IT-sekreterare

Ref: 20231807

Arbetsuppgifter
I rollen som IT-sekreterare kommer du att vara bryggan mellan IT och verksamhet. Du kommer att vara involverad i planering och realisering av förändringsarbetet av serviceförvaltningens verksamheter och ska med din expertis identifiera verksamhetens behov och ta fram kravanalys. Du kommer även att bedöma tekniska lösningar i detalj vid behov, och motivera och ta fram förslag samt implementera säkra och trygga lösningar.

Kvalifikationer
För att vara framgångsrik i rollen ser vi att du utöver din tekniska kompetens har god kommunikativ förmåga och kan skapa förståelse, trygghet och samverkan. Du trivs i att driva, förändra och effektivisera samtidigt som du ser helhetsbilden. Du blir i många frågor förvaltningens representant och tjänsten kräver därför hög social kompetens, förmåga att lyssna aktivt, ett holistiskt tänkande och mycket god förmåga att bygga och underhålla nätverk med kollegor inom Malmö stad. Digitalisering är ett område som många av våra användare ser som komplext och svårt, och din förmåga att förklara och anpassa dig till målgruppen är därför en viktig faktor. Du fastnar inte i facktermer, utan kan på ett enkelt sätt förklara och beskriva både processer och systemlösningar för medarbetare som ibland känner sig osäkra. För rollen krävs det att du är proaktiv, engagerad och trivs med att arbeta tillsammans med andra för att hitta smarta lösningar, därför är du någon som naturligt delar din kunskap med andra, men lika gärna tar hjälp där det behövs. Du kan snabbt ta till dig nya arbetssätt samt känner nyfikenhet i att använda nya funktioner och olika digitala arbetssätt i ditt arbete. Vidare är du strukturerad, självgående och målinriktad.

Du behöver ha bra insikt och förståelse för komplexa IT-miljöer där användarnas behov sätts i centrum. För att vara aktuell för rollen behöver du ha universitetsutbildning på minst 180 hp och minst 3 års erfarenhet alternativt eftergymnasial utbildning kombinerat med längre erfarenhet av liknande arbetsuppgifter

Uppdraget kräver mycket goda kunskaper i svenska, då en del av arbetet innebär att ta fram rapporter, analyser och beslutsunderlag till enhetschef och förvaltningens ledningsgrupp. Du har lätt för att uttrycka dig i tal och skrift och kan inspirera på ett pedagogiskt sätt samt förmedla ett budskap. Du behöver ha manuellt B-körkort då det förekommer behov av att kunna köra ut till verksamheterna.

Det är meriterande med följande:


• Erfarenhet av att arbeta i offentlig förvaltning
• Erfarenhet av att arbeta i en stor organisation med komplexa systemlösningar
• Certifiering inom ITIL
• Kunskap inom Informationssäkerhet
• Kunskap inom GDPR
• Erfarenhet från offentlig verksamhet
• PM3 modellen Objektsförvaltning

Om arbetsplatsen
IT-enheten är en ny skapad enhet och är en del av Kvalitet- och utvecklingsavdelningen. IT-enhetens uppdrag är att stödja nämnd, förvaltningsledning och verksamheten. Detta gör vi genom att samordna, leda, styra, omvärldsbevaka och följa upp förvaltningens administrativa arbete.

Enhetens uppdrag är bland annat att ansvara för:


• Inköpsprocessen för IT-utrustning
• Licenshantering
• Att vara ett stöd i olika typer av uppdrag inom området
• Utbildning av medarbetare och chefer inom området
• Kravkompetens vid IT-upphandlingar och ramavtal.
• Bidra med kravkompetens i IT- och digitaliseringsprojekt.
• Support i förvaltningsspecifika frågor och system att dokumentera, klassificera och katalogisera tillgångar

Avdelningen arbetar med kvalitet- och utvecklingsfrågor och har i uppdrag att skapa struktur för styrning och ledning och ge verksamheten stöd i gemensamma processer och frågor. Avdelningen bereder även beslutsunderlag och kvalitetssäkrar förvaltningens ärendeprocess och har förvaltningsövergripande samordningsansvar inom olika områden.

Vi har ett tillitsbaserat och flexibelt arbetssätt, vilket bland annat innebär att vi erbjuder möjligheten till distansarbete, förutsatt att det fungerar för verksamheten och dina individuella förutsättningar.

Serviceförvaltningen är uppdelad i fem avdelningar och erbjuder allt från färdtjänst till IT och att svara medborgarna i Malmö stads kontaktcenter. Vi underhåller gator, parker, grönytor och stränder, förvaltar Malmö stads alla byggnader och ser till att våra skolelever får bra och näringsrik mat. Tillsammans är vi en smart servicepartner till staden.

Malmö stads verksamheter är organiserade i 14 förvaltningar. Vårt gemensamma uppdrag är att skapa välfärd och hållbar samhällsutveckling. Tillsammans med Malmöborna utvecklar vi en ännu bättre stad att bo, verka och vara i; olikheter, livserfarenheter och talanger gör Malmö till en smart stad i hjärtat av Europa. Världens kunskap finns här.


Läs om Malmö stad som arbetsgivare här malmo.se/jobb


Information om tjänsten
Anställningsform:Tillsvidareanställning
Omfattning: Heltid
Antal tjänster: 1
Tillträde: Enligt överenskommelse

Övrigt
Observera att vi i Malmö stad tagit bort det personliga brevet från ansökningsprocessen och ersatt det med urvalsfrågor, detta för en mer inkluderande rekryteringsprocess och en effektiv kandidatupplevelse för dig som söker jobb hos oss. Dina svar blir en viktig del i vårt urvalsarbete. 
 
Malmö stad strävar efter att medarbetarna ska avspegla den mångfald som finns bland befolkningen. Vi välkomnar därför sökande som kan bidra till att vi som arbetsgivare kan tillgodose Malmöbornas behov.