Institutionssekreterare

Gymnastik- och idrottshögskolan, GIH, är Sveriges främsta kunskapscentrum för idrott, prestationsutveckling, fysisk aktivitet och hälsa. Vi bedriver forskning med hög kvalitet och samhällsrelevans inom ämnet idrottsvetenskap med fokus på människan i rörelse. Vi utbildar lärare i skolämnet idrott och hälsa, såväl som tränare, hälsovetare, sport managers, idrottsvetare och forskare. Vid GIH arbetar och studerar 160 medarbetare och 1 400 studenter. Högskolan är belägen i centrala Stockholm i nära anslutning till Stockholms Stadion och ett stort idrotts- och friluftsområde.Arbetsuppgifter 
Vi söker nu en kvalificerad, ansvarstagande och driven institutionssekreterare med kompetens och erfarenhet av att hantera såväl studentrelaterade ärenden som att deltaga i institutionsledningsarbete och arbete med utredningsliknande uppdrag.  

Hos oss ges du möjlighet att arbeta i en bred roll tillsammans med engagerade kollegor med olika bakgrund och professioner. GIH är ett lärosäte som värnar om att ge plats för kvalitet, engagemang och nytänkande. Vi erbjuder dig en tjänst där du har stort utrymme för utveckling och kreativitet i en platt organisation med mycket energi och entreprenörsanda.  

Vid Institutionen för rörelse, kultur och samhälle (RKS) finns ämnesområdena Idrottspedagogik, Idrottslära, Idrottskultur samt utbildningsområdet Utbildningsvetenskap. Institutionen ansvarar för utbildningsprogram och fristående kurser med inriktning mot ämnesområdena, exempelvis på Ämneslärarprogrammen och programmen Idrott och hälsa, Kompletterande pedagogisk utbildning, Sport Management och Health Management. Institutionen leds av en prefekt och tre biträdande prefekter, och här arbetar idag cirka femtio medarbetare varav två institutionssekreterare. Som institutionssekreterare på RKS kommer du att vara placerad direkt under prefekten. 

De huvudsakliga arbetsuppgifterna består av:  


• Hantera studentregistrering, studieavbrott, behörighetsgranskning, dispenser och ämnesval samt ansvara för kontakter med samverkande lärosäten och Skolverket.  


• Bereda och föredra institutionsbeslut samt producera, publicera och revidera information på GIH:s samarbetsplattform och i övriga digitala system som används.  


• Besvara och hantera studentrelaterade ärenden inkomna i ärendehanteringssystemet.  


• Vara kontaktperson för institutionens program och kurser vid bland annat terminsstart och omprovstillfällen.  


• Utgöra stöd till studierektorer, kursansvariga och lärare avseende GIH:s kommunikations- och lärplattformar.  


• Deltaga i utredningsarbete och i skapande av processer och rutiner som institutionsledningen beslutar om.  


• I övrigt förekommande arbetsuppgifter inom ramen för anställningen. 

Behörighetskrav
Behörig att anställas är den som har:  


• Akademisk examen på lägst kandidatnivå inom för anställningen relevant ämnesområde.


• Erfarenhet av att ha arbetat med likartade uppgifter.  


• Stor systemadministrativ- och datorprogramvana.  


• God förmåga att uttrycka sig väl på svenska och engelska i tal och skrift.  


• God förmåga att både samarbeta och arbeta självständigt samt den förmåga och lämplighet i övrigt som behövs för anställningen, vilken beskrivs i GIH:s medarbetarskapspolicy.

Bedömningsgrunder
För denna anställning har följande bedömningsgrunder fastställts:  


• Mycket stor vikt läggs vid personlig lämplighet, där vi ser att du som person är nyfiken och flexibel samtidigt som du är organiserad och mycket noggrann när det krävs. Du har en god servicekänsla, anammar ett studentperspektiv och tycker om att arbeta med människor. Du är utvecklingsinriktad och har förmåga att snabbt sätta dig in i nya arbetsuppgifter och olika program och system. Du vill ta egna initiativ, men är också duktig på att samverka med andra. 


•  Stor vikt läggs vid erfarenhet från liknande arbete, gärna inom utbildningssektorn. Stor vikt läggs även vid erfarenhet av att ha arbetat i utbildningsadministrativa system och program.  

Varaktighet/Arbetstid
Anställningen är en tillsvidareanställning på heltid med tillträde så snart som möjligt enligt överenskommelse. Sex månaders provanställning tillämpas vid tillsvidareanställningar.

Lön
Individuell lönesättning tillämpas.

Ansökningsförfarande
Du ansöker via vår hemsida genom att klicka på knappen "Ansök". Handlingar bifogas elektroniskt och ska vara i word- eller pdf-format. Ansökan ska innefatta följande handlingar:


• sammanställning av utbildningar och anställningar (CV),
• personligt brev.

Ansökan ska vara GIH tillhanda senast den 25 septmeber 2024. 

Åberopade meriter ska kunna intygas vid anmodan.

GIH verkar för mångfald och jämställdhet inom samtliga anställningskategorier. Vi ser därför gärna sökande med olika bakgrund och erfarenheter.

Vi undanber oss direktkontakt med bemannings- och rekryteringsföretag samt försäljare av platsannonser.