
På GIH får du möjlighet att arbeta i en bred roll tillsammans med engagerade kollegor med olika bakgrund och professioner. GIH är ett lärosäte som värnar om att ge plats för kvalitet, engagemang och nytänkande. Vi erbjuder dig en tjänst där du har stort utrymme för utveckling och kreativitet i en platt organisation med mycket energi och entreprenörsanda. 

Vid Institutionen för rörelse, kultur och samhälle (RKS) finns ämnesområdena Idrottspedagogik, Idrottslära, Idrottskultur och Utbildningsvetenskap. Institutionen ansvarar för fristående kurser och utbildningsprogram med inriktning mot ämnesområdena, exempelvis Ämneslärarprogrammet och programmen Idrott och hälsa, Kompletterande pedagogisk utbildning, respektive Sport Management. Institutionen leds av en prefekt och här arbetar idag cirka femtio medarbetare, varav två institutionsadministratörer. Som institutionsadministratör kommer du att arbeta nära institutionsledningen och vara placerad direkt under prefekten.

De huvudsakliga arbetsuppgifterna består av:


• Studieadministration för institutionens program och kurser, såsom att hantera studentregistrering och omregistrering, studieavbrott, gruppindelning, etc,
• institutionsadministration, såsom att utveckla rutiner och processer, bereda och föredra prefektbeslut, publicera och revidera information på GIH:s samarbetsplattform, etc,
• forskningsadministration, såsom att ordna med logistik kring institutionens forsknings-/forskarutbildningsrelaterade verksamheter, utlysa institutionens interna forskningsstöd samt var tekniskt/administrativt stöd till doktoranderna,   
• ärendehantering, såsom att besvara och hantera studentrelaterade frågor inkomna i ärendehanteringssystemet,
• samordning, såsom att vara kontaktperson för institutionens utbildningar vid t ex terminsstart, terminsavslutning och vid provtillfällen,
• viss tekniskt/administrativt stöd till medarbetare i GIH:s kommunikationsplattform,
• viss kursplaneadministration i GIH:s kursplanesystem,
• samt i övrigt förekommande administrativa och praktiska arbetsuppgifter inom ramen för anställningen.

Behörighetskrav
Behörig att anställas är den som har:


• Minst gymnasieexamen. Högskoleutbildning eller relevant yrkesutbildning är meriterande. 
• Erfarenhet av att självständigt ha arbetat med likartade uppgifter.
• God datorvana med goda kunskaper i officepaketet.
• God förmåga att uttrycka sig väl på svenska och engelska i tal och skrift.
• God förmåga att samarbeta, samt den förmåga och lämplighet i övrigt som behövs för anställningen vilket bland annat beskrivs i GIH:s medarbetarskapspolicy.

Bedömningsgrunder
För denna anställning har följande bedömningsgrunder fastställts:


• Mycket stor vikt läggs vid personlig lämplighet, där vi ser att du som person är nyfiken och flexibel samtidigt som du är organiserad och mycket noggrann när det krävs. Vi tror att du har en god servicekänsla och tycker om att arbeta med människor. Du är utvecklingsinriktad och har förmåga att snabbt sätta dig in i nya arbetsuppgifter och system.
• Mycket stor vikt läggs vid att du är en van, kommunikativ och effektiv administratör, med förmåga att självständigt planera, prioritera och slutföra dina arbetsuppgifter. 
• Stor vikt läggs vid erfarenhet från liknande arbete inom högskolesektorn.
• Stor vikt läggs vid erfarenhet av att ha arbetat i studieadministrativa system, såsom Ladok, Canvas och Kursinfo.
• Vikt läggs vid erfarenhet av att ha arbetat i andra inom tjänsten förekommande system/applikationer såsom JIRA och Confluence, eller motsvarande, samt erfarenhet av arbete med sociala medier.

Varaktighet/Arbetstid
Anställningen är en tillsvidareanställning på heltid med tillträde så snart som möjligt enligt överenskommelse. Sex månaders provanställning tillämpas vid tillsvidareanställningar.

Lön
Individuell lönesättning tillämpas.

Ansökningsförfarande
Du ansöker via vår hemsida genom att klicka på knappen "Ansök". Handlingar bifogas elektroniskt och ska vara i word- eller pdf-format. Ansökan ska innefatta följande handlingar:


• sammanställning av utbildningar och anställningar (CV),
• personligt brev.

Ansökan ska vara GIH tillhanda senast den 10 november 2022.


Åberopade meriter ska kunna intygas vid anmodan.

GIH verkar för mångfald och jämställdhet inom samtliga anställningskategorier. Vi ser därför gärna sökande med olika bakgrund och erfarenheter.

Vi undanber oss direktkontakt med bemannings- och rekryteringsföretag samt försäljare av platsannonser.