Interim enhetschef till myndighetskund

Uppdragsbeskrivning

Vår myndighetskund har behov av att tillfälligt ersätta en enhetschef som är föräldraledig under en period om cirka 6 månader, med möjlighet till förlängning. Perioden sträcker sig från oktober 2024 till mitten av april 2025. Önskvärt är att uppdraget inleds redan i september för att möjliggöra en smidig överlämning, men en senare start är möjligt. Omfattningen är mellan 80-100%.

Tjänsten som enhetschef för enheten för fastighet och dokumentation är placerad vid ekonomiavdelningen. I enhetens ansvarsområde ingår arkiv, registratur, vaktmästeri samt lokalfrågor. Enheten ansvarar även för organisationens reception och lokalvård vilka båda är bemannade med konsulter. Vid enheten arbetar tre arkivarier, tre registratorer, två vaktmästare samt en avdelningsgemensam assistent. När ordinarie enhetschef återkommer i tjänst övergår behovet i att under en period överlämna till ordinarie enhetschef.

Nedanstående lista beskriver de arbetsuppgifter som ingår i enhetschefens arbetsuppgifter. Uppräkningen utgör exempel, och det kan även förekomma ytterligare arbetsuppgifter.

• Säkerställa att enheten levererar enligt uppdrag.

• Vara ett stöd för enhetens medarbetare

• Ha regelbundna avstämningar med enhetens medarbetare.

• Ha regelbundna enhetsmöten

• Vara ett stöd för enhetens medarbetare i kontakter och samarbeten med övriga enheter/avdelningar inom organisationen.

• Driva och genomför aktiviteter från skyddskommittén

• Delta i möten som rör enhetens verksamhet där andra enheter/avdelningar vill ha ändringar eller stöd.

• Vid behöv hjälpa medarbetarna att prioritera mellan deras olika arbetsuppgifter

• Vid behov omfördela arbetsuppgifter mellan medarbetare vid t ex sjukfrånvaro.

• Samordna vissa frågor av övergripande och strategisk karaktär avseende ärendehantering och diariesystemet Platina.

• Hantera personalfrågor och personalplanering.

• Hantering av fakturor kopplade till enhetens ansvarsområde.

• Ha kontakt och löpande samarbete med receptionister och lokalvårdare.

• Delta i ekonomiavdelningens ledningsgrupp

Skallkrav

Minst fem (5) års chefserfarenhet med personalansvar.
Erfarenhet av att ha en samordnande roll med flera olika kontaktytor
Goda kunskaper i MS Office
Goda kunskaper i svenska avseende tal och skrift, vilket innebär att kunna tillgodogöra sig information samt kommunicera inom ramen för uppdraget
Akademisk examen eller annan utbildning som arbetsgivaren bedömer likvärdig


Börkrav

Erfarenhet av praktiskt arbete som arkivarie eller registrator
Erfarenhet av praktiskt arbete som vaktmästare
Arbetat inom statliga myndighet
Arbetslivserfarenhet som interimschef


Din ansökan

Låter rollen intressant och passande? Ansök i så fall omgående för vi intervjuar löpande och rollen kan tillsättas innan sista ansökningsdatum.

Vi kan enbart ta emot och bearbeta din ansökan genom att du registrerar ditt CV i vår portal. Med avseende på GDPR kan vi ej ta emot ansökningar via e-post. Varmt välkommen med din ansökan! Uppdraget är en del av Quest Consulting personaluthyrning.

Om oss

Quest Consulting är ett auktoriserat konsultbolag med kollektivavtal, försäkringar, friskvård och tjänstepension. Vi är specialiserade inom IT, Teknik, HR, Administration och Ekonomi. Vår målsättning är att vara din personliga samarbetspartner och just därför är det så viktigt för oss att arbeta efter våra kärnvärden där våra ledord är att vara Personliga, Nyskapande och Professionella.